Elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

Najbardziej innowacyjny obieg dokumentów i modułowa platforma do kontroli procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.

Najbardziej zautomatyzowany obieg dokumentów

Innowacyjny obieg dokumentów w pełni wykorzystujący potencjał integracji z urządzeniami biurowymi. Baseline™ automatyzuje pracę Sekretariatu, porządkuje obieg faktur i korespondencji oraz pomaga rozwiązywać codzienne problemy z obsługą dokumentów.

Zobacz makietę lub

Wybrane wdrożenia Obiegu Dokumentów

Inter-Car Silesia
Klient:
Inter-Car Silesia
Poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów usprawniliśmy proces obieg informacji (...)
czytaj dalej
Corab
Klient:
Corab
Zwiększyliśmy efektywność zespołu handlowego i poprawiliśmy system prognozowania wyników
czytaj dalej
Wro-System
Klient:
Wro-System
Baseline™ w dużej mierze usprawnił proces obiegu dokumentacji i zarządzania projektami (...)
czytaj dalej
REJESTR PISM PRZYCHODZĄCYCH

  • centralny rejestr pism przychodzących
  • pobieranie kontrahentów z GUS
  • obsługa i numeracja spraw
  • OCR i wyszukiwanie pełnotekstowe dokumentów
  • rejestrowanie pism poufnych
  • znakowanie pism kodami 2D (QR)
  • rejestrowanie dokumentów z e-mail
  • skanowanie wielu dokumentów jednocześnie
REJESTR FAKTUR KOSZTOWYCH

  • rejestr faktur kosztowych i zakupowych
  • inteligentny wielojęzykowy OCR
  • automatyczna weryfikacja aktywnych płatników VAT
  • rozksięgowywanie kosztów na MPK i Projekty
  • szybka akceptacja faktur na telefonie
  • rejestrowanie faktur z poczty e-mail
  • znakowanie faktur kodami 2D (QR)
  • integracja z bankiem
  • eksport do systemu księgowego
KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA

  • rejestr pism i przesyłek wychodzących
  • integracja z usługą e-Nadawca Poczty Polskiej
  • obsługa i zamawianie kuriera
  • znakowanie przesyłek kodami 2D
  • skanowanie dokumentów wychodzących
  • automatyzacja masowej wysyłki faktur
PROJEKTOWANIE SZABLONÓW

  • możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów (pisma, wnioski, umowy, oferty, zamówienia)
  • graficzny kreator tworzenia ścieżek obiegu
  • generowanie umów z szablonu (do formatu .pdf lub .docx)
  • projektowanie własnych wydruków
  • tworzenie własnych szablonów powiadomień
INTEGRACJE Z SYSTEMAMI ZEWN.

  • możliwość obustronnej integracji z systemami księgowymi
  • eksport faktur do SAP, NAV, Optima, Symfonia, Subiekt GT, Wapro i innych
  • bezpośrednia integracja z modułem budżetowania i rejestrem umów
  • pobieranie kontrahentów z bazy GUS
  • integracja z bazą podatników VAT
  • integracja z bankowością elektroniczną
  • wbudowana obsługa skrzynek pocztowych dla faktur
RAPORTY I POWIADOMIENIA

  • biblioteka gotowych raportów
  • kreator tworzenia własnych zestawień i wykresów
  • powiadomienia o upływających terminach realizacji zadań
  • obsługa kalendarza spraw
  • dashboardy użytkowników
  • eksport do formatu Excel

Rozwiązania biznesowe
z wykorzystaniem urządzeń

Tworzymy dedykowane rozwiązania, które bazują na integracji urządzeń z oprogramowaniem. Stale odkrywamy nowe dziedziny i zastosowania dla produktów Baseline.

Dowiedz się więcej

Mobilność w standardzie

Aplikacja mobilna na Androida oraz iOS umożliwia pracę z dokumentami na odległość. Odkryj możliwość akceptacji faktur i wniosków bez konieczności otwierania komputera.

Dowiedz się więcej

Android logo Android iOS logo iOS

Bezpieczeństwo

Jesteśmy pierwszą firmą w Polsce, która otrzymała certyfikat „Data Protected”. Nasze rozwiązania spełniają rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – co nas wyróżnia?

