phone-icon

Obowiązkowy KSeF. Jak przygotować firmę na cyfrową rewolucję?

Opublikowano:

Biznes, Technologia


W chwili obecnej każda firma ma swój własny sposób rejestracji faktur kosztowych. Jedne organizacje skanują dokumenty papierowe, inne dodają je z poczty e-mail, wspomagając się zaawansowanymi systemami EOD. Niebawem jednak wszyscy przedsiębiorcy w Polsce będą musieli przyzwyczaić się do nowego rozwiązania, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Jak ono działa i kiedy stanie się obowiązkowe? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w naszym kompleksowym poradniku!

Czym jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną. Dokumenty przyjmują ustrukturyzowany format XML, zgodnie z logiczną strukturą e-faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP. W rezultacie faktury pobrane z KSeF mają formę nieczytelnego zestawu danych, co uniemożliwia ich natychmiastową weryfikację. Niezbędne staje się więc wykorzystanie specjalnego oprogramowania, które pozwoli na ich dalszy obieg. Działa to też w drugą stronę-aby wystawiać dokumenty sprzedażowe za pośrednictwem KSeF, potrzebny będzie system generujący dane do pliku XML.

Nowe rozwiązanie ma ujednolicić wszystkie faktury wystawiane w Polsce, ułatwić ich udostępnianie oraz umożliwić przechowywanie w scentralizowanym systemie. Weryfikuje on zresztą poprawność przesyłanych dokumentów i decyduje o dopuszczeniu ich do obrotu. KSeF przeznaczony jest dla wszystkich przedsiębiorstw mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zaliczają się do nich:

  • czynni podatnicy VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający NIP.

Z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie będą mogli korzystać natomiast podatnicy zagraniczni, niemający stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Minister Finansów zastrzegł sobie również prawo do zwalniania niektórych przedsiębiorców z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF- od kiedy będzie obowiązkowy?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur podzielono na trzy etapy. Pierwszy obejmował pilotaż z udziałem podatników. Trwał od października do grudnia 2021 r. Udostępnione środowisko testowe jest wciąż dostępne dla organizacji, które pracują nad dostosowaniem systemów informatycznych do wymogów KSeF.

Aktualnie trwa etap drugi wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane stanowią rozwiązanie dobrowolne. Każda firma może już je wystawiać i odbierać, przygotowując się na ostatni etap, w którym KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce.

Etap trzeci wejdzie w życie 1 stycznia 2024 r. Za zgodą Rady Unii Europejskiej, w tym terminie obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkich przedsiębiorców. Mimo że rejestrowanie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur jest na tę chwilę dobrowolne, w każdej firmie warto wdrożyć to rozwiązanie już teraz. Im szybciej to zrobisz, tym lepiej przygotujesz się do obowiązkowego korzystania z KSeF.

Zbliżenie ręce mężczyzny z kalkulatorem i dokumentami

KSeF – jak przygotować się do jego wdrożenia?

Niektóre firmy do tej pory prowadzą jedynie tradycyjny obieg dokumentów. Wdrożenie KSeF zdecydowanie skomplikuje jednak ten proces. Takie organizacje będą musiały najpierw sprawdzić, czy do systemu nie wpłynęły nowe faktury, następnie pobrać je w formie plików XML, wygenerować ich czytelny obraz za pomocą odpowiedniego oprogramowania i wydrukować. Dopiero wtedy dokumenty będą mogły trafić do klasycznego obiegu. Aby odpowiednio przygotować się na te zmiany, warto wykonać następujące kroki:

Weryfikacja oprogramowania firmowego

Wysyłanie i odbieranie e-faktur możliwe jest wyłącznie przy użyciu sprawnych narzędzi informatycznych. To od nich będzie zależała zarówno szybkość wystawiania dokumentów, jak i łatwość obsługi. Pamiętaj, że efektywne rozliczenia generują wymierne oszczędności! Jeśli już teraz korzystasz z oprogramowania Baseline lub zamierzasz wdrożyć je w najbliższej przyszłości, nie musisz obawiać się żadnych dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem integracji z KSeF. Klienci otrzymają ją w ramach aktualizacji oprogramowania.

Kontrola procesów sprzedażowych

Aby ułatwić sobie dostosowanie faktury ustrukturyzowanej do specyfiki swojego przedsiębiorstwa, dokładnie zapoznaj się z własnymi procesami biznesowymi. Sprawdź, jak przebiega sprzedaż i rozliczanie faktur zakupowych od dostawców.

Przygotuj się na nowe oznaczenia

Nowe regulacje wiążą się z ujednoliceniem oznaczeń faktur. W tej chwili firmy stosują różne standardy. Jedne wynikają na przykład z wymagań JPK_FA, a inne z JPK_V7. Aby przygotować się do wystawiania i archiwizacji e-faktur w ramach KSeF, warto od razu wprowadzić oznaczenia zgodne z tym rozwiązaniem. Pozwoli Ci to zachować spójność dokumentacji na przestrzeni czasu, ułatwiając wyszukiwanie i porównywanie interesujących Cię danych.

Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentacji

Krajowy system e-Faktur przewiduje wystawianie faktur w czasie rzeczywistym, toteż oprogramowanie wykorzystywane w tym celu musi gwarantować sprawne i bezpieczne przetwarzanie informacji. Dane te mają niejednokrotnie rozbudowany i szczegółowy charakter, co generuje potrzebę wyposażenia systemu w odpowiednie mechanizmy weryfikacji. Na podobnej zasadzie powinno odbywać się odbieranie e-faktur od kontrahentów.

Jak przygotować firmę na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?

Aby przygotować organizację na wprowadzenie KSeF, należy przede wszystkim niezwłocznie zadbać o automatyzację obiegu faktur w firmie. Zrobisz to za pomocą specjalistycznych programów komercyjnych. Są one zazwyczaj wyposażone w wiele dodatkowych funkcji optymalizujących procesy biznesowe w Twoim przedsiębiorstwie. Można je też łatwo dostosować do specyfiki danej organizacji.

Zbliżenie na ręce osoby pracującej przy komputerze i trzymającej telefon. Na ekranach urządzeń e-faktura.

Baseline – faktura ustrukturyzowana w Twojej firmie!

Jednym z programów komercyjnych, które możesz wykorzystywać do wymiany danych z KSeF, jest platforma Baseline. Pozwoli Ci ona między innymi pobierać faktury ustrukturyzowane, dostosowane do nowych standardów. Zdecydowanie usprawni to pracę Twojej firmy i okaże się nieocenioną pomocą po wejściu w życie nowych przepisów. Co zaś najważniejsze, zmiany możesz zacząć już dziś! Dzięki temu zdążysz poznać swój personel z nowym procesem rejestracji faktur kosztowych i wystawianiem faktur sprzedaży, zanim stanie się on obligatoryjny.

Pamiętaj, że im wcześniej zamienisz dokumenty papierowe na obowiązkowe e-fakturowanie, tym więcej czasu zyskasz na ewentualne poprawki i zmiany. Jeżeli będziesz natomiast działać na ostatnią chwilę, sporo zaryzykujesz. Wiele firm zainteresuje się w tym czasie wdrażaniem dedykowanego systemu EOD, więc terminy realizacji takich prac mogą się niebezpiecznie wydłużyć. Za niestosowanie się do standardów systemu e-faktur KSeF po 1 stycznia 2024 r. naliczane będą natomiast kary pieniężne. 


ZOBACZ DEMO

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Baseline już teraz pozwoli Ci na szybkie pobieranie e-faktur. Dzięki temu rozwiązaniu umożliwisz sobie zarządzanie procesami dotyczącymi wielu spółek z poziomu jednego panelu administracyjnego. Do unikalnych funkcji oprogramowania należy też mechanizm wyszukiwania pełnotekstowego Full-Text Search w obrębie całej bazy danych. Pozwala on na wyszukiwanie pism oraz umów po frazach w treści.

Baseline zintegrowany jest z wieloma dostawcami programów ERP. Sprawia to, że w ramach obiegu faktur wszystkie zatwierdzone dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego. W przypadku faktur wystawionych oprogramowanie informuje natomiast o tym, czy zostały one opłacone.

Warto wspomnieć także o funkcjach automatyzujących codzienne czynności. Baseline:

  • pobiera dane kontrahentów z baz GUS i VIES,
  • weryfikuje statusy podatników VAT oraz ich rachunki bankowe,
  • monitoruje aktualne kursy walut NBP,
  • przygotowuje i wysyła zlecenia do banków,
  • współpracuje z systemem e-Nadawca Poczty Polskiej,
  • kontroluje terminy zadań,
  • rozsyła powiadomienia do użytkowników.

Baseline – faktura ustrukturyzowana w Twojej firmie!

Krajowy System e-Faktur ma na celu usprawnienie obrotu gospodarczego w Polsce. Choć zacznie obowiązywać dopiero za rok, już teraz przedsiębiorcy dobrowolnie wprowadzają go w swoich firmach. Jeżeli chcesz do nich dołączyć i dobrze przygotować się do nowych standardów, postaw na system Elektronicznego Obiegu Dokumentów Baseline. Zapewni Ci on możliwość pobierania faktur ustrukturyzowanych i ich wygodnego procesowania. Przy okazji pozwoli Ci także zintegrować firmową dokumentację z dodatkowymi modułami, automatyzując kluczowe dla Twojego biznesu procesy!

Jak obieg dokumentów wspomaga system ERP? Poznaj korzyści synergii obu systemów
Współpraca i sprzedaż B2B – jak ją usprawnić?