Zyskaliśmy lepszą kontrolę nad prowadzonymi sprawami, projektami i rozliczeniami z Klientami. (...)

Kancelaria KKG
Klient:
Kancelaria KKG
Branża: Kancelarie prawne

www.kkg.pl/

WYZWANIE

Kubas Kos Gałkowski jest kancelarią prawną o mocno ugruntowanej pozycji potwierdzonej rankingami prowadzonymi zarówno w Polsce, jak i za granicą. Od ponad 25 lat świadczy usługi prawne na rzecz polskich i zagranicznych przedsiębiorstw. Staranny dobór Współpracowników o najwyższych kompetencjach oraz doświadczeniu zdobywanym na całym świecie, zapewnia wyróżniającą się jakość usług prawnych Kancelarii . Ponadto Kancelaria prowadzi obsługę prawną w językach: polskim, angielskim, niemieckim, francuskim oraz japońskim.

W związku z dynamicznym rozwojem związanym ze wzrostem liczby obsługiwanych Klientów oraz prowadzonych spraw, a także zatrudnieniem nowych Pracowników, Kancelaria stanęła przed wyzwaniem zoptymalizowania procesów zarządzania projektami w celu utrzymania wysokiej jakości świadczonych usług i poprawy jakości oraz wydajności. Szczególnej modernizacji wymagały obszary obsługi dokumentów i pism przychodzących, rejestracji i rozliczania czasu pracy oraz wystawiania faktur sprzedażowych. Ponadto spółka potrzebowała narzędzia umożliwiającego sprawną obsługę procesów kadrowych, takich jak rejestrowanie urlopów pracowniczych, umów kadrowych i danych osobowych. W trakcie prowadzonej analizy przedwdrożeniowej Kancelaria określiła potrzebę rejestracji umów z Klientami i Kontrahentami, kontaktów marketingowych i handlowych. Najważniejszym celem wdrożenia oprogramowania było uzyskanie możliwości kontroli i raportowania przepływu środków finansowych, szczegółowego rozliczania projektów z Klientami oraz kosztów operacyjnych, w tym również wpłat i wypłat z kas Spółki znajdujących się w dwóch oddziałach.

WDROŻONE ROZWIĄZANIE

Podjęto decyzję o wdrożeniu platformy Baseline™ w zakresie Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla pism przychodzących, modułu Projekty służącego do zarządzania dokumentami i sprawami Klientów oraz rejestrowania czasu pracy przeznaczonego na ich obsługę, modułu Umowy do śledzenia parametrów podpisywanych kontraktów oraz modułu Faktur sprzedażowych przeznaczonego do wystawiania dokumentów na podstawie realizowanych spraw Klientów. Przeprowadzono integrację z systemem księgowym Comarch Optima w zakresie faktur kosztowych i sprzedażowych. W pierwszym etapie wdrożenia utworzono dedykowaną funkcjonalność do obsługi dokumentów kosztowych, które nie są fakturami. Potrzeba ta wynikała z ustrukturyzowanego procesu akceptacji, prowadzenia bazy opłaconych dokumentów oraz refakturowania zarejestrowanych kosztów na Klientów Kancelarii. Na potrzeby Spółki dostosowano moduły HR w zakresie wniosków urlopowych, nieobecności, umów pracowniczych, prowadzenia bazy kandydatów oraz informowania o zbliżających się terminach dokumentów kadrowych (np. badania okresowe i umowy o pracę). Wdrożono dedykowany formularz zawierający szczegółowe dane o wykonywanych transakcjach gotówkowych. W kolejnym etapie wdrożono moduł Kontakty pozwalający zespołowi handlowemu rejestrować wszystkie zdarzenia i kontakty z potencjalnymi Klientami.

