Usprawniliśmy wewnętrzny obieg dokumentów oraz główne procesy kadrowo-finansowe(...)

WYZWANIE

RIM to organizacja zajmująca się obsługą floty firm działająca w ramach jednego z największych dostawców części samochodowych w Europie. W chwili obecnej obsługuje ponad 60,000 pojazdów oraz współpracuje siecią 650 dedykowanych flocie warsztatów na terenie całego kraju.

Operator floty poszukiwał rozwiązania CRM, który połączy sieć warsztatów oraz klientów korporacyjnych w jeden centralny system, na który składały się m.in. sklasyfikowana baza danych podmiotów, zaawansowana wyszukiwarka w połączeniu z geolokalizacją warsztatów na mapie, narzędzia ofertowania i ankietowania. Klient poszukiwał również narzędzia do obsługi procesów administracyjnych tj. obieg dokumentów, faktury sprzedaży, procesy kadrowe, zadania, aktywa oraz możliwości raportowania i zarządzania projektami.

WDROŻONE ROZWIĄZANIE

Wdrożenie wymagało indywidualnego dostosowania modułu CRM do ewidencji i obsługi specyficznych parametrów jakimi cechowały się podmioty znajdujące się w bazie danych. Każdy warsztat świadczący usługi na rzecz RiM został opisany parametrami, które umożliwiały późniejsze wyszukiwanie w oparciu o złożone kryteria. W późniejszym etapie system Baseline™ został zintegrowany z systemem obsługi floty po kątem ankietowania już wykonanych zleceń.

Zamodelowano oraz wdrożono elektroniczny obieg dokumentów uwzględniający oddzielne przebiegi dla różnych typów dokumentów i faktur. Dostosowano i wdrożono moduł finansowy umożliwiający fakturowanie sprzedaży. Całość zintegrowano z modułem ocr-owującym oraz zewnętrznym systemem księgowym Asseco Wapro WF-FaKir. W 2016 roku wdrożono moduł budżetujący zintegrowany z pozostałymi obszarami Baseline™ dotyczącymi finansów i kadr.
Uruchomiono dedykowane procesy kadrowe takie jak wnioski pracownicze, karty urlopowe, grafiki urlopów i pracy zmianowej, generator elektronicznych umów oraz ewidencję list płac. Całość zintegrowano z bankiem.

INTEGRACJA Z INNYMI SYSTEMAMI

Asseco Wapro WF-FaKir
FMS Fleet

EFEKT

Scentralizowanie i uporządkowanie procesów biznesowych i operacyjnych. Zautomatyzowanie czynności związanych z obiegiem dokumentów, procesami kadrowymi oraz sprzedażowymi. Centralne narzędzie do komunikacji wewnętrznej oraz kontroli finansowej. Znaczne skrócenie czasu dostępu do informacji.