Elektroniczny obieg faktur kosztowych

Czym jest Elektroniczny Obieg Faktur?

Elektroniczny Obieg Faktur to część wielomodułowego oprogramowania, która umożliwia zarządzanie fakturami kosztowymi w formie papierowej i elektronicznej. Nasz system pomoże Ci z łatwością uporządkować dokumentację finansową, usprawnić proces akceptacji faktur, przyporządkować fakturę do danego projektu lub centrum kosztowego oraz zarchiwizować ją, bez obawy przed utratą danych.

Jak mogę skorzystać z integracji z KSeF?

Elektroniczny Obieg Faktur posiada integrację z KSeF. Dla naszych obecnych Klientów jest ona dostępna bezpłatnie w ramach usługi aktualizacji oprogramowania. Integracja całkowicie automatyzuje pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur, pomaga zarządzać ich obiegiem, prezentuje widok dokumentu w przyjazny dla użytkownika sposób. Co więcej, system Baseline™ nadal wspiera automatyzację skanowania i OCR-owania innych dokumentów finansowych, które nie znajdują się w KSeF takich jak faktury zagraniczne czy noty.

Czy system Elektronicznego Obiegu Faktur jest zintegrowany z programem księgowym ERP?

Tak, nasz system posiada zaawansowane mechanizmy pozwalające na zintegrowanie się z zewnętrznym programem ERP w zakresie eksportu faktur, kontrahentów czy płatności.

Jak wygląda proces wdrożenia Elektronicznego Obiegu Faktur?

Na początku naszych działań przeprowadzamy analizę przedwdrożeniową, podczas której rozmawiamy z klientem o jego potrzebach oraz procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Staramy się każdorazowo dopasować nasz system w jak największym stopniu do indywidualnych potrzeb biznesowych organizacji. Dlatego dzielimy się wiedzą i doradzamy najbardziej optymalne rozwiązania. Po analizie rozpoczynamy proces dostosowania oprogramowania, zaangażowanie Klienta jest na tym etapie ograniczone. Testy odbioru odbywają się na systemie, który został odpowiednio przygotowany, a elektroniczny obieg faktur zamodelowany zgodnie z założeniami analizy przedwdrożeniowej. Klient po wstępnym przeszkoleniu ma czas aby przetestować system oraz podzielić się z nami swoimi spostrzeżeniami i uwagami dotyczącymi funkcjonalności wdrożonych procesów, które każdorazowo skrupulatnie analizujemy i wspieramy go w ramach tzw. asysty wdrożeniowej. Szkolenie końcowe i wdrożenie produkcyjne zamyka tą część projektu, a otwiera nowy rozdział pt. wsparcie serwisowe.

Czy Elektroniczny Obieg Faktur można przetestować przed wdrożeniem?

Wdrożenie systemu obiegu faktur poprzedza proces, który pozwala nam ustalić, jakie potrzeby posiada Klient, a to wszystko po to, aby dopasować system do indywidualnych procesów zachodzących w organizacji. Zanim system zostanie wdrożony na stałe w organizacji, poprzedza go proces tekstów odbioru. W tym czasie użytkownicy końcowi, w odgórnie ustalonym okresie, korzystają z wdrożonych procesów elektronicznego obiegu faktur symulując jego produkcyjne wykorzystanie. Starają się sprawdzić, jakie przeszkody zostały zauważone podczas użytkowania i co jeszcze należałoby ulepszyć w obsłudze programu. Dopiero po okresie próbnym i akceptacji Klienta, wdrażamy produkcyjnie system w całej organizacji.

Jakie 3 narzędzia najbardziej wpłyną na usprawnienie klasycznego obiegu faktur kosztowych w firmie?

