Wybieramy program do zarządzania dokumentami w firmie

Opublikowano:

Biznes, Technologia


Na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania/usługi online do zarządzania dokumentami? Jakie funkcje są kluczowe?

1. Dlaczego firmy powinny korzystać z oprogramowania do zarządzania dokumentami? Jakie konkretnie to zapewnia korzyści – na co się przekłada? Czy np. dzięki temu zyskujemy więcej czasu na inne zadania? Jeśli tak, o ile proc. (mniej więcej) może wzrosnąć produktywność?

Należałoby spojrzeć na to zagadnienie z kilku poziomów. Na przykład dla organizacji największą korzyść będzie stanowić wzrost ogólnej wydajności i produktywności (szacuje się o około 15-30%), kontrola wydatków jak i poprawa szeroko rozumianej komunikacji w firmie. Benefitem dla kadry kierowniczej będzie natomiast poprawa terminowości pracy zespołu, lepsza kontrola oraz szybki dostęp do informacji. Z kolei pracownicy odczują największą korzyść z automatyzacji codziennych czynności, skrócenia czasu realizacji zadań oraz eliminacji częstych pomyłek i błędów.

Segregatory

2. Czy można podać hipotetyczny przykład, aby zobrazować potrzebę korzystania z oprogramowania do zarządzania dokumentami? Np. firma XX nie stosuje oprogramowania i przechowuje dokumenty stacjonarnie w szafkach/folderach, podczas gdy firma YY stosuje oprogramowanie. Na jakie korzyści może liczyć firma YY, a na czym traci firma XX?

Klasyczne zarządzanie dokumentami papierowymi niesie ze sobą wiele ryzyk z tym związanych oraz generuje dodatkowe koszty. Zawieruszenie, zaginięcie lub zniszczenie jedynej wersji dokumentu jaką jest oryginał może nieść za sobą olbrzymie konsekwencje, przy czym nie zapominajmy, iż magazynowanie segregatorów oraz wydatki na utrzymanie i poprawę bezpieczeństwa archiwów nie należą do niskich. Co więcej każdorazowy dostęp do umów czy pism urzędowych angażuje dodatkowe osoby w firmie, pochłania cenny czas na wyszukanie, wypożyczenie i zwrot dokumentów.

Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja przedsiębiorstw, które wdrożyły oprogramowanie do zarządzania dokumentami. W takiej organizacji każdy dokument posiada swoją cyfrową kopię, a właściwa matryca dostępu umożliwia poszczególnym pracownikom dostęp do archiwum w sposób gwarantujący wygodę i bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów, w przeciwieństwie do jego klasycznego odpowiednika, generuje nieporównywalnie większe korzyści w postaci oszczędności czasu, eliminacji pomyłek oraz wprowadzenia mechanizmów kontrolnych wbudowanych w sam program.

Warto zaznaczyć, iż przechowywanie dokumentów elektronicznych otwiera nam drogę do przeniesienia papierowego archiwum na zewnątrz organizacji. Specjalistyczne firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów potrafią znacznie obniżyć koszty ich magazynowania przy jednoczesnym zwiększeniu poziomu ich bezpieczeństwa. W określonych przypadkach oryginały są dostarczane do siedziby firmy na żądanie.

Wysoka Jakość

3. Na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania/usługi online do zarządzania dokumentami? Jakie funkcje są kluczowe?

Przede wszystkim nasza uwaga powinna być zwrócona na nowoczesność, funkcjonalność, elastyczność i bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Profesjonalny system powinien dać nam możliwość samodzielnego wprowadzania modyfikacji oraz tworzenia nowych szablonów procesów bez konieczności angażowania producenta. Interfejs webowy czy mobilny to już praktycznie standard na rynku więc nie trzeba nikomu tłumaczyć jakie ułatwienia niesie on ze sobą.

Warto z tego miejsca wspomnieć, iż klienci bardzo cenią każdą dodatkową funkcjonalność, która wyręcza ich z wykonywania codziennych, rutynowych czynności. Do tego katalogu możemy zaliczyć OCR (automatyczne rozpoznawanie tekstu na dokumentach), łatwa współpraca z urządzeniami druk/skan, komponenty umożliwiające rejestrację poczty e-mail bezpośrednio w programie czy wreszcie mechanizmy integracji z zewnętrznymi programami CRM/ERP.

W praktyce wdrożenie systemu do zarządzania dokumentami to dopiero początek, gdyż apetyt rośnie w miarę jedzenia. Profesjonalne oprogramowanie powinno cechować się znacznie większą paletą możliwości niż tylko rejestr i obieg dokumentów. Firmy coraz częściej dążą do centralizowania swoich usług i zbiorów danych, dlatego coraz częściej decydują się na rozwiązania modułowe, które otwierają przed nimi drzwi do zarządzania kolejnymi obszarami w organizacji. Mam tutaj na myśli obszary związane z budżetowaniem, kontrolą zamówień, realizacją procesów kadrowych czy wreszcie wsparciem działów sprzedaży w zakresie ofertowania i fakturowania. Za takim rozwiązaniem przemawiają w głównej mierze niższe koszty utrzymania i szkolenia oraz gwarancja spójności danych jakie znajdują się w programie.

Cena

4. Ile kosztuje dobrej jakości oprogramowanie do zarządzania dokumentami?

Należy liczyć się z kosztami rzędu min. 50 tys. złotych wzwyż za podstawowe rozwiązanie klasy E-Archiwum/DMS. Z kolei bardziej rozbudowane systemy DMS + Workflow to już jednorazowy wydatek rzędu 100-200 tys. złotych wraz z wdrożeniem. Oczywiście cena jest w dużym stopniu uzależniona od złożoności organizacji, ilości procesów, a także użytkowników końcowych. Do tego dochodzą koszty związane z opieką serwisową po wdrożeniu oraz tzw. opłaty aktualizacyjne (upgrade).

Dla mniejszych firm korzystniejsza wydaje się oferta na system obiegu dokumentów w chmurze za 50-100zł/m-c per użytkownik. Należy wówczas liczyć się z dodatkowymi opłatami za miejsce przewidziane na skany dokumentów.

Dokumenty laptop

5. Jak wdrażać strategię przejścia z papieru na pliki cyfrowe? Od czego zacząć i czy są jakieś cenne porady, dzięki którym można oszczędzić sobie frustracji?

Przede wszystkim podejdźmy do tematu projektowo, powołajmy zespół oraz opracujmy listę wymagań biznesowych wraz z kryteriami wyboru właściwego rozwiązania. Nie skupiajmy się na bieżących potrzebach i problemach, ale zastanówmy się w jakim miejscu nasz biznes będzie się znajdował za 3-4 lata i czego będziemy po tym czasie oczekiwać od systemu.

Z praktycznego punktu widzenia opłaca się porównać rozwiązania różnych dostawców zwracając uwagę na doświadczenie wdrożeniowe, ergonomię i funkcjonalność rozwiązania jak również warunki opieki serwisowej, bez której wdrażanie tej klasy systemu mija się z celem.

Samo przejście z papieru na pliki cyfrowe nie jest zagadnieniem problematycznym. Zazwyczaj wybrany dostawca usługi przekaże stosowne instrukcje i wiedzę w tym zakresie, przeszkoli personel oraz fizycznie pomoże w przeprowadzeniu procesu digitalizacji. Nie ominie nas natomiast konieczność opracowania wewnętrznych instrukcji i procedur związanych ze zmianą dotychczasowego sposobu zarządzania dokumentami.

Efektywne zarządzanie Umowami
System do rozliczania Delegacji krajowych i zagranicznych