phone-icon

System CRM - co to jest? Zalety naszego rozwiązania

Baseline™ to zaawansowana platforma CRM do obsługi i kontroli procesów sprzedażowych w średnim i dużym przedsiębiorstwie.

Co wyróżnia nasz system CRM?

Wdrażamy Baseline™ tam gdzie inni nie potrafią lub nie mogą. Projektujemy procesy sprzedażowe wspólnie z naszymi klientami. Wierzymy, iż wdrożenie CRM to dopiero początek współpracy.

Zobacz demo lub

Wybrane wdrożenia CRM

Corab
Klient:
Corab
Zwiększyliśmy efektywność zespołu handlowego i poprawiliśmy system prognozowania wyników
czytaj dalej
Datera
Klient:
Datera
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło zwiększyć kontrolę nad obiegiem i (...)
czytaj dalej
Grupa Trans.eu
Klient:
Grupa Trans.eu
Poprawiliśmy przepływ informacji w dziale handlowym zwiększając efektywność sprzedawców (...)
czytaj dalej
BAZA KONTRAHENTÓW

  • centralna baza wszystkich kontaktów
  • import kontaktów z pliku .csv
  • integracja z formularzem kontaktowym
  • integracja z bazą podmiotów GUS
  • tagowanie i kategoryzacja kontaktów
  • elastyczny mechanizm uprawnień
PROCES SPRZEDAŻOWY

  • możliwość definiowania własnego procesu sprzedaży
  • graficzna prezentacja procesu sprzedażowego
  • możliwość dodawania statusów, notatek, załączników
  • rejestracja czasu pracy i rozmów telefonicznych
  • rozliczanie targetów i premii sprzedażowych
  • automatyczne przypominanie o terminach
PIPELINE

  • dynamiczny lejek sprzedażowy
  • prognozy sprzedaży
  • przypomnienia o akcjach do wykonania
  • monitoring aktywności zespołu
OFERTY I UMOWY SPRZEDAŻOWE

  • wbudowany generator ofert/zamówień
  • obieg akceptacji ofert/zamówień
  • własne szablony wydruków pdf
  • repozytorium umów sprzedażowych
  • wysyłka ofert via e-mail
KALENDARZ I POCZTA

  • centralny kalendarz z funkcją udostępniania
  • widok kalendarza dzień, tydzień, miesiąc, lista
  • synchronizacja poczty e-mail in/out
  • synchronizacja MS Exchange, MS Outlook, Gmail
  • własne szablony i stopki e-mail
  • korespondencja seryjna/ newsletter
INTEGRACJA Z CENTRALĄ TELEFONICZNĄ

  • nawiązywanie i odbieranie rozmów telefonicznych
  • automatyczne wyświetlanie historii kontaktu
  • zautomatyzowane tworzenie notatek po rozmowie
  • możliwość odsłuchania nagranej rozmowy
  • integracja z dostawcami usług voip
  • statystyki połączeń telefonicznych
GEOLOKALIZACJA

  • śledzenie trasy handlowca na mapie
  • wyszukiwanie kontaktów w promieniu mapy
  • wyznaczanie optymalnej trasy dojazdu
  • integracja z nawigacją Google
  • ankiety z funkcją geolokalizacji
RAPORTY I POWIADOMIENIA

Mobilność w standardzie

Aplikacja mobilna na Androida oraz iOS to idealne narzędzie pracy dla terenowych sił sprzedaży. Odkryj możliwość pracy na systemie bez konieczności otwierania komputera.

Dowiedz się więcej

Android logo Android iOS logo iOS

Bezpieczeństwo

Jesteśmy pierwszą firmą w Polsce, która otrzymała certyfikat „Data Protected”. Nasze rozwiązania spełniają rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych.

Co to jest system CRM?

