Nowelizacja kodeksu pracy – zmiany jakie czekają przedsiębiorców

Jak w poprzednich latach, tak i w tym roku w przepisach prawa pracy dochodzi do wielu zmian. Obejmują one przede wszystkim dobrze już wszystkim znane nowelizacje, dotyczące minimalnej stawki wynagrodzenia, kwoty prognozowanej przeciętnej pensji oraz współczynnika do ustalania ekwiwalentu za urlop. Na tym jednak nie koniec, ponieważ 2023 rok przynosi również nowe rozwiązania. Na czym polegają i kiedy wchodzą w życie?

Nowelizacja kodeksu pracy – czego dotyczy?

Polacy zdążyli się już przyzwyczaić do tego, że początek każdego nowego roku oznacza pewne modyfikacje z zakresu prawa pracy. W ostatnich latach regularnie podnoszono na przykład nominalną wartość minimalnego wynagrodzenia oraz prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Obie te kwoty mają decydujący wpływ między innymi na wysokość składek ZUS dla przedsiębiorców korzystających z różnych form opodatkowania. 

W tym roku rząd uznał jednak, że zmiany na gruncie wynagrodzeń nie wystarczą. Sytuacja wymagała bowiem również nowelizacji w zakresie innych zagadnień. Najlepszym tego przykładem są przepisy dotyczące pracy zdalnej, które pozostawały nieuregulowane po pandemii Covid-19. Zmiany w kodeksie znoszą dotychczasowe ustalenia i wprowadzają w ich miejsce nowe rozwiązania. 

Obszary, które zmodyfikowano w tym roku, obejmują również urlopy i podróże służbowe. W tym pierwszym przypadku chodzi między innymi o długość urlopu rodzicielskiego oraz nowy urlop opiekuńczy. W tym drugim natomiast zmieniają się stawki świadczeń z tytułu delegacji, w tym wysokość „kilometrówki”. Z konkretnymi przepisami zapoznasz się w dalszej części naszego artykułu. 

Zmiany, jakie czekają przedsiębiorców

Zanim przejdziemy do regulacji, które uległy zmianom, zwróćmy jeszcze uwagę na sytuację przedsiębiorców. Tegoroczne nowelizacje wpływają bowiem zarówno na firmy zatrudniające pracowników, jak i na jednoosobowe działalności gospodarcze. Kwestie, którym warto przyjrzeć się bliżej, obejmują na przykład: 

• Wyższe składki do ZUS – ich pełna wartość wynosi już 1418,48 zł, a trzeba doliczyć do niej jeszcze składkę zdrowotną, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania. 
• Obowiązkowy profil na PUE ZUS – każdy płatnik składek ZUS musi posiadać konto na Platformie Usług Elektronicznych, co ma ułatwić mu komunikację z zakładem. 
• Polski Ład 3.0 – dalszy ciąg rządowych reform podatkowych dotyczy m.in. zniesienia regulacji CIT ws. ukrytej dywidendy. 

Zmian w przepisach jest oczywiście zdecydowanie więcej, lecz ich szczegóły zależą od rodzaju wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności. Jeśli zatrudnia on pracowników, musi wziąć pod uwagę także inne nowelizacje, dotyczące choćby podwyżki płacy minimalnej, stawki godzinowej czy diet z tytułu podróży służbowej. O szczegółach tych zmian piszemy poniżej. 

Zmiany w kodeksie pracy 2023 r. – od kiedy będą obowiązywać?

Każda z opisywanych przez nas zmian kodeksu pracy zacznie obowiązywać w nieco innym momencie. Najbardziej przejrzyste wydaje się wprowadzenie podwyżek wynagrodzeń. W tym roku minimalna płaca i stawka godzinowa wyjątkowo zostaną podniesione dwukrotnie – raz 1 stycznia 2023 r. i ponownie 1 lipca 2023 r. 