a) SYSTEM ELEKTRONICZNEGO OBIEGU FAKTUR
Pierwsze narzędzie to dobry i elastyczny Elektroniczny Obieg Faktur, który powinien precyzyjnie odwzorowywać strukturę organizacyjną firmy oraz poszczególne ścieżki procesowe. Dzięki takiemu podejściu mamy pewność, iż wszystkie dokumenty trafiają do adresatów na czas, bez ryzyka utraty lub zagubienia. Konsekwencje zagubienia dokumentu potrafią, zazwyczaj po czasie, wygenerować spory problem dla każdej organizacji, zwłaszcza jeżeli zawierają one dane osobowe i wpadną w niepowołane ręce. Wdrożenie takiego systemu powinno zostać poprzedzone dokładną analizą potrzeb, weryfikacją procesów biznesowych i docelowo zaprojektowaniem poszczególnych elementów wdrożenia. Jest to jeden z kluczowych etapów całego projektu.
Elektroniczny Obieg Faktur powinien zapewniać możliwość współpracy z innymi ważnymi i stosowanymi w przedsiębiorstwie narzędziami pracy codziennej oraz tzw. programami dedykowanymi (programy księgowe, magazynowe). Jest to kluczowe z punktu widzenia przepływu informacji w firmie oraz zapewnienia spójności danych w każdym obszarze funkcjonowania organizacji.
Na koniec, istotnym kryterium jest bezpieczeństwo systemu, wedle którego powinniśmy uzyskać 100% pewności, że nasze dane oraz dane naszych klientów po prostu są bezpieczne, zawsze dostępne i przede wszystkim spójne. Ochronie powinny podlegać nie tylko same dane, ale również przepływ informacji pomiędzy systemami oraz cała komunikacja na linii klient-serwer. Dlatego też zabezpieczenie systemu nie powinno opierać się wyłącznie na mechanizmach, gdzie wykorzystywany jest wyłącznie login oraz hasło. Dobrze zabezpieczony system elektronicznego obiegu dokumentów to system oparty na dwuskładnikowych mechanizmach uwierzytelnienia.
Decydując się więc na konkretne narzędzie, upewnijmy się, iż posiada ono sprawdzone mechanizmy ochrony przed zagrożeniami, które zostały zweryfikowane przez niezależny podmiot zajmujący się profesjonalnie ochroną danych w obszarze IT. Od dawna na rynku funkcjonują wytyczne i standardy w dziedzinie bezpieczeństwa, które są respektowane na całym świecie.

b) SKANER DOKUMENTÓW
Drugie narzędzie w zakresie Elektronicznego Obiegu Faktur, które rekomenduję, to dobrze skonfigurowany skaner dokumentów. Na rynku są dziś dostępne modele, począwszy od małych i mobilnych skanerów, aż po duże urządzenia wielofunkcyjne (co ciekawe te wciąż mają ogromny i niewykorzystany potencjał przy wsparciu obiegu faktur w firmie, a mimo to najczęściej służą jako kopiarki w obiegu tradycyjnym).
Należy zwrócić uwagę, aby skaner posiadał tzw. szybę, czyli możliwość skanowania pierwszej strony zbindowanego dokumentu lub grubej koperty. Skanery biurkowe nie sprawdzą się w tego typu czynnościach.
Wybierając urządzenie upewnijmy się, iż posiada ono ochronę gwarancyjną (najlepiej site-to-site) oraz dedykowany interfejs pozwalający na zapisanie tzw. skrótów klawiszowych, dzięki którym codzienne, powtarzalne czynności związane ze skanowaniem faktur nie będą zajmować cennego czasu.
Ciekawą pozycję stanowią urządzenia Brother, które posiadają elastyczny interfejs BSI usprawniający do granic możliwości proces digitalizacji. Skaner dokumentów to doskonałe udogodnienie każdego nowoczesnego systemu księgowości, ułatwiające pracę i pozwalające zaoszczędzić dużo czasu.

c) DRUKARKA KODÓW QR
Trzecim narzędziem, w jakie warto wyposażyć nasz sekretariat, są drukarki kodów QR. Kompaktowy rozmiar „naklejek” jednoznacznie przypisze każdy skan do dokumentu w systemie oraz zlikwiduje problemy z separowaniem plików pustymi stronami przed położeniem na skaner. Takie podejście skutecznie rozdziela poszczególne faktury – niezależnie od tego, ile mają stron oraz ile dokumentów będziemy chcieli zeskanować jednocześnie.
Wykorzystanie etykiet samoprzylepnych daje nam jeszcze jedną ważną korzyść – pozwala zaprogramować obieg faktury w taki sposób, aby operator nie musiał dekretować ich ręcznie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której codziennie do firmy spływa kilkaset pism do różnych osób. Możemy proces zautomatyzować poprzez zaprojektowanie obiegów dla poszczególnych typów faktur, a kod QR pozwoli na skuteczne odseparowanie i skierowanie faktur w systemie do osób, które powinny takie pismo otrzymać. Dlatego też każdy szanujący się System Obiegu Faktur powinien bezwzględnie posiadać taką opcję w swojej ofercie.