1. Baseline™ to system obiegu dokumentów zbudowany w oparciu o lekką technologię www i najlepsze praktyki UX. Jest maksymalnie przejrzysty i intuicyjny. Do jego prawidłowego funkcjonowania wymagany jest wyłącznie serwer z systemem operacyjnym Windows – żadnych dodatkowo instalowanych komponentów i licencji. W większości przypadków korzystamy z darmowej wersji silnika bazy danych SQL Server Express.
2. Obieg dokumentów Baseline™ współpracuje z urządzeniami biurowymi wielu producentów. Jako jedyny tego typu Partner technologiczny firmy Brother, w ramach wdrożenia dostarczamy sprawdzony i niezawodny sprzęt biurowy w atrakcyjnych cenach. Pomagamy skonfigurować urządzenia w taki sposób, aby użytkownicy byli w najwyższym stopniu wyręczani w codziennych operacjach.
3. Stosujemy rozwiązania sieciowe w oparciu o Ethernet / Wi-fi w miejsce stałych połączeń poprzez port LPT. Stosujemy znakowanie kodami QR w miejsce standardowych i nieergonomicznych kodów kreskowych. Obsługujemy skanowanie wielu pism jednocześnie bez konieczności oddzielania dokumentów pustymi stronami lub kodami z banderoli. Drukarki kodów mogą być współdzielone przez wielu użytkowników pracujących w tym samym pomieszczeniu.
4. Elektroniczny Obieg Dokumentów posiada wbudowany i intuicyjny kreator schematów workflow, formularzy i raportów. Lokalny Administrator może w dowolnej chwili modyfikować istniejące procesy lub tworzyć nowe ścieżki bez konieczności angażowania dostawcy oprogramowania. Pozwala to w znaczy sposób ograniczyć koszty utrzymania i rozwoju systemu. W tym przypadku nie ma konieczności używania i nauki obsługi zewnętrznych programów typu BPMN.
5. Obsługujemy procesy dotyczące wielu spółek w jednym systemie. Przetwarzamy skomplikowane matryce uprawnień, wspieramy wielojęzykowość. Posiadamy jako nieliczni na rynku mechanizm, który OCR-uje faktury bez konieczności jego „uczenia”. Odczytujemy również pozycje faktury jak i same podsumowania. Obsługujemy wyszukiwanie pełnotekstowe Full-Text Search w ramach całej bazy dokumentów – umożliwia to wyszukanie danego pisma po tzw. frazie w treści.
6. Baseline™ automatyzuje codzienne czynności: pobiera dane kontrahentów z bazy GUS i VIES, weryfikuje statusy podatników VAT i ich konta bankowe, pobiera aktualne kursy walut NBP, przygotowuje i wysyła zlecenia do banku, OCR-uje faktury, współpracuje z e-Nadawca Poczty Polskiej i śledzi przesyłki, kontroluje terminy zadań i wysyła powiadomienia do użytkowników systemu.
7. Każdy rozpoczęty obieg dokumentu posiada czytelną, graficzną postać procesu. Dzięki temu użytkownik jest od razu zorientowany, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument, jaki jest jego status oraz do kogo jest on przypisany w ramach obiegu.
8. Jesteśmy zintegrowani z wieloma dostawcami popularnych systemów ERP. W ramach obiegu faktur, wszystkie zatwierdzone i zadekretowane dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu księgowego. Z kolei do Baseline™ trafia informacja zwrotna o tym czy dana faktura została opłacona.
9. Obieg Dokumentów Baseline™ posiada wbudowanego klienta poczty e-mail. Automatycznie odczytuje wiadomości ze skrzynki pocztowej i automatyzuje proces wprowadzania dokumentów i faktur na dziennik podawczy.
10. Moduł Sekretariat umożliwia rejestrację Korespondencji wychodzącej. Jesteśmy w pełni zintegrowani z usługą e-Nadawca Poczty Polskiej wykorzystując dostępne API operatora, a nie zwykły import przesyłek. Przesyłki są rejestrowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, a następnie wysyłane do e-Nadawcy. Dla każdej przesyłki pobierane są etykiety listowe oraz statusy doręczeń z opcją śledzenia korespondencji.
11. Obieg dokumentów umożliwia zarządzanie Sprawami spółki. Pozwala na porządkowanie tematów, które toczą się w firmie w powiązaniu z obiegiem dokumentów przychodzących i wychodzących.
12. Pomagamy archiwizować dokument papierowe. Nasz Partner biznesowy świadczy usługi archiwizacji dokumentacji papierowej, wspiera procesy digitalizacji i parametryzacji archiwum elektronicznego. System Baseline™ posiada wbudowany moduł zamawiania oryginałów dokumentów z archiwum.

Jak znaleźć odpowiedni System obiegu dokumentów?

Decydując się na konkretne narzędzie, upewnijmy się na samym początku, iż posiada ono sprawdzone mechanizmy ochrony przed zagrożeniami. Od dawna na rynku funkcjonują wytyczne i standardy w dziedzinie bezpieczeństwa, które są respektowane na całym świecie. Niestety nie każdy producent systemu obiegu dokumentów dba o to, aby stosować i regularnie weryfikować poziom zabezpieczeń istotny dla swoich produktów. Nie chcielibyśmy przecież, aby nasze dane (w tym dane osobowe) były dostępne dla niezautoryzowanych użytkowników lub wyciekły poza organizację.

