Zasadniczym celem każdego przedsiębiorstwa działającego na wolnym rynku jest osiągnięcie jak największego zysku. Z jednej strony firmy dążą do zwiększenia sprzedaży, ale z drugiej strony większa sprzedaży nic nie wniesie, jeśli koszty w firmie wymykają się spod kontroli. Dlatego kontrola wydatków i utrzymanie ich na odpowiednim poziomie ma bardzo istotny wpływ na osiąganie zysków.
Wydatek w każdej firmie rozpoczyna się od zaistnienia potrzeby. Potrzebę zgłasza pracownik lub dział. Może ona dotyczyć np. sprzętu, materiałów biurowych niezbędnych do pracy lub towarów potrzebnych do wytworzenia finalnego produktu, który jest sprzedawany klientowi.
Zazwyczaj inny dział/pracownik odpowiada za złożenie zamówienia. Po odbiorze towaru w firmie pojawia się faktura. Niestety w tym momencie jest już za późno na kontrolę kosztów, gdyż towar został odebrany, a faktura wystawiona.
Dlatego ważne jest, aby zaplanować wydatek odpowiednio wcześniej, uzasadnić jego poniesienie oraz uzyskać akceptacje przełożonych.
Wiele organizacji radzi sobie wprowadzając do firmy proces obiegu Zapotrzebowania/zamówienia wewnętrznego. Proces może odbywać się metodą tradycyjną, poprzez wypełnienie papierowego wniosku oraz uzyskanie potrzebnych podpisów akceptantów lub, idąc z duchem czasu, wykorzystując do tego celu system informatyczny, który usprawni i skróci sam proces obiegu. Argumentem, który przemawia na korzyść tego drugiego jest bardzo często wygoda, szybkość działania oraz możliwość automatycznej weryfikacji kosztów w stosunku do założonego budżetu jednostki.
Jak wygląda proces elektronicznego obiegu Zapotrzebowania?
Pracownik składa w systemie wniosek o Zapotrzebowanie, w którym określa produkt/usługę której potrzebuje, dostawcę, ilość sztuk oraz szacowaną cenę. We wniosku może także zamieścić informację jakiego projektu dotyczy zamówienie lub po prostu wskazuje swój dział. Bardzo istotną częścią wniosku jest uzasadnienie poniesienia wydatku, które będzie odgrywało zasadniczą rolę podczas jego opiniowania.
Kolejnym działaniem w procesie jest akceptacja (zazwyczaj przez bezpośredniego przełożonego lub kierownika projektu) oraz, w zależności od kwoty wydatku, akceptacja wyższego szczebla na poziomie Zarządu.
Po akceptacjach, Zapotrzebowanie trafia do realizacji, gdzie osoba odpowiedzialna za fizyczne zamówienie zamawia zgłoszony produkt/usługę. Niekiedy wykonuje to sam zamawiający.
Kiedy do firmy trafi faktura, powinna ona zostać powiązana z Zapotrzebowaniem, a ponieważ Zapotrzebowanie przeszło już ścieżkę akceptacji, tylko faktury, których kwota jest większa niż ta zawnioskowana powinny wymagać dodatkowych akceptacji. Oczywiście w praktyce mogą wystąpić sytuacje, gdzie do jednego Zapotrzebowania pojawi się kilka faktur lub jedna faktura może obejmować wiele Zapotrzebowań. Odpowiednia konfiguracja systemu powinna poradzić sobie z takimi przypadkami.
Jakie korzyści dla firmy płyną z wdrożenia obiegu Zapotrzebowania?
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu Zapotrzebowania uzyska cała organizacja, od szczebla szeregowego pracownika po prezesa organizacji – oczywiście każdy z nich na innej płaszczyźnie.
1. Usprawnienie procesu – osoba wnioskująca uzyska konieczne akceptacje szybciej niż zrobiłaby to zbierając podpisy na dokumencie papierowym lub mailowo.
2. Oszczędność czasu – osoba wnioskująca uzyska konieczne akceptacje szybciej niż zrobiłaby to zbierając podpisy na dokumencie papierowym lub mailowo. Akceptacja w aplikacji mobilnej może się odbyć nawet jeśli przełożony znajduje się poza biurem – wpłynie to na przyspieszenie procesu decyzyjnego, a towar zostanie szybciej zamówiony.
3. Automatyzacja pracy – obieg Zapotrzebowania jest kontrolowany systemowo, dlatego też uczestnicy procesu nie mają możliwości skierowania wniosku do niewłaściwej osoby. Reguły biznesowe dla kosztu przekraczającego ustalony pułap będą wymuszać akceptację II-go lub III-go szczebla, a automatyczna kontrola czasów realizacji poprawia ogólną terminowość i eliminuje przestoje.
4. Kontrola budżetu – przełożony może kontrolować potrzeby swojego działu i pracowników, akceptuje lub odrzuca koszt jeszcze przed jego poniesieniem, ma wpływ i panuje w każdym momencie nad własnym budżetem.
5. Trafniejsze podejmowanie decyzji – dedykowane zestawienia pozwalają unikać anomalii na poziomie finansowym, a w tym nieuzasadnionych potrzeb i nadużyć.
Skontaktuj się z nami, aby oszacować koszty wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z procesem Zapotrzebowania. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania prezentując nasze rozwiązanie. Przejdź do Formularza kontaktowego.
Anna Szaraniec
