Umowa B2B to rozwiązanie, które cieszy się w Polsce rosnącą popularnością. Reguluje zazwyczaj współpracę pomiędzy dwoma dużymi przedsiębiorstwami, choć ostatnio jest także wykorzystywana przez osoby samozatrudnione. W tym artykule przyjrzymy się bliżej aspektom, które powinien mieć na uwadze pracodawca decydujący się na podpisanie takiego kontraktu. Przedstawiamy także platformę Extranet Baseline jako usprawnienie komunikacji na linii współpracy między przedsiębiorstwem a klientami b2b.
Współpraca i sprzedaż B2B partnerów handlowych – podstawowe informacje
B2B (Business To Business) to skrót pochodzący z języka angielskiego, opisujący relacje handlowe. Sprzedaż B2B to procesy zakupowe i transakcje handlowe odbywające się pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Taka współpraca może zachodzić na przykład pomiędzy firmą budowlaną a składem zaopatrującym ją w materiały. W powszechnym ujęciu podpisują one kontrakt w celu prowadzenia i rozwoju własnej działalności. Relacja ma zatem charakter biznesowy i zawierana jest pomiędzy profesjonalistami.
Przedmioty lub usługi w ramach handlu B2B są często dystrybuowane w setkach, a nawet tysiącach sztuk. Tak obszernych transakcji dokonuje się zwykle na dłuższy czas na wynegocjowanych wcześniej warunkach, planując z partnerem handlowym regularną sprzedaż. W relacjach pomiędzy partnerami biznesowymi istotne są zatem logistyka pracy i bardzo dobra organizacja procesów wewnętrznych obu firm.
W procesie handlowym przedsiębiorstw uczestniczą zwykle specjaliści danej branży, którzy bardzo dobrze znają dane towary lub usługi. Osoby decyzyjne to często pracownicy działów zakupowych, zarządzający całym asortymentem danego przedsiębiorstwa.
Transakcje pomiędzy poszczególnymi podmiotami mogą być zawierane na dwóch poziomach:
- wertykalnym-pomiędzy firmami świadczącymi usługi w obrębie jednej firmy
- horyzontalnym-pomiędzy przedsiębiorstwami reprezentującymi usługi z różnych branż
Nie istnieją ograniczenia co do wielkości, obszaru i charakteru prowadzonych działalności gospodarczych. Poszczególna firma może zajmować się handlem detalicznym, hurtowym lub usługowym. Przedsiębiorstwa podejmujące współpracę B2B mogą także mieć różny charakter prawny: spółka akcyjna, cywilna, kapitałowa lub z ograniczoną odpowiedzialnością. Przedmiotem kontraktu B2B może być tak naprawdę każdy przedmiot umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Konstrukcja tego zobowiązania przypomina zresztą umowy cywilnoprawne i może nawet zawierać charakterystyczne dla nich elementy. W praktyce kwestia ta jest całkowicie zależna od branży, w jakiej działa każda ze stron umowy.
Współpraca i sprzedaż B2B – o czym warto pamiętać?
Podpisując kontrakt B2B zarówno z klientem indywidualnym, jak i przedstawicielem dużej firmy, musisz pamiętać o uregulowaniu kilku kluczowych kwestii. Im większa firma tym zasady współpracy są bardziej złożone. Stosując się do poniższych wskazówek, wykorzystasz pełen potencjał handlu z każdym klientem:
Terminy płatności
W procesie handlu klient na początkowym etapie będzie zainteresowany sposobem realizacji transakcji. Postaraj się więc precyzyjnie określić, ile będzie wynosiło wynagrodzenie, jak może być wyliczane i kiedy kontrahent może spodziewać się go na swoim koncie.
Premie
Współpraca na podstawie umowy B2B może obejmować kwestię premii przyznawanych kontrahentowi po spełnieniu określonych warunków, na przykład za szybką realizację dostawy. W ten sposób zmotywujesz podwykonawców na przykład do sprzedaży B2B ponad normę czy zawierania dodatkowych kontraktów. W celu stworzenia i opisania modelu premiowego warto dokonać skrupulatnych obliczeń i przygotować indywidualną ofertę.
Wypowiedzenie umowy
Dobrze sporządzona umowa B2B powinna regulować warunki jej wcześniejszego rozwiązania przez każdą ze stron. Może to nastąpić ze skutkiem natychmiastowym, bądź z odpowiednim okresem wypowiedzenia. Jego długość będzie natomiast zależeć wyłącznie od Twoich ustaleń z kontrahentem. Choć zapisy dotyczące wcześniejszego rozwiązania umowy B2B nie są jej obowiązkowym elementem, warto o nich pamiętać.
Kary umowne
Ze względów praktycznych dobrze jest zawierać umowy B2B z uwzględnieniem zapisu o karach za naruszenie postanowień przez którąkolwiek ze stron. Dzięki temu unikniesz niedopowiedzeń i zagwarantujesz sobie rekompensatę w przypadku ewentualnych strat w wyniku błędów klienta biznesowego.