Jakie kryteria funkcjonalne powinien posiadać dobry System Elektronicznego Obiegu Dokumentów?

a) Szybka wyszukiwarka dokumentów
To co zajmuje najwięcej czasu to wyszukiwanie informacji. Nie zawsze jesteś w stanie wyszukać. Zwróć uwagę, czy System Obiegu Dokumentów posiada funkcję wyszukiwania po różnych frazach (w tym po numerze nip, kontrahencie czy sygnaturze dokumentu) i czy jest dostępny na urządzeniach mobilnych (skrócenie czasu dostępu i obsługi).

b) Modelowanie procesów
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów powinien być jak najmocniej dostosowany do konkretnych procesów biznesowych, według których pracuje Twoja organizacja. Dlatego też każdy tego typu program powinien być wyposażony w kreator procesów biznesowych lub co najmniej powinien być kompatybilny z dostępnymi na rynku narzędziami BPMN. Wbudowane narzędzie jest zdecydowanie lepszym wyborem – zazwyczaj nie jest dodatkowo licencjonowane, a praca z nim nie wymaga migrowania plików schematów pomiędzy aplikacjami. Warto, aby dostawca systemu EOD przeszkolił nas z obsługi administracyjnej swojego programu, tak aby w przyszłości można było samodzielnie projektować i wdrażać nowe procesy, które są realizowane w naszej organizacji.

c) Historia zmian
W organizacjach, w których wiele działów pracuje na jednym dokumencie, potrzebny jest taki system, który będzie gromadził informacje dotyczące tego kto i kiedy nanosił zmiany w procesie. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą analizować ścieżkę jaką podążał dokument oraz odtworzyć poszczególne wersje załączników (w szczególności dotyczy to pracy grupowej na plikach dokumentów).

d) Współpraca z urządzeniami druk/skan
Na rynku są dziś dostępne modele począwszy od małych i mobilnych skanerów, aż po duże urządzenia wielofunkcyjne (co ciekawe te wciąż mają ogromny i niewykorzystany potencjał przy wsparciu obiegu dokumentów, a mimo to najczęściej służą jako kopiarki w obiegu tradycyjnym). Istotnym jest, aby System Elektronicznego Obiegu Dokumentów automatyzował i skracał proces ręcznego skanowania do absolutnego minimum. Do zastosowań EOD zaleca się wybór skanera z tzw. szybą, aby zdigitalizować dokumenty, których nie można w łatwy sposób rozbindować. Na rynku dostępny jest sprzęt z programowalnym interfejsem, co pozwala na ścisłą współpracę urządzenia z systemem obiegu dokumentów. Zobacz przykłady takiej synergii.

e) Aktualizacja systemu do najnowszych regulacji
Oczywistym jest, że Dostawca Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów powinien dostosowywać swój program do zmieniających się wymogów prawnych. W szczególności dotyczy to obszarów finansowych związanych z obsługą faktur, gdzie ostatnimi czasy zachodzą gruntowne zmiany w zakresie chociażby uszczelniania luki vat-owskiej. Dobry system EOD powinien wspierać nas w automatyzowaniu tego typu czynności jak weryfikacja podatników jak i kont bankowych w oparciu o tzw. białą listę.

f) Wsparcie techniczne dostawcy
Kontakt z dostawcą Systemu Obiegu Dokumentów jest istotny nie tylko na etapie wdrażania programu, ale także podczas codziennej pracy z nim. Dostawca takiego rozwiązania musi oferować usługi wsparcia nie tylko w zakresie konsultacji i usuwania usterek, ale również w zakresie rozwoju. Po okresie wdrożenia przychodzi czas na przeprowadzenie audytu działania systemu i opracowanie pakietu paczki zmian dodatkowych, aby jak najmocniej zautomatyzować kolejne obszary pracy na dokumentach.

Podsumowanie

Jak się okazuje, przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi, mechanizmów oraz urządzeń, Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie może być w dużym stopniu dopasowany do naszych potrzeb, dzięki czemu codzienna praca z dokumentami stanie się przyjemna i szybka. Zasadniczą kwestią pozostaje właściwy dobór oprogramowania, mądrze zoptymalizowane procesy biznesowe oraz odpowiedniej jakości urządzenia biurowe. Zarządzanie dokumentami może być naprawdę proste.

Usługa wsparcia

Wybierz najlepszy pakiet i korzystaj z pomocy dedykowanego konsultanta Baseline.

Co klienci mówią o Baseline™
Zrewolucjonizuj zarządzanie firmą z Baseline™
Zobacz demo