Zyskaliśmy lepszą kontrolę nad prowadzonymi sprawami, projektami i rozliczeniami z Klientami. (...)

WYZWANIE

Kubas Kos Gałkowski jest kancelarią prawną o mocno ugruntowanej pozycji potwierdzonej rankingami prowadzonymi zarówno w Polsce, jak i za granicą. Od ponad 25 lat świadczy usługi prawne na rzecz polskich i zagranicznych przedsiębiorstw. Staranny dobór Współpracowników o najwyższych kompetencjach oraz doświadczeniu zdobywanym na całym świecie, zapewnia wyróżniającą się jakość usług prawnych Kancelarii . Ponadto Kancelaria prowadzi obsługę prawną w językach: polskim, angielskim, niemieckim, francuskim oraz japońskim.

W związku z dynamicznym rozwojem związanym ze wzrostem liczby obsługiwanych Klientów oraz prowadzonych spraw, a także zatrudnieniem nowych Pracowników, Kancelaria stanęła przed wyzwaniem zoptymalizowania procesów zarządzania projektami w celu utrzymania wysokiej jakości świadczonych usług i poprawy jakości oraz wydajności. Szczególnej modernizacji wymagały obszary obsługi dokumentów i pism przychodzących, rejestracji i rozliczania czasu pracy oraz wystawiania faktur sprzedażowych. Ponadto spółka potrzebowała narzędzia umożliwiającego sprawną obsługę procesów kadrowych, takich jak rejestrowanie urlopów pracowniczych, umów kadrowych i danych osobowych. W trakcie prowadzonej analizy przedwdrożeniowej Kancelaria określiła potrzebę rejestracji umów z Klientami i Kontrahentami, kontaktów marketingowych i handlowych. Najważniejszym celem wdrożenia oprogramowania było uzyskanie możliwości kontroli i raportowania przepływu środków finansowych, szczegółowego rozliczania projektów z Klientami oraz kosztów operacyjnych, w tym również wpłat i wypłat z kas Spółki znajdujących się w dwóch oddziałach.

WDROŻONE ROZWIĄZANIE

Podjęto decyzję o wdrożeniu platformy Baseline™ w zakresie Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla pism przychodzących, modułu Projekty służącego do zarządzania dokumentami i sprawami Klientów oraz rejestrowania czasu pracy przeznaczonego na ich obsługę, modułu Umowy do śledzenia parametrów podpisywanych kontraktów oraz modułu Faktur sprzedażowych przeznaczonego do wystawiania dokumentów na podstawie realizowanych spraw Klientów. Przeprowadzono integrację z systemem księgowym Comarch Optima w zakresie faktur kosztowych i sprzedażowych. W pierwszym etapie wdrożenia utworzono dedykowaną funkcjonalność do obsługi dokumentów kosztowych, które nie są fakturami. Potrzeba ta wynikała z ustrukturyzowanego procesu akceptacji, prowadzenia bazy opłaconych dokumentów oraz refakturowania zarejestrowanych kosztów na Klientów Kancelarii. Na potrzeby Spółki dostosowano moduły HR w zakresie wniosków urlopowych, nieobecności, umów pracowniczych, prowadzenia bazy kandydatów oraz informowania o zbliżających się terminach dokumentów kadrowych (np. badania okresowe i umowy o pracę). Wdrożono dedykowany formularz zawierający szczegółowe dane o wykonywanych transakcjach gotówkowych. W kolejnym etapie wdrożono moduł Kontakty pozwalający zespołowi handlowemu rejestrować wszystkie zdarzenia i kontakty z potencjalnymi Klientami.

INTEGRACJA Z SYSTEMAMI

Integracja z Comarch Optima

EFEKT

Kancelaria zyskała łatwy i natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji o prowadzonych sprawach i projektach. Dzięki opracowanej strukturze uprawnień, każdy pracownik może ze swojego poziomu monitorować postępy własnej pracy, a Szef projektu dzięki funkcjom Zadania i Workflow może koordynować pracę zespołową. Zgromadzone i właściwie posegregowane dokumenty pozwalają w łatwy sposób odszukać właściwe pisma i historię współpracy. Przejrzysta obsługa spraw w połączniu z dedykowanymi raportami i rozliczeniami znacznie usprawniły organizację pracy oraz zarządzanie działaniami związanymi z Klientem. Wdrożony moduł HR umożliwił pracownikom bezpośredni dostęp do informacji dotyczących wykorzystanych jak i dostępnych dni urlopowych oraz umożliwił składanie elektronicznych wniosków urlopowych. Nowe oprogramowanie ułatwiło pracę pracownikom działu HR, udostępniając kompaktową wiedzę na temat danych kadrowych wszystkich pracowników Spółki. Przeprowadzona integracja z programem finansowo-księgowym Optima znacząco skróciła proces obsługi dokumentów finansowych przez dział Księgowości.