Zarządzanie flotą samochodową to obowiązek, któremu stawić czoła muszą nie tylko firmy transportowe. Na posiadanie własnych pojazdów decydują się bowiem organizacje z wielu różnych branż. Im bardziej rozbudowana flota, tym większa potrzeba jej monitorowania i sprawnej kontroli. Z naszego artykułu dowiesz się, jak zoptymalizować zarządzanie firmowymi samochodami!
Zarządzanie flotą samochodową – na czym polega?
Zarządzanie firmową flotą samochodową obejmuje swoim zakresem wiele różnych aspektów, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa pojazdów oraz optymalizacja generowanych przez nie kosztów. Im więcej aut w organizacji, tym większy nakład pracy niezbędnej do ich monitorowania i kontroli. Konieczne staje się więc zatrudnienie odpowiednio wyszkolonych kierowców i zaopatrzenie firmy w profesjonalne narzędzia.
W ramach zarządzania samochodami służbowymi każda organizacja powinna zajmować się takimi aspektami jak:
- zakup odpowiednich pojazdów i ich obsługa techniczna – samochody muszą być dostosowane do specyfiki biznesu i eksploatowane zgodnie z możliwościami firmy,
- organizacja pracy kierowców – system przydzielający auta pracownikom, nadzorujący czas jazdy i umożliwiający rozliczanie kilometrówek to gwarancja bezpieczeństwa oraz komfortu pracy,
- monitorowanie lokalizacji samochodów – zabezpiecza auta przed kradzieżą i umożliwia kontrolę sprawności przejazdów,
- nadzorowanie stanu liczników – pozwala stwierdzić, czy pojazdy nie są eksploatowane zbyt intensywnie,
- kontrola zużycia paliwa – ułatwia optymalizację kosztów firmowych,
- nadzorowanie ewentualnych szkód powstałych wskutek zdarzeń komunikacyjnych – obejmuje zgłaszanie i rozliczanie różnego rodzaju usterek,
- kontrola przepływu towarów – pozwala na sprawne zarządzanie transportowanymi zasobami,
- sprzedaż wyeksploatowanych pojazdów – gwarantuje dobry stan floty i optymalizację ponoszonych kosztów,
- nadzór nad terminami przeglądów – właściwy system przypomina o zbliżających się kontrolach wszystkich firmowych pojazdów,
- prowadzenie rejestru użytkowników aut – pozwala na szybką i wygodną identyfikację pracowników korzystających z pojazdów służbowych,
- opłacanie faktur kosztowych – system elektronicznego obiegu dokumentów księgowych powinien gwarantować terminowe spłaty i łatwe monitorowanie wydatków w firmie,
- zarządzanie złożoną dokumentacją floty – gwarantuje zgodność z przepisami prawa i ułatwia rozliczanie kosztów.
Jak więc widzisz, zarządzanie flotą dotyczy nie tylko aspektów związanych bezpośrednio z samochodami, ale także kwestii prawnych. Te przejawiają się natomiast w złożonej dokumentacji, której kontrola może okazać się dla Twojej firmy największym wyzwaniem. Zastanawiając się nad sposobem zarządzania pojazdami służbowymi, warto zatem zaopatrzyć się w profesjonalny system elektronicznego obiegu dokumentów, wyposażony w specjalny moduł odpowiedzialny za firmową flotę.
W jaki sposób usprawnić system zarządzania pojazdami firmowymi?
Do sprawnego zarządzania flotą w organizacji potrzebne są dwa elementy. Pierwszy to pracownik lub pracownicy na stanowisku fleet managera. Funkcję tę mogą pełnić osoby z pionu administracyjnego lub ktoś z firmy zewnętrznej. Decyzja powinna zależeć od wielkości floty, specyfiki biznesu oraz kompetencji personelu.
Drugi element to z kolei zaawansowany system monitorowania pojazdów. Umożliwia on śledzenie tras samochodów, informuje o zużyciu paliwa i pozwala na prowadzenie szczegółowej ewidencji przejazdów. Służy do zarządzania wszystkimi wymienionymi wcześniej aspektami, co skutkuje optymalizacją eksploatacji floty oraz generowanych przez nią kosztów.
Jednym z dostępnych na rynku rozwiązań jest system obiegu dokumentów Baseline, dysponujący specjalnym modułem do zarządzania flotą pojazdów. Pozwala on na automatyzację kluczowych procesów związanych z nadzorowaniem samochodów, zmniejszając ilość pracy administracyjnej i zabezpieczając firmę przed niespodziewanymi kosztami.
Elektroniczne przechowywanie dokumentów – dokumentacja pojazdów w jednym miejscu
Moduł Pojazdy w Baseline opiera się na kartach, które gromadzą wszystkie informacje na temat służbowych samochodów, budując ich kompletną historię. Każdy z nich opisany jest dedykowanymi atrybutami – takimi jak między innymi data rejestracji, forma finansowania (np. kredyt, leasing, najem itp.), użytkownicy, a nawet… miejsce przechowywania opon zapasowych. Dochodzi do tego także karta ubezpieczenia, w której przechowywane są informacje na temat polisy. Pozwala to na śledzenie zmian w ofertach na przestrzeni czasu.
