Baseline™ umożliwił nam cyfryzację obiegu dokumentów oraz integrację procesów (...)

KLIENT

Papaya Films to społeczność producentów i twórców, którzy postanowili zmienić branżę filmową i reklamową oraz media, tworząc kreatywne i efektywne treści. Społeczność otwarta i egalitarna, w której nadrzędnymi wartościami jest osobowość i kreacja. Społeczność, która doceniła niezależność i zbudowała własne kanały komunikacji.
Papaya Films tworzy reklamy, teledyski, czołówki do filmów i seriali, oprawę do gier komputerowych, live sessions, obrandowany content oraz sesje zdjęciowe na zamówienie agencji reklamowych i klientów.

Od 2006 współpracuje z największymi oraz najlepszymi firmami w branży, tworząc szczere, energetyczne i wartościowe historie. Papaya Films prowadzi trzy biura (Warszawa, Nowy Jork, Londyn), pracowała w 32 krajach, zdobyła 84 branżowe nagrody, w tym cztery tytuły Domu Produkcyjnego Roku, w 2012, 2016, 2017, 2018 i 2019 (Polska), trzy Brązy i Srebro na Cannes Lions Festival (Francja) oraz nagrodę SHOTS (Anglia).

WYZWANIE

Firma Papaya films zgłosiła się do Baseline z potrzebą ustanowienia elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzania umowami i projektami oraz rozliczeniami wydatków i budżetowaniem dla poszczególnych projektów produkcyjnych. Wśród wyzwań postawionych inżynierom Baseline pojawiło się również zagadnienia stworzenia odpowiednich matrycy do obsługi procesu windykacji, wiekowania należności a wszystkie dane pozyskane w trakcie procesowania w systemie Baseline™ powinny być widoczne w systemie finansowo-księgowym.

WDROŻONE ROZWIĄZANIE

W pierwszym etapie wdrożono elektroniczny obieg dokumentów i faktur kosztowych przy wykorzystaniu mechanizmu OCR przyspieszającego proces rejestracji pism przychodzących. Przygotowany został obieg umowy wraz z powiązanym rachunkiem do umów cywilno-prawnych a także wdrożono proces zarządzania projektami. W tym etapie nastąpiła integracja z systemem Sage Symfonia.
W drugim etapie wdrożeniowcy Baseline przygotowali dla Klienta obieg zaliczki na poczet wydatków projektowych, stworzyli matryce obsługi faktur sprzedażowych co pozwoliło rozpocząć monitoring zobowiązań (wiekowanie oraz windykacja należności). Dla spójności oraz użyteczności rozwiązania firma Papaya Films zdecydowała się również na dostosowanie pod własne potrzeby modułu Budżet.

INTEGRACJA Z SYSTEMAMI

Integracja z Sage Symfonia

EFEKT

Wdrożenie systemu Baseline™ pozwoliło organizacji Papaya Films na cyfryzację obiegu dokumentów, integrację procesów zarządzania projektami oraz informacją na temat kosztów oraz przychodów z projektów produkcyjnych. Wszystkie istotne wskaźniki oraz raporty dostępne są z poziomu jednej aplikacji co znacząco ułatwia dostęp do informacji oraz podejmowanie decyzji w zakresie planowania kosztów kolejnych projektów.