Kancelaria prawna to złożona organizacja, zarządzanie którą wymaga skutecznych działań w wielu różnych obszarach. Aby efektywnie rozdzielać zadania w zespole, wystawiać faktury i monitorować postępy w realizacji celów, powinna ona wdrożyć kompleksowy program do obsługi przedsiębiorstwa. Wszystkie niezbędne z perspektywy tego biznesu funkcje posiada system Baseline. W naszym artykule podpowiemy Ci, jak wykorzystać go do zarządzania dużą kancelarią prawną!
Skuteczne zarządzanie kancelarią prawną
Do obsługi kancelarii prawnej, która zatrudnia powyżej 8 osób, konieczny jest nie tylko efektywny obieg dokumentów, ale także inteligentne zarządzanie zespołem czy projektami. Wiele organizacji używa różnych systemów do nadzorowania poszczególnych aspektów biznesu, nie zdając sobie nawet sprawy z popełnionego błędu. Dzieląc kluczowe dla firmy operacje pomiędzy kilka programów, ryzykujesz mianowicie brak spójności w działaniach. W efekcie możesz stracić sporo czasu i pieniędzy na nieefektywne próby uporządkowania codziennej pracy w swojej kancelarii.
Sprawne zarządzanie różnymi aspektami działalności to bez wątpienia największe wyzwanie kancelarii prawnych. Warto jednak zdawać sobie sprawę także z innych potencjalnych problemów, w których rozwiązaniu może pomóc kompleksowe oprogramowanie. Chodzi o takie kwestie jak między innymi:
-
sprawna komunikacja – zarówno wewnątrz kancelarii, jak i na zewnątrz (np. z kontrahentami, klientami itd.),
-
bezpieczeństwo przetwarzanych danych,
-
precyzyjne rozliczanie pracy i fakturowanie kosztów,
-
budowa relacji z nowymi klientami i utrzymywanie kontaktów z dotychczasowymi,
-
monitorowanie czasu pracy,
-
kontrola rentowności projektów,
-
automatyzacja kluczowych zadań kancelarii.
Baseline – zintegrowany program do zarządzania kancelarią prawną. Poznaj zalety jego użytkowania!
Aby zadbać o wszystkie powyższe aspekty działalności, w firmie należy wdrożyć najlepszy program dla kancelarii prawnych, czyli system Baseline. Pozwoli Ci on zadbać o efektywność pracy zespołu, sprawny kontakt z klientem i skuteczne zarządzanie projektami. Oprogramowanie zagwarantuje Ci bowiem dostęp do takich funkcji jak między innymi:
- rejestracja spraw z możliwością dodawania załączników,
- rejestracja czasu pracy dla wszystkich spraw, klientów oraz zadań,
- możliwość filtrowania i wyszukiwania spraw po autorze, nazwie, słowach kluczowych itd.,
- generowanie raportów z każdej sprawy (obejmujących datę, czas i opis czynności, a także ich wykonawców oraz waluty),
- integracja z Outlookiem, pozwalająca na przypisywanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej do wybranych spraw,
- zarządzanie uprawnieniami do każdej sprawy,
- raportowanie czasu pracy prawników, pozwalające generować okresowe raporty,
- możliwość usunięcia dokumentacji dla wybranych pracowników,
- zapisywanie dużych plików (powyżej 15 MB),
- przypisywanie kontaktów do spraw,
- zamykanie spraw, uniemożliwiające ich dalszą edycję,
- zarządzanie rozbudowaną księgowością – system pozwala m.in. przypisać stawkę do sprawy, wystawiać faktury i prowadzić ich rejestr, ustawić przypomnienia dla rozliczeń, generować rozmaite raporty, oznaczać faktury jako zapłacone bądź niezapłacone i kontrolować ich saldo.
Jak widzisz, Baseline to kompleksowy program dla kancelarii, łączący kluczowe funkcje wszystkich systemów do zarządzania biznesem. Pozwala skutecznie unikać kosztownych błędów i optymalizować czas pracy.
TUTAJ PRZECZYTASZ WIĘCEJ O FUNKCJONALNOŚCI ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW
Najczęstsze błędy kancelarii prawnych – jak ich uniknąć dzięki Baseline?
Wiele kancelarii prawnych nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że niektóre zadania – zwłaszcza te związane z zarządzaniem dokumentami – można zoptymalizować. Wystarczy sięgnąć po system Baseline, który pomoże Ci wyeliminować następujące błędy:
Obsługa dokumentów w formie papierowej lub przez pocztę e-mail
Jeśli dokumenty przetwarzane są w tradycyjnej formie, utrudnia to komunikację zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią. Ogranicza też obieg pism do procesu ich archiwizowania, co uniemożliwia przypisywanie dokumentacji do bieżących spraw. Wdrożenie systemu EOD pozwoli natomiast na jej swobodną dystrybucję po kancelarii, automatyczne powiązanie każdego dokumentu ze sprawą czy oznaczanie ważnych dat, które go dotyczą. Możliwość ustawiania powiadomień pomoże użytkownikom w terminowej obsłudze pism.