Jedna z największych zalet Moduł Pojazdy polega na jego zintegrowaniu z pozostałymi komponentami systemu Baseline. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie dane dotyczące floty samochodów można szybko i wygodnie połączyć z działającym już obiegiem dokumentów. To z kolei pozwala na przypisywanie do aut zamówień, umów, zgłoszeń serwisowych czy faktur – za paliwo, leasing bądź naprawy.
Jak widzisz, dedykowany flocie Moduł Pojazdy w Baseline to gwarancja przechowywania wszystkich kluczowych dokumentów w jednym miejscu oraz ich swobodnego przepływu między poszczególnymi działami organizacji. Dzięki takiemu innowacyjnemu rozwiązaniu fleet manager nie musi martwić się archiwizowaniem i przekazywaniem różnego rodzaju umów, zamówień czy faktur kosztowych, ponieważ automatycznie włączane są one w elektronicznym obiegu dokumentów.
Zmniejsz ryzyko niespodziewanych kosztów za samochody służbowe
Moduł Pojazdy w Baseline to nie tylko łatwy dostęp do dokumentów i sprawny przepływ informacji. To także praktyczne funkcje automatyzacji kluczowych procesów biznesowych w firmie. Mowa między innymi o możliwości ustawienia różnego rodzaju powiadomień i alertów, które w odpowiednim momencie poinformują Cię o zbliżających się terminach płatności, nadchodzących przeglądach samochodów czy wygasających ubezpieczeniach. Zminimalizujesz w ten sposób ryzyko przeoczenia istotnych wydarzeń i zobowiązań.
Jak łatwo się domyślić, takie rozwiązanie to gwarancja optymalizacji firmowych wydatków. Staje się ona szczególnie zauważalna w przypadku bardzo rozbudowanej floty pojazdów, która może generować duże koszty. Przekraczając dopuszczalne terminy, narażasz się bowiem na wysokie mandaty oraz grzywny, niepotrzebnie obciążające Twój budżet. Elektroniczny system obiegu dokumentów oraz związana z nim automatyzacja pozwalają Ci natomiast uniknąć tego zbędnego ryzyka i wygodnie kontrolować wszelkie wydatki związane z firmową flotą.
Dążąc do optymalizacji kosztów wynikających z użytkowania samochodów służbowych, warto mieć na uwadze nowy taryfikator mandatów, który zaczął obowiązywać w 2022 roku. Dziennikarze i komentatorzy są zgodni co do tego, że wprowadza on prawdziwie europejskie stawki na polskie drogi. Oznacza to znacznie wyższe kary dla kierowców i właścicieli pojazdów, którzy łamią przepisy.
Najwięcej emocji wzbudzają mandaty za przekraczanie dopuszczalnej prędkości – wynoszą one obecnie od 50 do nawet 5000 zł. Maksymalna wysokość kary wzrosła zatem 10-krotnie, a grzywny nakładanej przez sąd 6-krotnie: z 5000 do aż 30 000 zł. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie flotą powinny także pamiętać o mandatach wynikających na przykład z braku aktualnych przeglądów technicznych. W przypadku nieważnych badań UDT (wind samochodowych) kara może wynieść nawet 5000 zł.
EOD – sposób na oszczędność czasu
Obieg e-dokumentów w zakresie floty pojazdów pozwoli Ci zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale także czas. Dzięki funkcji rezerwacji samochodów w Baseline szybko przydzielisz je do poszczególnych użytkowników, a w razie potrzeby zweryfikujesz tożsamość kierowców. Otrzymasz również dostęp do zaawansowanych statystyk i zestawień, które poinformują Cię między innymi o poziomie użyteczności pojazdów współdzielonych, czasie spędzonym w serwisach oraz kosztach eksploatacji.
Z odpowiednim systemem elektronicznego obiegu dokumentów nie musisz przejmować się przekazywaniem dokumentów papierowych do właściwych działów, ich kopiowaniem czy podpisywaniem. Wszystkie kluczowe procesy zachodzą automatycznie, co redukuje ilość niezbędnej pracy, przekładając się na oszczędność czasu i optymalizację kosztów. Warto wspomnieć także o możliwości spersonalizowania modułu zgodnie z własnymi potrzebami. Z łatwością dostosujesz go do rodzaju zarządzanej floty, specyfiki swojego biznesu oraz struktury organizacji. Integrując go z pozostałymi elementami systemu Baseline, usprawnisz prace administracyjne i stworzysz środowisko przyjazne użytkownikom.
Jeśli szukasz sposobu na skuteczne zarządzanie flotą w swojej organizacji, zapoznaj się ze wszystkimi funkcjami systemu Baseline, wyposażonego w intuicyjny Moduł Pojazdy!
Zespół Baseline