INTEGRACJA Z SYSTEMAMI

Integracja z Comarch Optima

EFEKT

Kancelaria zyskała łatwy i natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji o prowadzonych sprawach i projektach. Dzięki opracowanej strukturze uprawnień, każdy pracownik może ze swojego poziomu monitorować postępy własnej pracy, a Szef projektu dzięki funkcjom Zadania i Workflow może koordynować pracę zespołową. Zgromadzone i właściwie posegregowane dokumenty pozwalają w łatwy sposób odszukać właściwe pisma i historię współpracy. Przejrzysta obsługa spraw w połączniu z dedykowanymi raportami i rozliczeniami znacznie usprawniły organizację pracy oraz zarządzanie działaniami związanymi z Klientem. Wdrożony moduł HR umożliwił pracownikom bezpośredni dostęp do informacji dotyczących wykorzystanych jak i dostępnych dni urlopowych oraz umożliwił składanie elektronicznych wniosków urlopowych. Nowe oprogramowanie ułatwiło pracę pracownikom działu HR, udostępniając kompaktową wiedzę na temat danych kadrowych wszystkich pracowników Spółki. Przeprowadzona integracja z programem finansowo-księgowym Optima znacząco skróciła proces obsługi dokumentów finansowych przez dział Księgowości.

Poznaj inne historie sukcesu
Inter-Car Silesia
Klient:
Inter-Car Silesia
Poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów usprawniliśmy proces obieg informacji (...)
czytaj dalej
Corab
Klient:
Corab
Zwiększyliśmy efektywność zespołu handlowego i poprawiliśmy system prognozowania wyników
czytaj dalej
Wro-System
Klient:
Wro-System
Baseline™ w dużej mierze usprawnił proces obiegu dokumentacji i zarządzania projektami (...)
czytaj dalej
Datera
Klient:
Datera
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło zwiększyć kontrolę nad obiegiem i (...)
czytaj dalej
Grupa Pietrzak
Klient:
Grupa Pietrzak
Zwiększyliśmy dostęp do informacji o naszych umowach i kartotekach pojazdów (…)
czytaj dalej
Papaya Films
Klient:
Papaya Films
Baseline™ umożliwił nam cyfryzację obiegu dokumentów oraz integrację procesów (...)
czytaj dalej
Polcom Group
Klient:
Polcom Group
Usprawniliśmy pracę działów i przepływ informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi (...)
czytaj dalej
Grupa Trans.eu
Klient:
Grupa Trans.eu
Poprawiliśmy przepływ informacji w dziale handlowym zwiększając efektywność sprzedawców (...)
czytaj dalej
Vision Express
Klient:
Vision Express
Dostęp do elektronicznych danych kadrowych naszych pracowników został skrócony do minimum (...)
czytaj dalej
Benefit Systems
Klient:
Benefit Systems
E-archiwum Baseline™ sprawdza się jako system do masowej archiwizacji umów (...)
czytaj dalej
SATIS GPS
Klient:
SATIS GPS
Skróciliśmy czas raportowania statusów oraz podejmowania decyzji sprzedażowych (...)
czytaj dalej
Fabryka Magika
Klient:
Fabryka Magika
Skróciliśmy czas procesu ofertowania i realizacji zamówień dla naszych klientów (...)
czytaj dalej
Frapol
Klient:
Frapol
Obieg faktur zakupowych oraz ofert został całkowicie zautomatyzowany (...)
czytaj dalej
Grupa Copernicus
Klient:
Grupa Copernicus
Uporządkowaliśmy przepływ dokumentów w całej grupie kapitałowej Copernicus (...)
czytaj dalej
Geotermia Podhalańska
Klient:
Geotermia Podhalańska
Zautomatyzowaliśmy w Baseline™ procesy operacyjne związane z obsługą odbiorców i obiektów (...)
czytaj dalej
Brother
Klient:
Brother
Baseline dostarczył rozwiązanie masowego skanowania z wykorzystaniem urządzeń Brother (...)
czytaj dalej
Grupa Mondi
Klient:
Grupa Mondi
Skróciliśmy czas obsługi reklamacji i dostęp do elektronicznych kopii dokumentów (...)
czytaj dalej
Charlie Food & Friends
Klient:
Charlie Food & Friends
Połączyliśmy sieć naszych restauracji w jeden centralny ekosystem obiegu dokumentów (...)
czytaj dalej
Rim
Klient:
Rim
Usprawniliśmy wewnętrzny obieg dokumentów oraz główne procesy kadrowo-finansowe(...)
czytaj dalej
Zrewolucjonizuj zarządzanie firmą z Baseline™
Zobacz demo