Elektroniczny Obieg Faktur zintegrowany z KSeF

Czym jest KSeF?
KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest platformą rządową służącą do wymiany dokumentów finansowych (faktur) pomiędzy przedsiębiorcami. Platforma funkcjonuje fakultatywnie od 2021 roku, aby stać  się narzędziem obligatoryjnym w niedalekiej przyszłości. Wszyscy przedsiębiorcy, będą zmuszeni do korzystania z KSeF, zarówno pod kątem pobierania faktur kosztowych, jak i zasilania KSeF fakturami sprzedażowymi. Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest zastąpienie wymiany faktur papierowych i elektronicznych na rzecz faktur ustrukturyzowanych.

Wideoprezentacja

Integracja z KSeF
Już teraz przetestuj integrację Baseline™ z platformą
KSeF i wykorzystaj pełen potencjał wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Twojej firmie!

Wdrożenie pluginu KSeF
Wdrożenie pluginu KSeF odbywa się w ramach usługi aktualizacji, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów!

Przy użyciu KSeF faktury ustrukturyzowane są:
wystawiane,
przechowywane,
udostępniane,
otrzymywane,
oznaczane numerem KSeF,
analizowane i kontrolowane przez KAS

Dlaczego Baseline™ to idealne rozwiązanie dla Twojej firmy?

  • Oprogramowanie Baseline™ pozwala na pełne dostosowanie się do nadchodzących zmian związanych z KSeF bez konieczności wdrażania innych systemów.
  • Baseline™ automatycznie zaimportuje wszystkie faktury zakupowe wystawione w KSeF i zainicjuje proces obiegu faktury.
  • Oprogramowanie Baseline™ dzięki pełnej zgodności z KSeF zapewni elektroniczny obieg faktur oraz wyeliminuje konieczność drukowania dokumentów.
  • System pozwoli powiązać koszty z innymi dokumentami np. zamówieniami, delegacjami czy prowadzonymi projektami.
  • Po zakończeniu procesu obiegu faktury kosztowej, system Baseline™ wyeksportuje dane do systemu finansowo-księgowego.
  • Dedykowany system powiadomień wspiera użytkowników w terminowej realizacji zadań.
  • Oprogramowanie wspiera również proces wystawiania faktur przychodowych, po wystawieniu dokumentu jest on automatycznie eksportowany do platformy KSeF.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie tylko pozwoli Ci przygotować się w nadchodzące zmiany, ale również pozwoli uzyskać dodatkowe korzyści. Zaawansowana i nowoczesna platforma do zarządzania dokumentami, korespondencją oraz procesami biznesowymi zaoszczędzi czas, zautomatyzuje procesy i zadba o bezpieczeństwo informacji.

PRZETESTUJ

Uzyskaj pełną zgodność
z platformą KSeF

za pomocą Elektronicznego Obiegu
Dokumentów Baseline™!

Zobacz, jak może zmienić się obsługa faktur odbieranych w KSeF dzięki Baseline™

  • Integracja systemu Baseline™ z platformą KSeF została zaprojektowana w taki sposób, aby wymiana informacji odbywała się w tle, bez udziału pracownika.
  • Baseline™ automatycznie pobiera faktury zakupowe wystawione przez dostawców w KSeF i rejestruje je jako nowe dokumenty. System w ustawionym przez Ciebie interwale czasowym automatycznie importuje faktury zakupowe oraz inicjuje ich obieg.
  • Faktury z KSeF są pobierane w formacie .XML, do którego generowany jest obraz standardowej faktury w formacie PDF tak, aby dane były czytelne dla każdego użytkownika. System archiwizuje wszystkie dokumenty razem z historią ich obiegu.
  • Faktury nie muszą być drukowane, ponieważ cała ścieżka akceptacji odbywa się w formie elektronicznej.
  • Dane finansowe są eksportowane do systemu finansowo-księgowego.

Wystawiaj faktury przychodowe w systemie Baseline™, a oprogramowanie przekaże je automatycznie do KSeF:

  • System generuje faktury zgodnie ze wzorem i formatem KSeF.
  • Dokumenty zostają automatycznie wyeksportowane do KSeF.
  • System odbierze numer identyfikacyjny faktury w KSeF oraz potwierdzi jej wystawienie.
  • Sam możesz zdecydować, w jakim interwale czasowym będzie się odbywać eksport faktur do KSeF.

Jak przygotować firmę na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?

