Skuteczne planowanie budżetu firmy

Stworzenie dokładnego budżetu to jeden z warunków, jakie musi spełnić każda firma, aby generować zyski. Zanim właściciel przedsiębiorstwa i jego zarząd będą mogli w ogóle myśleć o zarobku, powinni wziąć pod uwagę planowane wydatki, inwestycje i bieżące opłaty. Jakimi narzędziami wspierać się w procesie budżetowania i jak przeprowadzić go krok po kroku? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w naszym kompleksowym poradniku!

Budżetowanie w przedsiębiorstwie – dlaczego jest tak ważne?

Budżet główny przedsiębiorstwa to nic innego jak zestawienie planowanych wpływów oraz wydatków. Tego typu dokument odgrywa więc niebagatelną rolę w zakresie finansowania firmy i prognozowania jej rozwoju. Skrupulatne i przeprowadzane z wyprzedzeniem budżetowanie pozwala przede wszystkim na:

• Planowanie i kontrolę finansową – zyskujesz możliwość planowania wydatków i przychodów firmy w danym okresie, co ułatwia kontrolowanie finansów oraz monitorowanie wykorzystania budżetu w trakcie realizacji planu.
• Ograniczenie ryzyka finansowego – planowanie wydatków i przychodów ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych i ogranicza ryzyko finansowe związane z nieprzewidzianymi kosztami lub zmniejszeniem dochodów.
• Optymalizację wykorzystania zasobów – identyfikujesz obszary, w których można zaoszczędzić lub zwiększyć wydatki w celu lepszego wykorzystania zasobów firmy.
• Motywację pracowników – wprowadzenie celów finansowych do budżetu może pomóc w motywowaniu pracowników na przykład poprzez plany premiowe.
• Dostarczanie informacji o wynikach firmy – dzięki budżetowaniu możesz porównywać rzeczywiste wyniki finansowe z planem, weryfikując, czy firma osiąga konkretne cele biznesowe.

Wspomnieliśmy już, że proces przygotowania budżetu powinien być przeprowadzany z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto jednak zastanowić się nad tym, kiedy jest na to najlepszy moment. Na samym początku należy zauważyć, że częstotliwość budżetowania zależy od charakteru biznesu. Jeżeli wpływy oraz wydatki mają stabilny charakter, firma może pozwolić sobie na to, aby prognozy przygotowywać tylko raz do roku. Jeśli jednak sytuacja finansowa przedsiębiorstwa jest bardziej dynamiczna, warto robić to przynajmniej raz na kwartał. Z oczywistych względów takie rozwiązanie zaleca się nowym firmom i startupom.

Kto jest odpowiedzialny za planowanie budżetu w firmie?

Stworzenie budżetu w przedsiębiorstwie jest zwykle zadaniem wielu osób i zależy od struktury organizacyjnej firmy. Zazwyczaj jednak decyzje dotyczące tego obszaru są podejmowane przez kierownictwo, a osoby odpowiedzialne za prognozowanie wpływów i wydatków to przede wszystkim dyrektor finansowy oraz menedżerowie poszczególnych działów.

Dyrektor finansowy ma zwykle kluczową rolę w tworzeniu budżetu, ponieważ to on zajmuje się kontrolą wydatków. Menadżerowie poszczególnych działów są natomiast odpowiedzialni za budżetowanie na poziomie swoich zespołów i dbają o to, aby generowane przez nie przychody i ponoszone koszty wpisywały się w ogólne cele firmy.

Często zdarza się, że przedsiębiorstwa korzystają także z zewnętrznych usług doradczych w celu uzyskania wsparcia w planowaniu budżetu. W takim przypadku specjaliści (np. konsultanci finansowi lub doradcy biznesowi) pomagają im prognozować wpływy i planować wydatki, a przy tym dostarczają specjalistycznej wiedzy na temat zarządzania finansami.

Nie można przy tym zapominać, że osobą, która musi posiadać szczegółowe informacje na temat budżetowania w firmie, jest jej właściciel. To do niego powinno należeć zatwierdzanie budżetu. Odpowiednia wiedza i dostęp do narzędzi pozwalają mu mierzyć efekty procesów biznesowych, weryfikować wydajność pracy poszczególnych działów oraz opracowywać strategię działań całej firmy.

Zastosowanie podpisu Autenti w systemie obiegu umów Baseline™

PRZECZYTAJ ARTYKUŁ

Opracowanie budżetu – niezbędne narzędzia

Aby stworzyć budżet i wygodnie monitorować jego realizację, należy wesprzeć się kilkoma podstawowymi narzędziami. Zaliczają się do nich zarówno programy pozwalające prognozować wpływy i wydatki, jak i dokumenty umożliwiające kontrolę nad finansami firmy. Mowa o takich rozwiązaniach jak:

1.Arkusz kalkulacyjny – Excel jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do budżetowania w mniejszych firmach. W zupełności wystarcza do tworzenia tabel i wykresów, obliczania przychodów i kosztów oraz monitorowania wykonania budżetu.

2.Specjalistyczne oprogramowanie do budżetowania – na rynku dostępne są różne aplikacje, które pozwalają na planowanie, monitorowanie i kontrolowanie budżetu w firmie. W większych organizacjach wdrożenie kompleksowego oprogramowania do budżetowania może okazać się bardzo pomocne, ponieważ pozwala na automatyzację kluczowych procesów i zwiększenie efektywności.

3.Oprogramowanie księgowe – do zarządzania budżetem w firmie niezbędna jest też dobra platforma rachunkowa, która pozwala na rejestrowanie przychodów i kosztów oraz tworzenie raportów finansowych.