CRM z ang. Customer Relationship Management, jest strategią polegającą na skutecznym zarządzaniu relacjami z klientem przy użyciu narzędzi informatycznych mających na celu wsparcie i automatyzację czynności handlowych. Właściwie dobrany system CRM jest narzędziem codziennej pracy zarówno dla handlowca jak i managera. Przypomina i powiadamia o ważnych terminach spotkań, porządkuje i gromadzi informacje handlowe, a także w znaczący sposób ułatwia prowadzenie i kontrolowanie całego procesu sprzedażowego od momentu pozyskania leada do finalizacji zamówienia.

Z kolei CRM dla kadry zarządzającej jest narzędziem dającym lepszą kontrolę nad całym zespołem sprzedażowym, prezentację zagregowanych danych o dealach i umowach, dostarczającym statystyki określające stopień konwersji.

co to jest crm

System CRM – przewaga naszego rozwiązania

Większość dostępnych w chmurze systemów klasy CRM posiada jedną kluczową wadę – ich konstrukcja nie umożliwia dostosowania funkcjonalności do potrzeb Klienta.

System CRM w dzisiejszych czasach to już nie jest tylko program do zarządzania leadami. To bardzo rozbudowana, wielofunkcyjna platforma, która automatyzuje typowe procesy sprzedażowe, ale również wspiera działy handlowe w obszarach finansowych i administracyjnych. Owa platforma musi umieć komunikować się z innymi systemami przedsiębiorcy, jego serwerem pocztowym i kalendarzami użytkowników. Wreszcie użytkownicy muszą mieć możliwość uwierzytelnienia loginem domenowym Active Directory. Taka funkcjonalność jest po prostu nieosiągalna i niemożliwa dla klasycznych systemów CRM dostępnych w chmurze i działających w modelu pay-as-you-go.

Nic więc dziwnego, iż wielu klientów, wraz z rozwojem organizacji i stale zwiększającymi się potrzebami rynku, rezygnuje w krótkim czasie z tego typu rozwiązań. Poszukują w zamian narzędzia, które będzie na tyle elastyczne, aby do podobnych sytuacji już nigdy nie dochodziło. Oczywiście zawsze można wdrożyć osobny system CRM do obsługi leadów i lejków sprzedażowych, osobny do fakturowania i jeszcze inny do generowania i wysyłania ofert. Takie podejście w rezultacie doprowadzi do powstania zamieszania w organizacji i zniechęcenia użytkowników do używania jakichkolwiek narzędzi informatycznych.

Najrozsądniejszym i najbardziej przyszłościowym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest wykorzystanie do tego celu dojrzałego i konfigurowalnego narzędzia. Narzędzia, które może w dalszym ciągu być zainstalowane w chmurze lub na serwerze własnym, aczkolwiek jego model wdrożenia obejmuje pełną analizę Twoich potrzeb, proces implementacji zmian, szkolenia użytkowników końcowych i finalnego odbioru systemu. Nie należy pod żadnym pozorem zapominać o usłudze wsparcia dla użytkowników systemu CRM w kontekście bieżących jak i przyszłych potrzeb biznesowych. Usługa ta gwarantuje stały rozwój narzędzia i doskonalenie jego możliwości w zakresie automatyzacji powtarzalnych czynności dnia codziennego.

