Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ma na celu przede wszystkim uszczelnienie kontroli podatku VAT. Rozwiązanie to jest jednak wysoce korzystne także dla samych przedsiębiorców, którzy zyskają możliwość bezpiecznych rozliczeń z kontrahentami i poprawy swojej płynności finansowej. Posługiwanie się Krajowym Systemem e-Faktur jest na tę chwilę dobrowolne, lecz stanie się obowiązkowe już 1 lipca 2024 r.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie elektroniczne służące do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten został stworzony w celu ułatwienia przedsiębiorcom procesu wystawiania faktur oraz poprawy jakości i przejrzystości obiegu dokumentów handlowych. Zaletą systemu jest jednolity format faktury elektronicznej, taki sam dla wszystkich. Faktura ta będzie pojawiać się w systemie natychmiast po wprowadzeniu, co uniemożliwia jej zagubienie lub problemy z dostarczeniem.
Krajowy System e-Faktur umożliwia również szybkie sprawdzanie poprawności danych zawartych w fakturze. W ten sposób narzędzie pomaga w walce z nielegalnym obrotem oraz wyłudzeniami podatkowymi. Urząd Skarbowy może jednak wezwać podatników do przesłania JPKA-FA (Pliki dotyczące faktur wystawianych przy użyciu programów komputerowych) na żądanie, za okres do 5 lat wstecz po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur jest zgodne z wymaganiami Unii Europejskiej, która dąży do ujednolicenia procedur i standardów dotyczących obiegu faktur elektronicznych w państwach członkowskich.
Faktury ustrukturyzowane wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur są przetwarzane i przechowywane w formie elektronicznej, co umożliwia ich szybkie i łatwe wysyłanie, odbieranie i przetwarzanie.
Numery identyfikacyjne przydzielone w KSeF służą do weryfikacji faktur i ich szybkiego wyszukiwania. Dzięki temu zarówno sami podatnicy, jak i organy Krajowej Administracji Skarbowej mają możliwość kontroli przepływu dokumentów i prawidłowości danych. KSeF pozwala również na łatwe udostępnianie faktur ustrukturyzowanych innym podmiotom, co przyspiesza proces rozliczeń i redukuje koszty związane z drukowaniem, wysyłką i przechowywaniem faktur papierowych.
Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki systemowi KSeF archiwizowanie faktur w formie elektronicznej jest łatwiejsze i bardziej efektywne niż w przypadku faktur papierowych.
Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Do wystawienia faktury ustrukturyzowanej możesz wykorzystać narzędzia różnego typu. Nie musisz więc przejmować się problemami z integracją poszczególnych systemów w swojej firmie. To dobre rozwiązania dla małych przedsiębiorstw, które nie generują dużej ilości FV. Do dyspozycji masz rozwiązania w pełni kompatybilne z innymi popularnymi platformami. Wybierz więc najlepszą metodę wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
Aplikacja e-mikrofirma
E-mikrofirma to bezpłatne narzędzie oferowane przez Ministerstwo Rozwoju, które daje m.in. możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta jest przeznaczona dla mikroprzedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na małą skalę. Można pobrać ją w e-Urzędzie Skarbowym. Warto zauważyć, że jej najnowsza wersja pozwala też podpiąć istniejące konto w KSeF, odbierać e-faktury bezpośrednio z systemu i przenosić je do ewidencji VAT bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Programy księgowo-finansowe
Wiele programów księgowych już teraz umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Warunkiem koniecznym jest jednak połączenie narzędzia z Krajowym Systemem e-Faktur. Taka integracja pozwala na przesyłanie danych pomiędzy wybraną platformą a rządowym systemem teleinformatycznym. Należy spodziewać się, że wszyscy liczący się na rynku dostawcy prędzej czy później zintegrują swoje oprogramowania z KSeF. Okaże się to ogromnym ułatwieniem w utrzymaniu pełnej kompatybilności firmowego środowiska elektronicznego.
Aplikacja Podatnika KSeF
Jeśli zatrudniasz pracowników, a nie chcesz płacić za korzystanie z komercyjnych programów do fakturowania, do dyspozycji masz jeszcze darmowe narzędzie udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Przyjmuje ono na tę chwilę postać Aplikacji Podatnika KSeF, która umożliwia każdemu przedsiębiorcy kompleksowe zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi.
Programy do elektronicznego obiegu dokumentów
Fakturę ustrukturyzowaną z powodzeniem wystawisz również za pomocą dobrego programu do elektronicznego obiegu dokumentów. Ponownie – musi on zostać zintegrowany z KSeF. Taka funkcja dostępna jest już na przykład w oprogramowaniu Baseline. Faktury wystawiane w systemie rządowym możesz więc łatwo odbierać i przeglądać z poziomu swojej platformy. Za sprawą jej kompatybilnego charakteru, wszystkie dokumenty mogą być automatycznie przekazywane do Twoich pozostałych narzędzi (np. ERP, CRM itd.).