Nowelizacja w zakresie diet z tytułu podróży służbowych także zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2023 r., a od 17 stycznia pracownicy mogą korzystać z wyższych stawek „kilometrówki”. 7 kwietnia 2023 r. w życie mają natomiast wejść zmiany dotyczące pracy zdalnej. Na tę chwilę nie wiadomo jednak, kiedy wprowadzone zostaną nowe przepisy w zakresie urlopów. Ponieważ zostały już przyjęte i przechodzą właśnie proces legislacyjny, można spodziewać się, że również nastąpi to wiosną tego roku. 

Zmiany w kodeksie pracy – urlopy

Zakres zmian dotyczących urlopów jest bardzo szeroki. Wśród najważniejszych przepisów wchodzących w życie w tym roku można wymienić: 

• Zmianę współczynnika do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy — będzie on teraz wynosił 20,83-bez względu na to, na jaki rok kalendarzowy przypadał niewykorzystany urlop. Jeśli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do jego sytuacji. 
• Wydłużenie urlopu rodzicielskiego – dla obu rodziców będzie on teraz wynosił 32 tygodnie (w przypadku porodu jednego dziecka) lub 34 tygodnie (w przypadku porodu mnogiego). Wprowadzony zostanie ponadto dla nich zasiłek macierzyński w wysokości 70% za cały okres urlopu rodzicielskiego. 
• Zwolnienie „z powodu działania siły wyższej” — będzie możliwe do wykorzystania w pilnych sprawach rodzinnych w wymiarze 2 dni lub 15 godzin na cały rok kalendarzowy. Za okres tego zwolnienia pracownikowi przysługuje prawo do połowy wynagrodzenia. 

Moduł HR Baseline™

SPRAWDŹ

Aby zachować kontrolę nad urlopami pracowników, warto wesprzeć się dobrym systemem EOD, takim jak Baseline™ wyposażony w Moduł HR. Wśród wielu praktycznych funkcji pozwalających skutecznie zarządzać kadrami znajdziesz tam: 

• Grafik urlopowy — umożliwia planowanie urlopów wszystkim członkom danego działu. Wolne dni pracownika widoczne są dla przełożonych, co ułatwia organizację pracy pod jego nieobecność. 
• Wnioski urlopowe — mogą być składane przez pracowników i akceptowane bądź odrzucane przez ich przełożonych. Ze względu na aktualizację kodeksu pracy do systemu został dodany dodatkowy wniosek o możliwość pracy zdalnej – 24 dni w roku wynikający z nowych przepisów. Po wykorzystaniu 24 dni w systemie pojawia się alert, informujący przełożonego, iż wszystkie dni zostały wykorzystane. 
• Kalendarz nieobecności — szefowie działów mają dostęp do podglądu planowanych i wnioskowanych nieobecności swoich pracowników. W kalendarzu nieobecności, urlopy oraz praca zdalna są zaznaczone dedykowanymi kolorami.Do kalendarza nieobecności ma wgląd nie tylko przełożony, ale też pozostali pracownicy firmy, którzy widzą kto sprawuje zastępstwo za nieobecną osobę.
• Grafiki pracy — pozwalają na planowanie pracy zmianowej i automatyczne generowanie wydruku grafików. Praca zdalna lub biurowa ustalona z pracodawcą jest oznaczona innym kolorem, niż dni pracy zdalnej przysługujące na podstawie ustawy.
• Timesheet — wskazuje czas pracy zalogowany przez każdego pracownika. 
• Zastępstwa — umożliwiają wyznaczenie osób odpowiedzialnych za zadania nieobecnego pracownika. Dodatkowo osoba zastępująca może mieć udzielone te same dostępy i uprawnienia do systemu jak nieobecny pracownik.

Zmiany w kodeksie pracy – zasady wykonywania pracy zdalnej

Całkowitą nowość stanowią przepisy dotyczące pracy zdalnej. Znoszą one regulacje wprowadzone w czasie pandemii Covid-19 i zastępują je kompleksowym rozwiązaniem w tym zakresie. Zgodnie z nową definicją praca zdalna może być wykonywana całkowicie bądź częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika pod warunkiem każdorazowego ustalenia go z pracodawcą. Oznacza to, że w zależności od konkretnego przypadku ma charakter całkowity, hybrydowy lub okazjonalny. 

