Zarządzanie budżetem w projekcie

Opublikowano:

Biznes, Technologia


Niniejszy blog chcemy poświęcić zagadnieniu budżetowania wydatków na projekty co, zdaniem wielu, stanowi istotny element kontroli i zarządzania płynnością w branży projektowej, budowlanej i nie tylko. W praktyce możemy wyodrębnić co najmniej dwa rodzaje budżetowania wydatków:

a) budżetowanie w oparciu o tzw. system zamówień wewnętrznych
b) budżetowanie całościowe z możliwością śledzenia postępów realizacji budżetu w trybie rzeczywistym

Pierwszy punkt został już omówione na naszym blogu. W związku z tym skupimy się na drugim zagadnieniu, ponieważ stanowi ono nie tylko element kontroli, ale również wskazuje rzeczywisty rezultat finansowy realizowanych projektów. W praktyce jest to nieocenione, jeśli chcemy skutecznie estymować koszty projektowe oraz wyciągać wnioski z popełnionych błędów.

Budżetowanie w projekcie

Budżetowanie na projekty zostało zaimplementowane w systemie Baseline™ od podstaw z myślą o możliwości śledzenia wykonania budżetowego w czasie rzeczywistym, bez integracji z systemami finansowo-księgowymi. W tym celu niezbędne jest wdrożenie Elektronicznego Obiegu Faktur Baseline™ wraz z modułem Projekty.

Zarządzanie budżetem w projekcie – jak to działa?

Kierownik Projektu zakłada w systemie nowy Projekt oraz wskazuje główne etapy realizacji przedsięwzięcia.

Tworzenie projektu

Następnym etapem jest stworzenie nowego budżetu projektu – Kierownik Projektu zakłada wartości dla poszczególnych etapów oraz kategorii kosztów, które są rodzajami w rozumieniu księgowym. System automatycznie kalkuluje sumy częściowe i wartości końcowe budżetu. Uzupełniając arkusz budżetowy możemy dołączyć dla danej pozycji budżetowej notatkę tekstową, która dodatkowo precyzuje uzasadnienie wydatku. Jest to bardzo praktyczne podejście, szczególnie na etapie przeglądu wykonania budżetowego.

Tworzenie budżetu w projekcie

Należy nadmienić, iż budżet może być uzupełniany zarówno po stronie kosztowej jak i przychodowej. Dzięki temu system wyliczy podsumowanie finansowe – czyli marżę końcową jaką udało się uzyskać na zakończonym projekcie. W przypadku konieczności przeprowadzenia zaawansowanych obliczeń istnieje możliwość eksportu do Excela, a następnie jego ponownego importu do systemu Baseline™.

Eksport budżetu do Excela

Sporządzony budżet wymaga zaakceptowania – po tym czasie jego wersja zostaje zapisana w repozytorium, w taki sposób, aby nie dało się już jej zmienić. Oczywiście istnieje możliwość modyfikacji bieżących założeń budżetowych, ale każdorazowo wymaga ono akceptacji i jest zapisywane jako kolejna już wersja budżetowa.
Wykonanie budżetu wyświetlane jest bezpośrednio na karcie projektu – tylko dla osób, które posiadają stosowne uprawnienia. Inni użytkownicy systemu mogą uczestniczyć w projekcie bez możliwości przeglądania jego budżetu. Wykonanie kosztowe jest obliczane w trybie rzeczywistym na bazie faktur kosztowych i zakupowych, które są dekretowane i rozksięgowywane na projekty ze wskazaniem konkretnego etapu jego realizacji. Z kolei część przychodowa bazuje na wystawionych lub zaimportowanych do systemu Baseline™ faktur sprzedaży w rozbiciu analogicznym na projekt i etap.

Wykonanie budżetu

Analizując wykonanie budżetowe możemy zapoznać się szczegółowo z kosztami/przychodami jakie tyczą się danej pozycji budżetowej na danym etapie projektu. Przykładowo możemy klikając w szczegóły pozycji uzyskać listę dokumentów kosztowych, które zostały rozksięgowane w ramach elektronicznego obiegu faktur, wraz z odnośnikami do każdej z tych faktur.

Szczegóły pozycji budżetu

Każde zbliżenie się lub przekroczenie progu względem założonych wartości jest sygnalizowane odpowiednią kolorystyką pozycji w taki sposób, aby Kierownik Projektu mógł zidentyfikować niedoszacowane lub przeszacowane obszary budżetu. Analogicznie system prezentuje te pozycje, w których zostały założone koszty/przychody, a do chwili obecnej dokumentów takich brakuje – jest to jasny sygnał dla działu Księgowości o konieczności upomnienia się o fakturę kosztową u dostawcy lub wystawienia faktury sprzedaży dla klienta końcowego.

Alerty w budżecie

Co więcej, wykonanie budżetowe możemy w każdym momencie porównać z dowolną, zapisaną wcześniej wersją budżetu. Niemniej, domyślnie system zawsze wyświetla wykonanie w zestawieniu z wersją bieżącą – zaakceptowaną jako ostatnia.

Porównanie wykonania budżetowego

Podsumowując, budżetowanie w projektach w systemie Baseline™ umożliwia bieżące prowadzenie szczelnej kontroli finansowej w projektach bez konieczności używania Excela i pilnowania każdej jego wersji z osobna. W połączeniu z modułem finansowym oraz modułem budżetowania konwencjonalnego stanowi kompletne narzędzie służące do analiz biznesowych w trybie rzeczywistym. Skontaktuj się z nami w celu przeprowadzenia szczegółowej analizy potrzeb i oszacowania kosztów wdrożenia. Przejdź do Formularza kontaktowego.

System do rozliczania Delegacji krajowych i zagranicznych