E-archiwum - nowoczesna archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Co to jest system DMS?

System Zarządzania Dokumentami to złożone oprogramowanie służące do efektywnego zarządzania cyfrowymi dokumentami w organizacji, które usprawnia obsługę procesów przepływu dokumentów. Jego głównym zadaniem jest przechowywanie, organizacja, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych, co znacznie ułatwia zarządzanie informacjami. System DMS pozwala na centralizację dokumentów, zapewniając jednocześnie szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji.

Główną funkcją document management system jest archiwizacja elektronicznych wersji dokumentów, takich jak umowy, faktury, raporty, czy korespondencja. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo odnaleźć potrzebny dokument, korzystając z zaawansowanych funkcji wyszukiwania. Systemy DMS często oferują możliwość śledzenia historii zmian w dokumencie, co jest szczególnie użyteczne w środowiskach, gdzie wymagana jest wysoka kontrola nad dokumentacją. DMS znacząco wpływa na to, aby proces obiegu dokumentów działał lepiej. System może automatycznie przekazywać dokumenty do odpowiednich osób do akceptacji, recenzji czy dalszej obróbki, co przyspiesza procesy biznesowe i zwiększa ich efektywność. DMS pomaga również w zachowaniu zgodności z różnymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji.

Zalety systemu DMS

Zalety systemu Zarządzania Dokumentami są wszechstronne i znacząco wpływają na efektywność organizacji. Jedną z najważniejszych korzyści jest fakt, że DMS zapewnia sprawną obsługę przepływu dokumentów. Document management system umożliwia centralizację przechowywania dokumentów, co ułatwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji dzięki usprawnionemu procesowi, jakim jest wyszukiwanie dokumentów. Dzięki temu pracownicy mogą zaoszczędzić czas, który wcześniej tracili na poszukiwanie papierów lub rozproszonych plików elektronicznych.

Kolejną istotną zaletą DMS jest wzrost bezpieczeństwa danych. Systemy ten pomaga wdrożyć politykę bezpieczeństwa danych, przez działania takie jak szyfrowanie, zarządzanie uprawnieniami dostępu oraz tworzenie kopii zapasowych. Zwiększa to ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, utratą danych czy ich uszkodzeniem. Ponadto system DMS wspiera organizacje w utrzymaniu zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji.

Usprawnienie współpracy między pracownikami to kolejny kluczowy atut DMS. Systemy te pozwalają na współdzielenie dokumentów i współpracę nad nimi w czasie rzeczywistym, co ma ogromną wartość w środowiskach pracy zdalnej lub rozproszonej, gdzie obieg dokumentów potrafi być problemem. Funkcje takie jak kontrola wersji i komentarze pozwalają na efektywną współpracę i komunikację w ramach projektów, minimalizując ryzyko błędów i nieporozumień.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu DMS?

Pierwszym i najważniejszym kryterium doboru systemu jest jego funkcjonalność. Ważne jest, aby system oferował funkcje niezbędne dla twojej organizacji, takie jak zaawansowane wyszukiwanie dokumentów, kontrola wersji, automatyzacja przepływu pracy czy możliwość integracji z innymi używanymi systemami. Równie istotna jest skalowalność systemu – jego zdolność do adaptacji i rozwoju w miarę rosnących potrzeb firmy, co zapewnia długoterminową użyteczność tej niemałej inwestycji.

Kolejnym ważnym aspektem jest integracja z innymi systemami używanymi w organizacji, takimi jak CRM, ERP czy narzędzia współpracy. Zintegrowany system zapewnia płynny przepływ danych i procesów, co jest kluczowe dla efektywności operacyjnej.

Interfejs użytkownika również ma znaczenie. System powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze, aby pracownicy mogli szybko i efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Dobre doświadczenia użytkownika przekładają się na szybsze przyjęcie systemu i wyższą produktywność pracowników.

Ostatnim, ale równie ważnym kryterium są koszty. Rozważanie kosztów zakupu, wdrożenia oraz bieżącej obsługi document management system jest niezbędne do oceny opłacalności inwestycji. Ważne jest, aby znaleźć rozwiązanie, które oferuje najlepszy stosunek ceny do oferowanych funkcjonalności i korzyści.