Kluczowe zmiany związane z wykonywaniem pracy zdalnej dotyczą między innymi: 

• Określania zasad pracy zdalnej — pracodawca ma obowiązek ustalenia regulaminu pracy zdalnej lub określić zasady pracy zdalnej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.
• Obowiązku pracodawcy do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną — wniosek pracownika jest wiążący, jeśli zostanie złożony m.in. przez osobę w ciąży, wychowującą dziecko do 4. roku życia lub sprawującą opiekę nad bliskim z niepełnosprawnością. 
• Prawa pracodawcy do zlecenia pracy zdalnej — może on z niego skorzystać np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także w momencie, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika jest czasowo niemożliwe. 
• Ekwiwalentów za materiały i narzędzia pracy — świadczenia tego typu powinny być wypłacane pracownikowi, jeśli w miejscu wykonywania pracy zdalnej korzysta on z własnych zasobów (np. komputera). Pracodawca powinien ustalić z nim również sposób regulacji ekwiwalentów wynikających m.in. ze zużycia energii elektrycznej. 

W planowaniu pracy zdalnej w firmie ponownie z pomocą przyjdzie Ci Moduł HR Baseline™. Pracownicy będą mogli wnioskować o okazjonalny home office w podobny sposób jak ma to miejsce w przypadku urlopów. Dzięki temu szybko i wygodnie sprawdzisz, kto w danym dniu pracuje z biura, a kto na przykład z domu. 

Zmiany w kodeksie pracy – wynagrodzenia

Jak wspominaliśmy, minimalne wynagrodzenie zostanie w tym roku podniesione dwukrotnie. Pierwsza podwyżka miała miejsce już 1 stycznia i sięgnęła poziomu 3490 zł brutto. 1 lipca wartość ta ma wzrosnąć ponownie, do 3600 zł brutto. Podobnie wygląda kwestia minimalnej stawki godzinowej, która z początkiem roku została podniesiona do 22,80 zł brutto, a latem osiągnie 23,50 zł. 

Warto pamiętać, że na podstawie powyższych zmian wzrosną także świadczenia pracownicze, wyliczane na podstawie pensji minimalnej. Mowa na przykład o wynagrodzeniu za przestój czy dodatku za pracę w porze nocnej. 

Zmiany w kodeksie pracy – podróże służbowe

W zakresie delegacji krajowych zmianie uległa przede wszystkim stawka diety, która wynosi obecnie 45 zł. Ryczałt za nocleg wzrósł tym samym do kwoty 67,50 zł. Ryczał na pokrycie dojazdami komunikacją miejską wzrósł natomiast do 9 zł. Warto wspomnieć także o wartości „kilometrówki”, która przynależy pracownikom wykorzystującym samochód prywatny do podróży służbowych. Dla aut o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 oscyluje ona na poziomie 0,89zł. O pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 jest to 1,15 zł. Dla motocykla jest to wartość 0,69 zł.

Zauważ, że dużą pomocą w rejestrowaniu delegacji i rozliczaniu „kilometrówek” okaże się Moduł Pojazdy w Baseline™. To swego rodzaju centrum dowodzenia flotą samochodową, oferujące m.in. dostęp do dokumentacji samochodów, kalendarza rezerwacji czy alertów o płatnościach i terminach przeglądów. Moduł Pojazdy to rozwiązanie, dzięki któremu zmniejszasz ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych opłat związanych z flotą samochodową w Twojej firmie.

Przygotuj się do zmian w kodeksie pracy z platformą Baseline!

2023 rok przynosi znaczące zmiany kodeksu pracy. Aby dobrze się do nich przygotować, skorzystaj z pomocy, jaką zapewni Ci platforma EOD Baseline™, wyposażona między innymi w moduły poświęcone HR oraz flocie samochodowej.