System CRM – charakterystyka naszej platformy

1. Baseline™ to system wsparcia sprzedaży zbudowany w oparciu o lekką technologię webową i najlepsze praktyki UX. Jest maksymalnie przejrzysty i intuicyjny. Do jego prawidłowego funkcjonowania wymagany jest wyłącznie serwer z systemem operacyjnym Windows – żadnych dodatkowo instalowanych komponentów i licencji.
2. To zintegrowane oprogramowanie CRM dostosowane do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu. Nasz CRM oferujemy zarówno w chmurze jak i w modelu on-premise.
3. Modelujemy procesy sprzedażowe wspólnie z naszymi klientami. Tworzymy generatory ofert oraz umów sprzedażowych. Automatyzujemy wszystkie możliwe obszary działu handlowego.
4. Wdrażamy narzędzia kontroli procesów sprzedażowych dla Kadry zarządzającej. Raporty, które do tej pory były składane ręcznie, są generowane automatycznie i wysyłane na maila.
5. Obsługujemy procesy dotyczące wielu spółek w jednym systemie. Przetwarzamy skomplikowane matryce uprawnień, wspieramy wielojęzykowość.
6. Baseline™ automatyzuje codzienne czynności: pobiera dane kontrahentów z bazy GUS i VIES, pobiera dane o spółkach z KRS online, kontroluje terminy zadań i wysyła powiadomienia do użytkowników systemu.
7. System CRM automatyzuje proces rozliczania celów sprzedażowych (targetów) zespołu handlowego. Podgląd realizacji celów w trybie rzeczywistym mobilizuje i zachęca handlowców do zwiększania sprzedaży.
8. Każda Szansa sprzedażowa (Deal) posiada czytelną, graficzną postać procesu. Dzięki temu użytkownik jest od razu zorientowany na jakim etapie sprzedażowym jest potencjalny klient oraz kto się nim opiekuje.
9. CRM Baseline™ posiada moduł wystawiania Faktur sprzedażowych. Opcjonalnie może również zaczytywać faktury z zewnętrznego systemu i generować statystyki handlowe.
10. Dynamiczny lejek sprzedażowy (pipeline) oraz biblioteka gotowych zestawień i raportów to w zasadzie esencja systemu CRM. Pomaga w ogromnym stopniu prognozować sprzedaż oraz mierzyć efektywność zespołu.
11. Wbudowany klient poczty e-mail umożliwia zarządzanie korespondencją sprzedażową z jednego miejsca. Wiadomości e-mail są automatycznie linkowane z kontaktem sprzedażowym w CRM co porządkuje i segreguje dyskusję z klientami.
12. Integracja z usługami geolokalizacji umożliwia wyszukiwanie klientów w danym promieniu. To dzięki takim funkcjom CRM staje się narzędziem automatyzującym codzienne czynności oraz zwiększającym szanse sprzedaży.

co to jest crm

Jak przygotować się do wdrożenia systemu CRM?

Pierwszym krokiem jaki należy zrobić jest powołanie lidera projektu – osoby, która będzie odpowiedzialna od początku do końca za prowadzenie projektu wdrożeniowego. Na tym etapie warto postawić na osobę komunikatywną z doświadczeniem i odpowiednio umocowanym stanowiskiem. Można również w tym celu zatrudnić zewnętrznego konsultanta, który zna rynek oprogramowania i posiada doświadczenie w tym zakresie. Ta wiedza przyda się na późniejszym etapie wdrożenia systemu CRM.

Jeżeli wdrożenie ma przynieść dla firmy wymierne korzyści to należy opracować wytyczne, wedle których będziemy na późniejszym etapie oceniać CRM-a. Zanim to się stanie, należy przeprowadzić cykl wewnętrznych konsultacji z użytkownikami np. działem handlowym. Każdy omówiony problem powinien zostać docelowo przełożony na konkretne wymaganie biznesowe. Poniższy przykład dobrze to obrazuje:

„Dostęp do Umów sprzedażowych jest utrudniony – nie ma jednego miejsca, gdzie można zweryfikować najbardziej aktualne zapisy”.
zatem nasze wymaganie będzie wyglądało następująco:
„System CRM powinien posiadać elektroniczny rejestr umów sprzedażowych z możliwością dostępu dla pracowników Działu Sprzedaży”.

Efektem końcowym tego etapu powinien być spójny dokument opisujący wymagania funkcjonalne wdrażanego systemu CRM. Istotna uwaga – jeżeli czegoś nie wiemy, albo nie jesteśmy pewni, nie bójmy się postawić przy tym punkcie znaku zapytania. Warto również, aby w dokumencie posortować wymagania wedle ich wagi i pilności wdrożenia. Coś, co jest dla nas absolutnym priorytetem powinno być oznaczone jako MUST. Coś co jest mile widziane SHOULD, a coś mało istotnego COULD. Takie podejście pozwoli nam na późniejszym etapie wybrać te elementy CRM-a, które nas interesują i nie generują niepotrzebnych kosztów.

