e-Teczka

Archiwizacja dokumentów kadrowych


Bądź gotowy na zmiany w KP, które weszły w życie w styczniu 2019 roku.
Przejdź na elektroniczną formę zarządzania aktami osobowymi Twojego personelu.

scroll

Czym jest e-Teczka?

To innowacyjne narzędzie pozwalające na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Jakie funkcje realizuje e-Teczka Baseline™?

Zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem dotyczącym dokumentacji pracowniczej, przechowywanie teczek kadrowych w wersji elektronicznej musi odbywać się w ściśle określony sposób. Istotnym jest więc zakres, sposób i warunki prowadzenia elektronicznego archiwum, jak również sam sposób wydawania dokumentacji pracownikom.

e-teczka kadrowa
  • Podział na części A,B,C,D oraz podkategorie

    e-Teczka posiada predefiniowany podział na części A,B,C,D. Można niezależnie tworzyć własne podkategorie. czytaj więcej

  • Chronologia i autonumerowanie dokumentów

    Dokumenty w e-Teczkach są, zgodnie z wymogami, autonumerowane i przechowywane w porządku chronologicznym. czytaj więcej

  • Przyjazna wyszukiwarka dokumentów i e-Teczek

    Możesz wyszukiwać e-Teczki za pomocą dowolnych kryteriów. Wbudowana przeglądarka umożliwia automatyczny podgląd obrazu dokumentu. czytaj więcej

  • Obsługa podpisu kwalifikowanego

    Możesz hurtowo podpisywać dokumenty własnym podpisem kwalifikowanym. czytaj więcej

  • Wygodny sposób znakowania i skanowania dokumentów

    Znakowanie kodami QR każdego dokumentu oraz masowe skanowanie znacząco przyspiesza archiwizację danych kadrowych. czytaj więcej

  • Opisywanie dokumentów własnym zestawem danych

    Specjalny widok umożliwia grupowe opisywanie dokumentów wieloma kategoriami metadanych - również własnymi. czytaj więcej

  • Masowy import e-Teczek pracowników

    Po uzupełnieniu pliku szablonu możesz hurtowo zaimportować do systemu wszystkich swoich pracowników. czytaj więcej

Podział na części A,B,C,D
oraz podkategorie

podział e-Teczki na części

Zgodnie z §3. Rozporządzenia, akta osobowe pracownika składają się z 4 części, a każda z nich może zostać dodatkowo podzielona na mniejsze obszary A1, B1, C1 itd.

Od Ciebie zależy ile części bedzie posiadała e-Teczka pracownika.

Chronologia i autonumerowanie dokumentów

numerowanie dokumentów kadrowych

Zgodnie z §4. Rozporządzenia, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Przyjazna wyszukiwarka dokumentów i e-Teczek

wyszukiwarka dokumentów kadrowych

Możesz wyszukiwać e-Teczki lub nawet poszczególne dokumenty za pomocą dowolnych kryteriów opisujących. Wbudowana przeglądarka skanów umożliwia wygodny sposób podglądu elektronicznego obrazu dokumentu bez konieczności zapisywania pliku na dysku.

Istnieje możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień dotyczących dokumentów.

Obsługa podpisu kwalifikowanego

podpis certyfikatem kwalifikowanym

Szczególne wymagania co do sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej precyzuje §11 pkt.1 Rozporządzenia.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest odwzorowywana z postaci papierowej, należy ją opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Wygodny sposób znakowania i skanowania dokumentów

znakowanie dokumentów kadrowych

System Baseline™ jest zintegrowany z drukarką kodów znakujących Brother oraz dowolnym skanerem sieciowym. Znakowanie kodami QR każdego dokumentu oraz masowe skanowanie znacząco przyspiesza archiwizację danych pracowniczych i znacząco ułatwia kontrolę nad całym procesem rejestracji.

Opisywanie dokumentów własnym zestawem danych

opisywanie dokumentów kadrowych

Każdy dokument elektroniczny jest opisywany zestawem metadanych, o którym mowa m.in. w rozdziale 4 Rozporządzenia. Niezależnie od tego, Baseline™ oferuje możliwość tworzenia własnych kategorii, znaczników oraz pól opisujących dokumenty.

Jest to bardzo przydatna cecha umożliwiająca bardziej precyzyjne grupowanie i wyszukiwanie danych w całym zbiorze dokumentów.

Masowy import e-Teczek pracowników

masowy import danych kadrowych

Udostepniamy specjalny szablon w formacie Excel służący do zaimportowania danych o istniejących pracownikach. Po uzupełnieniu pliku szablonu możesz samodzielnie zaimportować do systemu wszystkich pracowników bez konieczności manualnego wprowadzania danych.

Jeżeli posiadasz zeskanowane pliki pdf, możesz je bez problemu opatrzeć podpisem kawalifikowanym i wgrać do systemu Baseline™.

Produkt certyfikowany przez TÜV Nord

Jesteśmy pierwszą firmą w Polsce, która otrzymała certyfikat „Data Protected”. Nasze rozwiązania spełniają rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych.

Spełniamy wymogi RODO i automatyzujemy procesy związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Data protected logo
Data protected logo
Data protected logo

Referencje

brother logo

Światowy dostawca i producent sprzętu
biurowego i elektronicznego z ponad 100-letnią tradycją.

trans.eu logo

Operator największej giełdy transportowej
przetwarzającej ponad 120 mln ofert ładunków rocznie.

promoholding logo

Holding dynamicznych spółek
specjalizujących się w różnych obszarach komunikacji marketingowej.

gls logo

Wiodący dostawca usług kurierskich,
europejski lider jakości w logistyce paczek.

frapol logo

Jeden z największych producentów
i dostawców systemów klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych w Polsce.

charlie food&friends logo

Ogólnopolska sieć restauracji
oferująca naturalne i zdrowe posiłki w formie bufetu Pick&Mix.

copernicus logo

Lider usług finansowych
w zakresie zarządzania majątkiem funduszy inwestycyjnych zamkniętych FIZ.

vision express logo

Lider branży optycznej
posiadający sieć ponad 160 salonów na terenie Polski.

benefit systems logo

Operator systemu kart MultiSport,
lider usług świadczonych na rynku fitness w Polsce i za granicą.

Wypełnij formularz,

aby otrzymać ofertę lub umówić się na prezentację

Baseline Sp. z o.o. Sp. k.
ul. Łagiewnicka 33a
30-417 Kraków
E-mail: kontakt@baseline.pl
Phone: +48 (12) 312 06 51
Mobile: +48 663 366 002

Wiadomość została wysłana - dziękujemy.
imię
telefon
e-mail
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w prawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Baseline Sp. z o.o. Sp. k. podanych w formularzu, w celu uzyskania informacji o ofercie firmy Baseline Sp. z o.o. Sp. k. dotyczącej prezentacji produktu oraz kosztów wdrożenia i utrzymania systemu Baseline™.

Kontakt

Kontakt Baseline

Poznaj naszą ofertę

Dowiedz się jak szybko i skutecznie wdrożyć e-Teczkę Baseline™ w swojej organizacji.

Umów się na prezentację >