E-archiwum Baseline™ sprawdza się jako system do masowej archiwizacji umów (...)

WYZWANIE

Grupa Benefit Systems to lider usług świadczonych na rynku fitness w Polsce i za granicą. Duże tempo rozwoju oraz stałe poszerzanie oferty dla partnerów i klientów grupy wymagało podjęcia działań mających na celu uporządkowanie obszaru zarządzania umowami i zautomatyzowanie dostępu do informacji poprzez zdigitalizowanie dokumentów papierowych.

WDROŻONE ROZWIĄZANIE

Baseline dostosował oraz wdrożył system klasy E-archiwum/DMS, pełniący rolę elektronicznego repozytorium umów sprzedażowych. W ramach wdrożenia przygotowano dedykowany mechanizm masowego importu skanów z ftp jak również odwzorowano skomplikowaną matrycę uprawnień dla pracowników poszczególnych spółek i departamentów. Z uwagi na poufny charakter niektórych dokumentów opracowano i wdrożono mechanizm ochronny DAC (Document Access Control), który umożliwia podgląd dokumentu bez możliwości jego pobrania lub skopiowania. W ramach wdrożenia udostępniono moduł Sekretariat, który umożliwia ręczne wprowadzanie skanów do E-archiwum. DMS został dodatkowo zintegrowany z systemem Runner w zakresie przekazywania informacji o zgodach.

INTEGRACJA Z INNYMI SYSTEMAMI

Runner

EFEKT

Znaczne skrócenie czasu dostępu do umów sprzedażowych, uporządkowanie i zabezpieczenie dostępu do informacji, zwolnienie miejsca zajmowanego przez archiwum papierowe.