Jaki wariant wybrać? CRM w chmurze czy na własnym serwerze?
Od wielu lat rozwiązania w chmurze cieszą się dużym zainteresowaniem, gdyż nie musimy inwestować w sprzęt oraz zakup jednorazowy licencji. Zamiast tego otrzymujemy dostęp do wersji abonamentowej systemu, który fizycznie zainstalowany jest na serwerach dostawcy. Dodatkowo, nie musimy martwić się o stabilność działania i kopie bezpieczeństwa ponieważ są to działania pozostające również w gestii dostawcy. Opcja ta jest wariantem bardziej ekonomicznym, aczkolwiek większa ilość użytkowników może spowodować, iż bardziej nam się będzie opłacało zakupić licencję wieczystą na system CRM i zainstalować go we własnym środowisku.

Ostatnia rzecz, na którą należy zwrócić uwagę przed wdrożeniem systemu CRM w firmie to odpowiednie nastawienie przyszłych użytkowników programu. Warto naświetlić w firmie ideę wdrożenia systemu jako narzędzia, które zautomatyzuje codzienną pracę i wyręczy z obowiązku wykonywania rutynowych czynności np. raportowanie sprzedaży, tworzenie i wysyłka ofert do klientów. Przekaz ten powinien leżeć w gestii nie tylko lidera projektu, ale przede wszystkim kadry zarządzającej. Osiągnąć upragniony cel możemy tylko zespołowo.

Jeżeli udało nam się wykonać powyższe czynności, to oznacza, że osiągnęliśmy połowę sukcesu. Druga połowa projektu wymagać będzie od nas kontaktu z dostawcą programu CRM i przeprowadzenie warsztatów lub analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli wybrać i skonfigurować takie narzędzie sprzedażowe, które będzie dostosowane do naszych potrzeb w maksymalnie możliwym stopniu.
co to jest system crm

Ile kosztują dobre systemy CRM?

Niestety na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Aby natomiast przybliżyć rząd wielkości należy sklasyfikować oprogramowanie CRM i podzielić je na dwie kategorie: gotowe narzędzia CRM dostępne w chmurze oraz zaawansowane platformy wymagające wstępnej personalizacji.
W pierwszym przypadku sprawa wydaje się być prosta – producenci zazwyczaj umieszczają cennik abonamentu na stronie, co daje klientowi końcowemu komfort wyboru odpowiedniego wariantu. Niestety wadą takich systemów CRM jest zazwyczaj ich prostota oraz brak możliwości wykonania zaawansowanej personalizacji czy nawet integracji z innymi programami funkcjonującymi w naszej firmie. Co więcej musimy niejako podporządkować się do reguł procesu sprzedażowego jakie zostały opracowane przez producenta narzędzia. O ile małe firmy nie mają z tym problemu, o tyle średnie i większe nie znajdą tutaj kompletnie żadnego zastosowania.

W tym miejscu musimy powiedzieć kilka słów o drugiej kategorii systemów CRM – wręcz o platformach, które wymagają poświęcenia pewnych nakładów pracy na dostosowanie i przygotowanie do praktycznego użytku przez daną firmę lub branżę. Niech nas nie zdziwi fakt, iż producenci tego typu oprogramowania nie umieszczają cennika na swojej stronie. Bardzo często proces samej customizacji różni się nawet w obrębie firm tej samej branży. Indywidualne oczekiwania klienta wymagają poświęcenia przez producenta CRM ogromu czasu na przygotowanie odpowiednich interfejsów, funkcji oraz zestawień. Co za tym idzie, cena końcowa wdrożenia systemu CRM może diametralnie wzrosnąć względem systemów kategorii pierwszej. Nie należy tego traktować jako wady produktu – dobre narzędzie idealnie dostosowane do naszych potrzeb zwróci się z nawiązką gdy zaczniemy go używać produkcyjnie. Pozwoli nam rozwinąć biznes i zoptymalizować czas poświęcany na rutynowe czynności, obsługę problemów czy pracę wykonywaną manualnie.

