Zarządzanie flotą samochodową
w systemie Baseline™

OBSŁUGA FLOTY SAMOCHODOWEJ JESZCZE NIGDY NIE BYŁO TAK PROSTE. DOWIEDZ SIĘ CZYM JEST NOWY MODUŁ POJAZDY

Rejestr pojazdów to integralna część systemu elektronicznego obiegu dokumentów Baseline™. Pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące firmowej floty Każde auto Twojej floty samochodowej jest więc dokładnie opisane za pomocą dedykowanych atrybutów, takich jak między innymi data rejestracji, sposób finansowania czy stali użytkownicy. Rozwiązanie tego typu ułatwia obsługa floty samochodowej w organizacji, co przekłada się na oszczędność pracy i czasu, optymalizację kosztów, a także podniesienie komfortu i bezpieczeństwa eksploatacji służbowej floty.

Ogromną zaletą modułu „Pojazdy” w Baseline™ jest jego dostosowanie do specyfiki wielu różnych biznesów. Może z niego korzystać każda firma, bez względu na obszar swojej działalności Niezależnie od tego, czy dysponujesz osobowymi pojazdami służbowymi, samochodami ciężarowymi, autobusami, czy koparkami, system elektronicznego rejestru znacząco ułatwi Ci nadzorowanie posiadanej floty.

Karty pojazdów można szybko i wygodnie dostosować do rodzaju posiadanych maszyn, przypisując im wybrane atrybuty i niezbędne dokumenty. Co więcej, system obejmuje także funkcję zarządzania rezerwacjami, który usprawnia weryfikację współdzielonych samochodów pod kątem ich dostępności oraz identyfikację kierowców odpowiedzialnych za nie w określonym czasie.

W dalszej części artykułu zapoznamy Cię z najważniejszymi funkcjami Modułu Pojazdy i podpowiemy, jak krok po kroku zacząć z niego korzystać.

MODUŁ POJAZDY W PIGUŁCE. JAKIE KORZYŚCI NIESIE ELEKTRONICZNA OBSŁUGA FLOTY POJAZDÓW?

Celem modułu dedykowanego pojazdom firmowym w Baseline™ jest usprawnienie zarządzania flotą i redukcja pracy administracyjnej. Dzięki automatyzacji kluczowych procesów minimalizuje się ryzyko niespodziewanych kosztów i ułatwia przepływ dokumentów związanych z samochodami służbowymi. Od czego należy zacząć wprowadzanie pozytywnych zmian w swojej organizacji?

1. Dodaj pojazd

W pierwszej kolejności skorzystaj z listy akcji w Baseline™, gdzie znajdziesz opcję dodania pojazdu do rejestru. Do poszczególnych pól formularza wprowadź wymagane dane, starając się, aby były one jak najbardziej szczegółowe. System gromadzi je w 6 podstawowych kategoriach:

• dane podstawowe (m.in. nr rejestracyjny, marka i model pojazdu, data pierwszej rejestracji),
• dane techniczne (m.in. data badania technicznego, przebieg, typ i pojemność silnika, autoryzowany serwis),
• ubezpieczenie (m.in. okres trwania polisy, towarzystwo ubezpieczeniowe, wysokość składki),
• finansowanie (m.in. rodzaj finansowania, kwota zakupu, raty finansowe i serwisowe),
• karta paliwowa (m.in. data ważności karty, numer karty i PIN),
• pozostałe (m.in. rozmiar opon i miejsce ich przechowywania, przebyte naprawy).

2. REJESTR POJAZDÓW – WSZYSTKIE SAMOCHODY SŁUŻBOWE W JEDNYM MIEJSCU

Dodając pojazdy do systemu, tworzysz kompleksowy rejestr obejmujący całą Twoją firmową flotę. W odpowiedniej zakładce modułu znajdziesz listę wszystkich samochodów z przypisanymi atrybutami. Dane obejmują:

• numer rejestracyjny,
• stan (aktywny lub nieaktywny),
• spółkę,
• użytkownika,
• typ silnika,
• markę,
• model,
• rodzaj pojazdu,
• uwagi,
• techniczne uwagi.

Warto zauważyć, że rejestr umożliwia szybki dostęp do bardziej szczegółowych informacji na temat każdego pojazdu. Wystarczy kliknąć w wybrany numer rejestracyjny.

3. LISTA KART PALIWOWYCH – SPRAWNE ZARZĄDZANIE KARTAMI PALIWOWYMI

Karta paliwowa to ciekawe rozwiązanie dla właścicieli flot transportowych i samochodów firmowych. Pozwala bezgotówkowo płacić za tankowanie pojazdów, a także za inne usługi – takie jak myjnia czy przejazdy autostradami. Ułatwia ponadto rozliczenia kosztów w organizacji. Może być wyposażona w funkcję pre-paid z określonym limitem lub odroczonym terminem płatności.