  • Przed wdrożeniem KSeF zdefiniuj cele i oczekiwania względem systemu, oraz wykonaj analizę procesów zachodzących w Twojej firmie.
  • Określ harmonogram i plan działań w związku z wdrożeniem KSeF. W ten sposób przygotujesz się na czas do nadchodzących zmian.
  • Zapoznaj się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami i postaw na sprawdzone oprogramowanie.
  • Wybierz system na miarę potrzeb Twojej firmy i przeprowadź analizę przedwdrożeniową, aby precyzyjnie uściślić sposób działania oprogramowania. Pomogą Ci w tym specjaliści z firmy Baseline.
  • Przeprowadź szkolenia zespołu z obsługi nowego systemu, zadbaj o dostępność konsultanta zewnętrznego oraz przygotuj instrukcje stanowiskowe.
  • Przetestuj wdrożone rozwiązanie i upewnij się, że realizuje wszystkie założenia biznesowe i funkcjonalne.

Postaw na Elektroniczny Obieg Dokumentów Baseline™, rozwiązanie które pozwoli Ci w łatwy sposób zarządzać dokumentacją:

  • Automatyzuje procesy - każdy obieg może być zaprojektowany do unikatowych potrzeb danej firmy, co pozwala na płynne i efektywne przetwarzanie dokumentów. Budowa dedykowanych algorytmów wspiera procesowanie dokumentów.
  • Zapewnia łatwą obsługę - Baseline™ posiada intuicyjny interfejs, dzięki któremu z łatwością możesz zarejestrować nowy dokument i przekazać go do procesu akceptacyjnego. Wszystkie informacje dostępne są w jednym miejscu, co skraca czas wyszukiwanie danych.
  • Poprawia komunikację – wymiana informacji w systemie minimalizuje ilość wykonanych telefonów i napisanych maili np. w celu zweryfikowania statusu dokumentu lub ilości niezaakceptowanych faktur na koniec okresu rozliczeniowego.

Postaw na Elektroniczny Obieg Dokumentów Baseline™, rozwiązanie które pozwoli Ci w łatwy sposób zarządzać dokumentacją:

  • Wprowadza kontrolę i analitykę danych – Baseline™ jasno określa odpowiedzialność za realizowane zadania i kontroluje ich terminy za pomocą powiadomień. Oprogramowanie pozwala monitorować statusy dokumentów, śledzić ich historię zmian, a także weryfikować dokumentację na każdym etapie jej obiegu. Budowa dedykowanych raportów pozwala zarządzać budżetem firmy, co ułatwia podjęcie decyzji o przyszłych kosztach.
  • Bezpieczeństwo i poufność danych – Oprogramowanie Baseline™ eliminuje konieczność przekazywania dokumentów w formie papierowej i mailowej, co stanowi potencjalne ryzyko utraty lub wycieku danych. Dokumenty wewnątrz systemu, są profesjonalnie zabezpieczone co potwierdza certyfikat TUV NORD Data Protected.

Postaw na Elektroniczny Obieg Dokumentów Baseline™, rozwiązanie które pozwoli Ci w łatwy sposób zarządzać dokumentacją:

  • Skalowalność i integracja – Baseline™ to elastyczny system, który możesz dostosować do potrzeb Twojej firmy. Może on rozwijać się wraz z Twoją firmą zarówno pod kątem ilości użytkowników, dokumentów, jak i nowych procesów. Umożliwia on także integrację z innymi narzędziami i systemami, takimi jak systemy finansowo-księgowe czy ERP, co pozwala na zintegrowane zarządzanie informacjami.

Postaw na jedno rozwiązanie, które zoptymalizuje wiele obszarów działalności Twojej firmy

  • Sekretariat – rejestruj całą korespondencję przychodzącą i wychodzącą, wysyłaj przesyłki, dzięki integracji z e-nadawcą Poczty Polskiej i zarządzaj sprawami.
  • Umowy – określaj kluczowe parametry umów, zarządzaj ich terminami, procesowo pracuj nad nowymi dokumentami i podpisuj je za pomocą podpisów elektronicznych, takich jak podpis kwalifikowany czy platforma Autenti.
  • Projekty – zarządzaj portfelem projektów i ich budżetami, kataloguj dokumenty, rejestruj i planuj zadania.
  • HR – zarządzaj procesem zatrudniania nowych pracowników. Nadaj pracownikom możliwość elektronicznego wnioskowania o urlop oraz planowania grafików pracy. Zautomatyzuj proces rozliczania delegacji.
  • CRM – zbuduj proces sprzedażowy, zautomatyzuj generowanie ofert oraz rejestruj całą historię kontaktu z klientami.

Zobacz, jak może zmienić się obsługa faktur odbieranych w KSeF dzięki Baseline™

  • Integracja systemu Baseline™ z platformą KSeF została zaprojektowana w taki sposób, aby wymiana informacji odbywała się w tle, bez udziału pracownika.
  • Baseline™ automatycznie pobiera faktury zakupowe wystawione przez dostawców w KSeF i rejestruje je jako nowe dokumenty. System w ustawionym przez Ciebie interwale czasowym automatycznie importuje faktury zakupowe oraz inicjuje ich obieg.
  • Faktury z KSeF są pobierane w formacie .XML, do którego generowany jest obraz standardowej faktury w formacie PDF tak, aby dane były czytelne dla każdego użytkownika. System archiwizuje wszystkie dokumenty razem z historią ich obiegu.
  • Faktury nie muszą być drukowane, ponieważ cała ścieżka akceptacji odbywa się w formie elektronicznej.
  • Dane finansowe są eksportowane do systemu finansowo-księgowego.