Co zatem zrobić, aby poznać cenę systemu CRM? Zazwyczaj producenci potrafią oszacować przybliżony koszt przygotowania rozwiązania pod klucz. Wiąże się to z przeprowadzeniem konsultacji technicznych, które odpowiedzą na pytania jakie producent musi zadać w celu opracowania wstępnej koncepcji wdrożenia systemu CRM. O ile w istotny sposób nie zmienimy zakresu wdrożenia, możemy mieć pewność, że cena końcowa niewiele zmieni się w stosunku do ceny szacunkowej lub nie zmieni się w ogóle. Należy jednak przyjąć, iż ceny w tym przypadku zaczynają się od kilkudziesięciu tysięcy złotych za licencje oraz niezbędne prace wdrożeniowe. W przypadku wariantu chmurowego, koszt licencji rozkłada się miesięcznie pomiędzy daną liczbę użytkowników oprogramowania. Dla wdrożeń z większą liczbą użytkowników końcowych (powyżej 30), bardziej ekonomicznym wariantem będzie jednak zakup licencji jednorazowej systemu CRM.

co to jest system crm

A co jeśli sam system CRM już nie wystarcza?

Przed takim dylematem często stoją firmy, które zainwestowały dużo energii i pieniędzy w budowanie procesów sprzedażowych w programie CRM, który wydawał się spełniać ich bieżące oczekiwania. U progu poszukiwań właściwego oprogramowania powinny stać wymagania, ale nie te aktualne na dzisiaj – tylko takie, które pozwolą nam rozwinąć skrzydła na kilka lat do przodu. Obsługa procesu handlowego, lejka sprzedaży czy bazy leadów nie buduje przewagi w dzisiejszych czasach. Naturalną ścieżką rozwoju systemów CRM jest obsługa innych, równie ważnych procesów okołosprzedażowych takich jak procesy fakturowania, obsługi serwisowej, zarządzania umowami czy wreszcie nadzór nad właściwą realizacją projektu.

Czy CRM którego szukasz posiada te możliwości? Nawet jeśli w tym momencie nie czujesz potrzeby, może ona przyjść za kilka lat, a wtedy staniesz przed dylematem czy zakupić kolejne systemy czy wymienić CRM-a w chmurze na rozbudowaną platformę, która obsłuży nasze procesy od A do Z. Obydwie opcje wiążą się ze sporymi nakładami czasu i pieniędzy bo utrzymywanie wielu systemów z tym właśnie się wiąże. Dlatego też oprogramowanie Baseline™ zostało zaprojektowane w taki sposób, aby w dowolnym momencie móc rozbudowywać je o kolejne moduły bez konieczności burzenia tego co funkcjonuje i ma się dobrze. Jeżeli będziesz właściwie zaangażowany i odpowiednio zdeterminowany, samo wdrożenie systemu CRM nie będzie przykrym doświadczeniem, a dobrze zaplanowanym i zrealizowanym początkiem informatyzacji Twojej firmy.

Zapraszamy do kontaktu i przeprowadzenia darmowych konsultacji, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć rynek oprogramowania CRM i pułapki jakie na Ciebie czekają. Możesz je łatwo uniknąć stawiając na współpracę z doświadczonymi ekspertami w dziedzinie systemów sprzedażowych CRM.

Usługa wsparcia

Wybierz najlepszy pakiet i korzystaj z pomocy dedykowanego konsultanta Baseline.

Co klienci mówią o Baseline™
Zrewolucjonizuj zarządzanie firmą z Baseline™
Zobacz demo