W module dedykowanym pojazdom w Baseline™ wszystkimi kartami paliwowymi możesz zarządzać w jednym miejscu.Wystarczy, że dodasz je do listy, podając ich daty ważności, numer i PIN, operatora oraz użytkownika. Pozwoli Ci to zachować porządek w firmowych wydatkach.

4. ZAKŁADKA „TERMINY” – KALENDARZ NAJWAŻNIEJSZYCH WYDARZEŃ DOTYCZĄCYCH TWOICH AUT

Na podstawie wprowadzonych do rejestru danych system Baseline™ tworzy gotowy kalendarz, obejmujący najważniejsze terminy dotyczące firmowych samochodów.W dedykowanej zakładce modułu znajdziesz listę swoich pojazdów, oznaczonych między innymi numerem rejestracyjnym, nazwiskiem użytkownika, marką oraz modelem. Do każdego auta przypisane będą kluczowe terminy, takie jak:

• ważność polisy ubezpieczeniowej,
• ważność karty paliwowej,
• data badania technicznego,
• termin raty leasingu,
• koniec leasingu,
• koniec ubezpieczenia OC, AC, NNW i Assistance.

W zarządzaniu flotą ważne jest także planowanie oraz organizacja wydarzeń związanych z utrzymaniem maszyn. System Baseline™ nie tylko oznacza zbliżające się terminy etykietą z alertem, ale też pozwala Ci ustawić przypomnienia o nadchodzących wydarzeniach. Dzięki temu nie musisz obawiać się, że zapomnisz o ważnych datach, jak termin ubezpieczenia, ponieważ o każdym przeglądzie, racie czy kończącym się ubezpieczeniu dowiesz się z odpowiedniego powiadomienia.

5. LISTA FAKTUR I LISTA REZERWACJI POJAZDÓW

W module „Pojazdy” znajdziesz także praktyczne funkcje w postaci list faktur oraz rezerwacji. Ta pierwsza pozwoli Ci gromadzić w jednym miejscu wszystkie dokumenty kosztowe związane z firmową flotą. Dzięki temu zawsze dokonasz płatności w terminie i zyskasz możliwość wygodnej optymalizacji wydatków Ta druga z kolei ułatwi codzienną eksploatację samochodów dzięki przypisywaniu pojazdów do konkretnych użytkowników w określonych terminach. Lista rezerwacji to przejrzysty spis uwzględniający przeznaczenie każdego auta w danym czasie i pozwalający uniknąć problemów z dostępnością pojazdów.

6. STATYSTYKI POJAZDÓW

Kolejna zakładka modułu obejmuje statystyki pojazdów, pozwalające na raportowanie użyteczności i opłacalności każdego z nich. Do poszczególnych samochodów przypisane są takie informacje jak dni użytkowania, dni postoju, serwis i różnego rodzaju koszty. Na tej podstawie system tworzy wykresy, które dostarczą Ci wiedzy na temat średniego użycia pojazdów i łącznych kosztów ich eksploatacji. Pozwoli Ci to sprawnie podejmować decyzje dotyczące zakupu nowych aut bądź sprzedaży dotychczasowych.

7. DOSTĘPNOŚĆ POJAZDÓW – KALENDARZ REZERWACJI SŁUŻBOWYCH AUT

Zakładka z dostępnością pojazdów to atrakcyjne rozwiązanie, pozwalające szybko sprawdzić, jakie samochody są do dyspozycji pracowników w danym dniu. Funkcja wykorzystuje informacje dotyczące rezerwacji i generuje przejrzysty kalendarz, który umożliwia weryfikację ich dostępności we wskazanym okresie.

8. KILOMETRÓWKA – SPRAWNY MONITORING SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW

Dodawanie kilometrówek zdecydowanie ułatwia rozliczanie wydatków ponoszonych w związku z użytkowaniem floty samochodowej. Ewidencja przebiegu w systemie pozwala określić:

• datę wyjazdu,
• trasę przejazdu,
• cel podróży,
• liczbę przebytych kilometrów,
• stawkę za 1 km,
• łączną kwotę,
• dodatkowe uwagi.

Takie rozwiązanie pomaga szybko i wygodnie ustalić zwrot kosztów przejazdu w przypadku podróży służbowej. Do każdej kilometrówki przypisany zostaje bowiem zarówno kierowca, jak i pojazd, z którego korzystał.