Rozliczanie pracy prawników na podstawie ręcznie wystawianych faktur
Takie zachowanie stwarza ryzyko pomyłek i utraty części przychodu. Uniemożliwia też realną ocenę rentowności prowadzonych spraw. Program Baseline posiada jednak wbudowany mechanizm rejestrowania czasu pracy, na podstawie którego system może automatycznie wystawiać faktury. Narzędzie pozwala także na swobodne modyfikacje wykazu poprzez m.in. przypisywanie stawek do określonych czynności, ukrywanie niektórych elementów czy opisywanie i edycję. Wygenerowane w ten sposób faktury zostaną przesłane bezpośrednio do kontrahentów. Nie ma tu więc miejsca na żadną pomyłkę.
Zarządzanie projektami w niekompletnym systemie
Używanie programów, które nie posiadają wielu przydatnych funkcji (takich jak obsługa dokumentów kosztowych, fakturowanie czy zarządzanie pismami) zwiększa ilość wykonywanej pracy, utrudnia kontrolę rentowności i stwarza ryzyko występowania błędów w projektach. Do zarządzania kancelarią prawną potrzebne są bowiem albo dodatkowe systemy, albo rozbudowane arkusze kalkulacyjne. Korzystając z Baseline, masz z kolei gwarancję, że wszystkie dokumenty – niezależnie od rodzaju – przypisane są do konkretnych projektów. Ułatwia to kontrolę ich rentowności i usprawnia prace Twojej kancelarii.
Korzystanie z szablonów dokumentów
Z powodu niepełnej automatyzacji pracy z dokumentami Twoja kancelaria traci cenny czas. Konieczne bowiem staje się podmienianie podstawowych danych w każdym wygenerowanym formularzu. Baseline odwraca jednak ten proces, pozwalając na tworzenie pism na podstawie danych wprowadzonych do danego projektu. Dzięki temu kluczowe informacje zaciągane są automatycznie, choć w razie potrzeby nadal można je edytować. Gotowe dokumenty mogą być też z poziomu systemu automatycznie wysyłane.
Archiwizacja dokumentów w formie papierowej lub w publicznej chmurze
Z powodu niepełnej automatyzacji pracy z dokumentami Twoja kancelaria traci cenny czas. Konieczne bowiem staje się podmienianie podstawowych danych w każdym wygenerowanym formularzu. Baseline odwraca jednak ten proces, pozwalając na tworzenie pism na podstawie danych wprowadzonych do danego projektu. Dzięki temu kluczowe informacje zaciągane są automatycznie, choć w razie potrzeby nadal można je edytować. Gotowe dokumenty mogą być też z poziomu systemu automatycznie wysyłane.
Nieodpowiedni system zabezpieczeń może prowadzić do wycieków bezcennych danych. To z kolei często przekłada się na straty finansowe i wizerunkowe. Właśnie dlatego Baseline oferuje hosting aplikacji w profesjonalnym centrum przetwarzania. Wszystkie informacje przechowywane są w dwóch różnych lokalizacjach geograficznych, co minimalizuje ryzyko wpływu sytuacji losowych na bezpieczeństwo danych. Oprogramowanie chronione jest dodatkowo szeregiem zabezpieczeń i posiada certyfikat TUV NORD.
Brak programu do zarządzania klientami
Brak odpowiedniego CRM-u utrudnia weryfikację potencjalnych i aktualnych klientów, zmniejszając liczbę obsługiwanych spraw i komplikując organizację pracy personelu. Czasami kancelaria używa takiego systemu, ale stanowi on osobny program, przez co traci się sporo czasu. Dzięki programowi Baseline z łatwością zbudujesz kompleksowy projekt sprzedażowy, w ramach którego można zarejestrować wszystkich potencjalnych klientów. System pozwala dodatkowo wprowadzić do rejestru dowolne zdarzenia, oferty i terminy, dzięki czemu zachowasz pełną kontrolę nad kontaktami biznesowymi oraz zawieranymi umowami.
Więcej o błędach we wdrożeniach EOD przeczytasz w artykule: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – najczęstsze błędy na etapie wdrożenia. Jak ich uniknąć?
Baseline – system dostosowany do potrzeb Twojej kancelarii!
Baseline to znakomite rozwiązanie dla każdej dużej kancelarii, która potrzebuje systemu do kontrolowania swoich danych, zadań oraz klientów. Stanowi unikalne na polskim rynku oprogramowanie, z którego możesz korzystać zarówno przez przeglądarkę internetową, jak i przez aplikację mobilną. Dzięki optymalizacji kluczowych czynności, związanych z nimi wydatków oraz pracy zespołu, z powodzeniem usprawnisz swój biznes, dostosowując jakość świadczonych usług do rosnących potrzeb współczesnych konsumentów. Sięgnij więc po Baseline i dynamicznie rozwijaj swoją kancelarię prawną!
Zobacz również https://www.baseline.pl/obieg-faktur/
Zespół Baseline
