Połączyliśmy sieć naszych restauracji w jeden centralny ekosystem obiegu dokumentów (...)

Wyzwanie

Charlie Food & Friends to znana sieć restauracji, oferująca swoim klientom w kilku polskich miastach naturalnie dobre posiłki w formie samoobsługowego bufetu Pick&Mix. Z uwagi na rozproszony model prowadzenia biznesu, strukturę formalno-prawną oraz potrzebę szybkiego przepływu informacji finansowych spółka chciała połączyć wszystkie lokalizacje w jeden elektroniczny ekosystem obiegu dokumentów. Dodatkowo spółka matka potrzebowała usprawnić przepływ dokumentów pomiędzy poszczególnymi restauracjami, a centralą firmy oraz wdrożyć ewidencję pism wychodzących wraz z szablonami pisma przewodniego.

Wdrożone rozwiązanie

Zamodelowano oraz wdrożono elektroniczny obieg dokumentów uwzględniający oddzielne przebiegi dla różnych typów dokumentów i faktur. Skanowanie poszczególnych dokumentów odbywa się już na etapie restauracji.

Całość zintegrowano z modułem OCR-owującym oraz zewnętrznym systemem finansowo-księgowym linii Insert GT, tj. Subiekt GT, Gratyfikant GT oraz Rewizor GT. Eksport do systemu sprzedażowego realizowany jest niemalże w trybie rzeczywistym co znacząco przyspieszyło agregację danych finansowych na poziomie wszystkich oddziałów.
W kolejnej fazie zintegrowano moduł poczty wychodzącej z usługą E-Nadawca Poczty Polskiej. Rejestracja przesyłek i paczek realizowana przez sekretariat została przeniesiona bezpośrednio do systemu Baseline™.

Wdrożenie obiegu wymagało rozbudowy aplikacji mobilnej o dodatkowe funkcje elektronicznego nadawania oraz odbioru dokumentów pomiędzy lokalizacjami sieci. Za pomocą tej funkcjonalności pracownicy mogą dokładniej kontrolować gdzie znajdują się papierowe oryginały dokumentów.

Integracja z systemami

Insert Subiekt GT
Insert Gratyfikant GT
Insert Rewizor GT

Efekt

Uporządkowanie przepływu informacji w całej sieci oddziałów Charlie F&F. Zautomatyzowanie czynności związanych z obiegiem dokumentów urzędowych i finansowych. Skrócenie czasu raportowania oraz przeprowadzania analiz finansowych.