Korzyści z wdrożenia systemu DMS

Wdrożenie systemu Zarządzania Dokumentami przynosi organizacjom szereg korzyści, znacząco wpływając na ich efektywność operacyjną. Jedną z głównych zalet jest ulepszona kontrola nad dokumentami. System DMS umożliwia centralizację przechowywania dokumentów, co zapewnia lepszy dostęp do informacji, ułatwia ich organizację i zarządzanie wersjami. Prowadzi to do zwiększenia produktywności pracowników, ponieważ ułatwia i usprawnia on wyszukiwanie dokumentów.

Wdrożenie DMS przyczynia się także do oszczędności kosztów. Zmniejsza to potrzebę przechowywania papierowych dokumentów, co obniża koszty związane z drukiem, kopiami, archiwizacją oraz zajmowaną przestrzenią biurową. Dodatkowo automatyzacja procesów dokumentacyjnych redukuje czas potrzebny na ręczne zarządzanie dokumentami, co przekłada się na obniżenie kosztów operacyjnych.

Istotnym aspektem wdrożenia DMS jest wsparcie dla pracy zdalnej i mobilnej. W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej DMS umożliwia pracownikom bezproblemowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca oraz urządzenia. Zwiększa to elastyczność pracy i pozwala na efektywną współpracę między zespołami, nawet jeśli pracownicy są rozproszeni geograficznie.

Ile kosztuje system DMS?

Koszty związane z systemem Zarządzania Dokumentami są zróżnicowane i zależą od wielu czynników. Pierwszym z nich jest zakres funkcjonalności oferowanych przez system. Bardziej zaawansowane systemy, oferujące szeroki zakres funkcji, takich jak automatyzacja przepływu pracy, zaawansowane opcje bezpieczeństwa czy integracja z innymi aplikacjami, będą kosztować więcej niż podstawowe wersje DMS.

Na cenę DMS wpływa również model dystrybucji oprogramowania. Dostępne są różne opcje, w tym licencje jednorazowe, gdzie płaci się za oprogramowanie z góry, oraz modele subskrypcyjne, gdzie opłaty są naliczane regularnie (np. miesięcznie lub rocznie). Modele subskrypcyjne często są bardziej elastyczne i mogą być korzystniejsze dla mniejszych organizacji, które chcą uniknąć dużych kosztów początkowych.

Aby poznać cenę systemu DMS oferowanego przez Baseline, skontaktuj się z naszym zespołem sprzedaży!

Jak wygląda wdrożenie systemu DMS?

Proces wdrożenia systemu Zarządzania Dokumentami jest złożony i składa się z kilku etapów, których realizacja ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb i wymagań organizacji. Na tym etapie określa się, jakie funkcje systemu są niezbędne, jakie procesy mają być zautomatyzowane, oraz jakie są oczekiwania co do integracji z innymi używanymi w firmie systemami. To podstawowe informacje, które pozwolą na wybór odpowiedniego rozwiązania DMS.

Następnie następuje konfiguracja systemu, czyli jego dostosowanie do specyfikacji i potrzeb organizacji. Etap ten obejmuje ustawienie odpowiednich parametrów systemu, takich jak struktura katalogów, uprawnienia dostępu, ustawienia związane z bezpieczeństwem danych, a także integracja z innymi systemami. Konfiguracja powinna być wykonana w taki sposób, aby system był jak najbardziej intuicyjny i łatwy w obsłudze dla użytkowników.

Kolejnym krokiem jest migracja danych, czyli przeniesienie istniejących dokumentów do nowego DMS. To wyzwanie logistyczne, które wymaga starannego planowania, aby zapewnić, że wszystkie dane zostaną przeniesione poprawnie i bez utraty informacji. W przypadku dużych ilości dokumentów papierowych konieczne może być również ich skanowanie oraz cyfryzacja.

Szkolenie użytkowników jest kluczowym elementem procesu wdrożeniowego. Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby mogli efektywnie korzystać z nowego systemu. Szkolenia powinny obejmować zarówno podstawowe funkcje systemu, jak i bardziej zaawansowane opcje, w zależności od roli użytkownika w organizacji.

Ostatnim ważnym krokiem jest testowanie systemu przed ostatecznym wdrożeniem. Ten etap pozwala na wykrycie i rozwiązanie ewentualnych problemów, zanim system zostanie wdrożony na szeroką skalę. Testowanie powinno obejmować różne scenariusze użytkowania, aby upewnić się, że system działa poprawnie we wszystkich wymaganych aspektach.

DMS – FAQ