Wystawiaj faktury przychodowe w systemie Baseline™, a oprogramowanie przekaże je automatycznie do KSeF:

  • System generuje faktury zgodnie ze wzorem i formatem KSeF.
  • Dokumenty zostają automatycznie wyeksportowane do KSeF.
  • System odbierze numer identyfikacyjny faktury w KSeF oraz potwierdzi jej wystawienie.
  • Sam możesz zdecydować, w jakim interwale czasowym będzie się odbywać eksport faktur do KSeF.

Jak przygotować firmę na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?

  • Przed wdrożeniem KSeF zdefiniuj cele i oczekiwania względem systemu, oraz wykonaj analizę procesów zachodzących w Twojej firmie.
  • Określ harmonogram i plan działań w związku z wdrożeniem KSeF. W ten sposób przygotujesz się na czas do nadchodzących zmian.
  • Zapoznaj się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami i postaw na sprawdzone oprogramowanie.
  • Wybierz system na miarę potrzeb Twojej firmy i przeprowadź analizę przedwdrożeniową, aby precyzyjnie uściślić sposób działania oprogramowania. Pomogą Ci w tym specjaliści z firmy Baseline.
  • Przeprowadź szkolenia zespołu z obsługi nowego systemu, zadbaj o dostępność konsultanta zewnętrznego oraz przygotuj instrukcje stanowiskowe. Odpowiednie przygotowanie pracowników jest kluczem do sukcesu każdego projektu.
  • Przetestuj wdrożone rozwiązanie i upewnij się, że realizuje wszystkie założenia biznesowe i funkcjonalne.

Postaw na Elektroniczny Obieg Dokumentów Baseline™, rozwiązanie które pozwoli Ci w łatwy sposób zarządzać dokumentacją:

  • Automatyzuje procesy - każdy obieg może być zaprojektowany do unikatowych potrzeb danej firmy, co pozwala na płynne i efektywne przetwarzanie dokumentów. Budowa dedykowanych algorytmów wspiera procesowanie dokumentów.
  • Zapewnia łatwą obsługę - Baseline™ posiada intuicyjny interfejs, dzięki któremu z łatwością możesz zarejestrować nowy dokument i przekazać go do procesu akceptacyjnego. Wszystkie informacje dostępne są w jednym miejscu, co skraca czas wyszukiwanie danych.
  • Poprawia komunikację – wymiana informacji w systemie minimalizuje ilość wykonanych telefonów i napisanych maili np. w celu zweryfikowania statusu dokumentu lub ilości niezaakceptowanych faktur na koniec okresu rozliczeniowego.
  • Wprowadza kontrolę i analitykę danych – Baseline™ jasno określa odpowiedzialność za realizowane zadania i kontroluje ich terminy za pomocą powiadomień. Oprogramowanie pozwala monitorować statusy dokumentów, śledzić ich historię zmian, a także weryfikować dokumentację na każdym etapie jej obiegu. Budowa dedykowanych raportów pozwala zarządzać budżetem firmy, co ułatwia podjęcie decyzji o przyszłych kosztach.
  • Bezpieczeństwo i poufność danych – Oprogramowanie Baseline™ eliminuje konieczność przekazywania dokumentów w formie papierowej i mailowej, co stanowi potencjalne ryzyko utraty lub wycieku danych. Dokumenty wewnątrz systemu, są profesjonalnie zabezpieczone co potwierdza certyfikat TUV NORD Data Protected. System posiada rozbudowane mechanizmy zarządzania uprawnieniami dostępu i pokazuje pracownikom tylko te informacje, które ich dotyczą.
  • Skalowalność i integracja – Baseline™ to elastyczny system, który możesz dostosować do potrzeb Twojej firmy. Może on rozwijać się wraz z Twoją firmą zarówno pod kątem ilości użytkowników, dokumentów, jak i nowych procesów. Umożliwia on także integrację z innymi narzędziami i systemami, takimi jak systemy finansowo-księgowe czy ERP, co pozwala na zintegrowane zarządzanie informacjami.