Zachowanie poufności
W wielu przypadkach umowa B2B powinna objąć zapisy dotyczące zachowania poufności. To gwarancja, że partner handlowy lub współpracownik nie udostępni cennych informacji Twojej firmy osobom trzecim. O tego typu regulacjach warto pamiętać szczególnie wtedy, gdy podwykonawca ma pełnić obowiązki wymagające korzystania z wartościowych danych organizacji. Poświęcić im można zarówno fragment kontraktu B2B, jak i odrębną umowę. Pamiętaj, że obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa powinien trwać nie tylko przez cały czas trwania współpracy, ale i przez pewien okres po jej zakończeniu.
Przekazywanie i odbiór zadań
Klienci powinni także wiedzieć, jak będzie przebiegała komunikacja, dotycząca przekazywania zleceń i odbierania efektów prac. Jest to niezwykle ważne w celu poprawnego utrzymywania kontaktów biznesowych, określenia sposobu dostarczania faktur, raportowania i realizacji transakcji. Szczególnie przydatne mogą okazać się w tym aspekcie specjalny elektroniczny system B2B, który zmniejsza nakłady pracy i optymalizuje biznes. W taki sposób działa platforma Extranet w Baseline.
Ekstranet Baseline – sprawna komunikacja B2B i B2C
Podejmując współpracę B2B lub B2C warto zastanowić się nad organizacją pracy z zewnętrznymi dostawcami. Extranet Baseline to propozycja dla firm, które chcą wprowadzić na swoją ścieżkę kontaktu nowoczesne, elektroniczne biuro obsługi. Extranet Baseline usprawnia komunikację w zakresie wymiany informacji, dokumentów, komunikatów i zgłoszeń pomiędzy firmą a jej współpracownikami. Umożliwia między innymi pobieranie dokumentów sprzedaży, weryfikację statusów spraw czy podgląd sald zarówno ze strony zleceniodawcy, jak i jego podwykonawców.
Niewątpliwa zaleta takiego rozwiązania polega na znacznym ograniczeniu korespondencji mailowej lub papierowej i sprzężeniu komunikacji z kartotekami konkretnych użytkowników poprzez system Baseline. Warto wspomnieć także o możliwości utworzenia nielimitowanej liczby kont po stronie użytkowników zewnętrznych (np. tych, którzy składają zamówienia). Może on nadać dostęp do platformy wszystkim osobom, z którymi chcesz kontaktować się w poszczególnych sprawach.
Wszystkie powiadomienia o nowych zdarzeniach, komentarzach czy dokumentach pojawiają się zarówno w Extranecie, jak i na mailu. Dzięki temu jesteś w ciągłym kontakcie ze swoimi kontrahentami i przyspieszasz realizację prac. Zgłoszenia realizowane za pośrednictwem platformy widzisz natomiast w swoim systemie Baseline, gdzie informacje zamieszczane przez Twoich partnerów agregowane są pod ich kartotekami.
Do kluczowych funkcji Extranet Baseline należą:
- bezpośrednia komunikacja z kontrahentami B2B i B2C (zwiększenie konkurencyjności firmy poprzez zastosowanie nowoczesnej technologii oraz skrócenie czasu obsługi klientów),
- bezpieczne logowanie i dostęp z zaufanych urządzeń – administrator może korzystać z platformy tylko przy użyciu autoryzowanego urządzenia z certyfikatami 2 Way SSL,
- możliwość dostosowania menu do potrzeb administratora,
- panel jest prosty i ergonomiczny – korzystanie z platformy nie wymaga długich i skomplikowanych szkoleń,
- możliwość dostosowania raportów i zestawień do potrzeb administratora,
- łatwe wykonywanie rozliczeń (ograniczona pracy księgowości),
- logowanie czasu pracy – współpracownik może określać liczbę przepracowanych godzin na potrzeby rozliczeń,
- możliwość udostępnienia kontrahentom bazy wiedzy zawierającej np. regulaminy, instrukcje, szablony wniosków, dokumenty związane ze szczegółami współpracy itp.,
- możliwość skorzystania z komunikatów dla kontrahentów (ogranicza spotkania osobiste i optymalizuje czas działania obu stron).
Dzięki wykorzystaniu platformy Extranet Baseline wystarczy jeden system B2B do obsługi wszystkich klientów. Współpraca odbywa się bowiem w dobrze zorganizowanej przestrzeni, rozwijającej biznes.
Co więcej, dodatkowym rozwiązaniem są zintegrowane usługi dostępne w ofercie firmy Baseline. Extranet jest w pełni kompatybilny z modułami: Kontrahenci, Umowy, Projekty czy Raporty. Możliwość integracji z innymi systemami jeszcze bardziej automatyzuje cały proces komunikacji. System B2B Extranet Baseline to także odpowiedź na zmieniający się rynek i wszechobecną cyfryzację. Przed „erą komputerów” w każdej firmie szczegóły współpracy notowano w specjalnych księgach. Automatyzacja pracy poprzez internet oraz szerokie funkcjonalności systemu Extranet pozwalają maksymalnie optymalizować codzienne procesy i budować długofalowe relacje z kontrahentami.
Zespół Baseline