Obowiązkowy KSeF. Jak przygotować firmę na cyfrową rewolucję?
Faktury ustrukturyzowane – kto posiada do nich dostęp i dlaczego?
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych mają przede wszystkim podmioty, które dokonują ich wystawienia, oraz ich odbiorcy. Ponadto, w celu kontroli prawidłowości rozliczeń podatkowych wgląd w dokumenty mają także organy państwowe. Warto pamiętać również o uprawnieniach przysługujących osobom upoważnionym przez wystawcę faktury – pracownikom działów księgowości, audytorom, doradcom podatkowym itd.
Zauważ, że wszystkie podmioty uprawnione do wglądu w faktury ustrukturyzowane mają obowiązek zachowania poufności i ochrony danych osobowych zawartych w dokumentach. W związku z tym dostęp do faktur powinien być udzielany wyłącznie wybranym osobom.
Choć KSeF został wprowadzony w ramach ustawy o VAT w celu poprawy kontroli podatkowej, warto odnotować, że system ten ma również wiele zalet dla samych przedsiębiorców. Wśród najważniejszych korzyści płynących ze stosowania faktur ustrukturyzowanych można wymienić:
- Autentyczność pochodzenia faktur – KSeF umożliwia potwierdzenie, że otrzymane faktury ustrukturyzowane pochodzą od rzeczywistego wystawcy. Dokumenty wystawione w systemie są sygnowane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje ich autentyczność.
- Integralność treści – KSeF zapewnia, że faktura nie została zmieniona po jej wystawieniu. Każdy dokument oznaczany jest za pomocą numeru identyfikującego tę fakturę, co pozwala na weryfikację, czy jest ona oryginalna i nie została zmodyfikowana.
- Przechowywanie – KSeF pozwala na przechowywanie faktur w sposób komfortowy, bezpieczny i zgodny z wymaganiami prawnymi. Dokumenty są archiwizowane w systemie przez okres 6 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
- Uproszczenie procesu rozliczeniowego – za pośrednictwem KSeF przedsiębiorcy mogą szybko i łatwo wystawiać, odbierać oraz przetwarzać faktury elektroniczne.
- Eliminacja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką faktur – korzystanie z KSeF przekłada się na wymierne oszczędności, wynikające z rezygnacji z papierowych dokumentów. Co więcej, przyspiesza zwrot podatku VAT o 20 dni.
Jakie dokumenty wystawisz w KSeF, a jakich nie?
Krajowy System e-Faktur jest platformą umożliwiającą elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami a organami administracji publicznej. W ramach KSeF można generować faktury VAT i VAT-R, które zawierają informacje o transakcjach opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
W KSeF niemożliwe okaże się jednak wystawienie:
- faktury proforma – służącej jako wstępna informacja o transakcji,
- faktury z kas fiskalnych online – rejestrowanej bezpośrednio w kasie fiskalnej online i niemającej formy elektronicznej,
- faktury dla konsumenta – dotyczącej sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Ograniczenia KSeF wynikają nie tylko z rodzaju obsługiwanych faktur. Automatyzacja i ujednolicenie struktury dokumentów nie wyeliminują na przykład zagrożeń wynikających z takich błędów ludzkich jak:
- Błędy rachunkowe – mogą spowodować błędne rozliczenia podatkowe i finansowe, co w konsekwencji doprowadzi do konieczności korygowania faktur i opóźnień w rozliczeniach.
- Błędy dotyczące nabywcy – mogą prowadzić do problemów z identyfikacją kontrahenta oraz opóźnień w procesie płatności.
- Odrzucenie faktury przez KSeF – może wynikać z różnych przyczyn, takich jak brak wymaganych danych, błędy w treści, niezgodność danych itp. Odrzucenie faktury komplikuje procesy księgowe i generuje przestoje np. w dostawach itp.
- Błędna data wystawienia faktury ustrukturyzowanej lub jej wysłania do KSeF – daty faktur wystawionych w przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur muszą być zgodne z czasem dostarczenia produktów lub usług klientom.
Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że faktury ustrukturyzowane są skomplikowane, to tak naprawdę wystarczy zaopatrzyć się w dobre oprogramowanie zintegrowane z KSeF. Dzięki dedykowanym rozwiązaniom Baseline™, sprawnie przygotujesz się do cyfrowej rewolucji!
Zespół Baseline