4.Plan strategiczny – to dokument, który opisuje cele firmy w dłuższej perspektywie i określa, jakie działania należy podjąć, aby je osiągnąć. Pozwala dostosować budżet przedsiębiorstwa do jego aspiracji biznesowych.

5.Proces budżetowania – dokument, który powinien dokładnie opisywać etapy budżetowania oraz metody działania firmy w zakresie finansów. Warto w nim zdefiniować, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jakie narzędzia zostaną wykorzystane oraz w jaki sposób będą monitorowane wyniki.

Moduł Budżet Baseline

Kluczową rolę dla budżetowania w firmie odegra przede wszystkim narzędzie, w którym osoba odpowiedzialna za finanse będzie mogła spisywać prognozowane wpływy finansowe, wydatki stałe oraz zmienne. Jak już wiesz, małe przedsiębiorstwa mogą to robić w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Większe organizacje do dyspozycji mają natomiast specjalistyczne programy do budżetowania, takie jak moduł BUDŻET na platformie Baseline.

Rozwiązanie to stanowi unikatowy system, który pozwala na planowanie budżetów z podziałem na koszty oraz przychody. Proces realizowany jest w trzech wymiarach: na jednostki (działy w firmie), rodzaje finansów oraz miesiące. Swoją funkcjonalność moduł zawdzięcza między innymi temu, że budżet główny przedsiębiorstwa budowany jest metodą wewnętrznego oddolnego planowania. Oznacza to, że każda jednostka wprowadza do bazy swoje dane, które następnie oczekują na zatwierdzenie ze strony kolejnych w hierarchii przełożonych.

Moduł budżetowania Baseline to kompleksowe wsparcie biznesu nie tylko na etapie planowania, ale także podczas realizacji założeń finansowych w ciągu całego roku. Moduł Budżet działa w oparciu o rejestrowane dokumenty w Baseline. Najczęściej są to faktury lub zamówienia wewnętrzne. Dobrą praktyką jest wdrożenie obiegu wniosku zakupowego (sprawdzamy budżet na etapie wniosku, przed opłaceniem faktury). Dokumenty rejestrowane w formie obiegu zasilają dane do budżetu, przez co osoby kontrolujące budżet mogą weryfikować jego wykonanie w czasie rzeczywistym (w kwotach i procentach).

Moduł budżet daje dodatkowo możliwość sprawdzenia jakie dokumenty składają się na poszczególne wyniki, co pozwala na dostarczenie informacji, które z nich przyczyniły się do przekroczenie założonych limitów finansowych.

Poziom wykonania budżetu może wpływać także na proces obiegu dokumentów w organizacji. Jeżeli dana osoba z jednego z działów wprowadzi wniosek o zakup a realizacja tego zamówienia spowoduje przekroczenie budżetu w tym miesiącu, system może automatycznie przekierować obieg do wieloetapowej akceptacji, celem wieloetapowego monitorowania budżetu. Moduł Budżet może również w takiej sytuacji przekazać dodatkowy alert osobie odpowiedzialnej za finalną akceptację dokumentów na etapie obiegu.

Jak poprawnie zaplanować proces budżetowania?

Budżet firmy powinien powstać na podstawie dokładnej analizy stałych kosztów, planowanych inwestycji i prognozowanej wielkości sprzedaży. Aby zachować pełną kontrolę nad wprowadzanymi do bazy danymi, należy postępować według precyzyjnie określonej kolejności. Od czego zacząć?

1.Wyznacz osoby odpowiedzialne za budżetowanie – ważne jest, aby wszystkie funkcje budżetowania podlegały kontroli odgórnie wyznaczonych osób. To one będą odpowiedzialne za cały proces i koordynację jego przebiegu.

2.Opracuj strategię – aby rozpocząć proces budżetowania, potrzebne są określone cele i strategia biznesowa firmy na dany okres. Planowanie finansów powinno być zgodne z tymi założeniami.

3.Określ koszty stałe i zmienne – w budżecie musisz uwzględnić wydatki stałe, takie jak czynsz czy pensje pracowników, oraz wydatki zmienne, takie jak materiały czy usługi zewnętrzne. Nieocenione w tym przypadku okażą się dane finansowe z poprzedniego okresu.

3.Ustal szablon modelu finansowego dla pracowników – w zarządzaniu i controllingu pomoże Ci specjalny schemat postępowania dla zatrudnionych. W tym celu warto sięgnąć po narzędzie, do którego pracownicy będą wprowadzać swoje budżety cząstkowe. Na podstawie danych poszczególnych jednostek powstanie dokładna prognoza finansów.

5.Wybierz narzędzia do planowania budżetu – do dyspozycji masz wiele narzędzi, które umożliwiają prowadzenie budżetu, takich jak arkusze kalkulacyjne, specjalistyczne oprogramowanie czy systemy ERP. Postaw na rozwiązanie, które będzie kompatybilne z innymi systemami wykorzystywanymi w Twojej firmie – tak jak w przypadku modułu BUDŻET zintegrowanego ze środowiskiem elektronicznego obiegu dokumentów Baseline.

6.Monitoruj budżet i prowadź analizę odchyleń – ważne jest, aby realizacja budżetu podlegała regularnej weryfikacji. Dzięki temu szybko zareagujesz na ewentualne odchylenia. Pamiętaj też o dokonywaniu działań korygujących w przypadku zmian w planach biznesowych czy ewolucji otoczenia rynkowego.

Postępując według naszych wskazówek i wykorzystując odpowiednie oprogramowanie, z łatwością poradzisz sobie ze stworzeniem i zatwierdzenie budżetu podporządkowanego realizacji strategicznych celów Twojej firmy!