Postaw na jedno rozwiązanie, które zoptymalizuje wiele obszarów działalności Twojej firmy

  • Sekretariat – rejestruj całą korespondencję przychodzącą i wychodzącą, wysyłaj przesyłki, dzięki integracji z e-nadawcą Poczty Polskiej i zarządzaj sprawami.
  • Umowy – określaj kluczowe parametry umów, zarządzaj ich terminami, procesowo pracuj nad nowymi dokumentami i podpisuj je za pomocą podpisów elektronicznych, takich jak podpis kwalifikowany czy platforma Autenti.
  • Projekty – zarządzaj portfelem projektów i ich budżetami, kataloguj dokumenty, rejestruj i planuj zadania.
  • HR – zarządzaj procesem zatrudniania nowych pracowników. Nadaj pracownikom możliwość elektronicznego wnioskowania o urlop oraz planowania grafików pracy. Zautomatyzuj proces rozliczania delegacji.
  • CRM – zbuduj proces sprzedażowy, zautomatyzuj generowanie ofert oraz rejestruj całą historię kontaktu z klientami.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Harmonogram wdrożenia

Zobacz, jak może zmienić się obsługa faktur oraz co możesz zyskać dzięki automatyzacji obiegu dokumentów w firmie. Nie czekaj i wykorzystaj szansę na cyfryzację z Baseline™!

Już teraz uzupełnij formularz lub skontaktuj się z nami bezpośrednio. Z chęcią pokażemy jak łatwo możesz automatyzować faktury z KSeF.

Z przyjemnością wdrożymy w Twojej organizacji system Elektronicznego Obiegu Dokumentów zintegrowany z KSeF. Zarządzanie fakturami może być jeszcze prostsze!

Bartłomiej Szczepaniak New Business Manager tel. +48 726 150 018 bartlomiej.szczepaniak@baseline.pl
Wiadomość została wysłana - dziękujemy.

Umów prezentację on-line

Sprawdź jak łatwo możesz zintegrować się z platformą KSeF!

+48
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez Baseline Sp. z o.o. Sp.k. Pokaż więcej Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w prawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Baseline Sp. z o.o. Sp.k. podanych w formularzu, w celu uzyskania informacji o ofercie firmy Baseline Sp. z o.o. Sp.k. dotyczącej prezentacji produktu oraz kosztów wdrożenia i utrzymania systemu Baseline™
policyTwoje dane są u nas bezpieczne. Szczegółowe informacje znajdziesz tutaj

Zaufali nam

Promo Traffic Petrochemia Unimax Corab Chemobudowa DAKO Eisberg Polcom

Przekonaj się, jak działa program do obiegu dokumentów - Baseline™.

Usprawnij zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie!

Przekonaj się, jak działa program do obiegu dokumentów - Baseline™. Usprawnij zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie!

Najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF

Według założeń KSeF będzie obejmować wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce. Wśród nich wyróżniamy przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także przedsiębiorców zweryfikowanych w Polsce na podstawie szczególnej procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Korzyścią użytkowania KSeF jest:

  • ułatwienie w rozliczaniu przez podatników faktur ustrukturyzowanych,
  • zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK,
  • archiwizacja faktur w KSeF przez okres 10 lat,
  • możliwość uzyskania wcześniejszego zwrotu podatku VAT.
  • uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa,
  • standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyśpieszy wzajemnie rozliczenia i księgowanie,

Planowane wprowadzenie obligatoryjności KSeF przypada na 01.07.2024.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że Krajowy System e-Faktur działa prawidłowo, a dane są w nim szyfrowane. Nie zanotowano obecnie żadnego przypadku wycieku danych.

Krajowy System e-Faktur ma za zadanie ułatwić przedsiębiorcom ich codzienną pracę. Celem KSeF jest również przechwycenie nieprawidłowości i oszust podatkowych przez Ministerstwo Finansów. Sporym minusem będzie jednak brak możliwości poprawiania faktur przed wprowadzeniem ich do obrotu - co do tej pory było często praktykowane. Dodatkowo nie będzie również możliwe stosowanie uproszczeń w fakturowaniu czy rozliczaniu VAT.

Definicja faktur ustrukturyzowanych zdefiniowana jest w ustawie z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Według niej faktura ta jest „(...) wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego (…)”.

Format faktur ustrukturyzowanych to XML, który jest zgodny ze strukturą e-Faktury (FA_VAT). Została ona sporządzona w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i jest w nim oznaczona numerem identyfikacyjnym. Faktury ustrukturyzowane będę tworzone według wzorca na bazie logicznej struktury przedstawionej przez Ministra Finansów.

Według Ministra Finansów stosowanie faktur ustrukturyzowanych niesie za sobą spore korzyści, do których należy:

  • zwiększenie efektywności pracy ze względu na księgową automatyzację;
  • zminimalizowanie ryzyka pomyłek przy księgowaniu;
  • łatwiejsze porównanie faktur ze względu na ujednolicenie;
  • mniejsze ryzyko związane z pominięciem faktury;
  • większe możliwości zamówień na terenie UE.