Oprogramowanie Baseline™ charakteryzuje się bardzo dużą możliwością konfiguracji wdrażanych procesów. Wynika to z elastycznej architektury systemu, która pozwala na personalizację szablonów dokumentów, ich obiegów, raportów i mechanizmów wspierających procesy. Oprogramowanie Baseline™ to unikatowe rozwiązanie, dopasowane do unikatowych potrzeb klienta. Dostępne narzędzia sprawiają, że firmy wdrażające Elektroniczny Obieg Dokumentów Baseline™ mają realny wpływ na finalny sposób działania oprogramowania. Jak zatem podejść do wdrożenia systemu klasy EOD w firmie, aby zmaksymalizować szanse na sukces? O tym opowiemy w poniższym artykule.
WPIS Z CYKLU: DOBRE PRAKTYKI PRZY WYBORZE OPROGRAMOWANIA EOD
Wdrożenie systemu informatycznego – dlaczego właściwe przygotowanie jest kluczowe?
Systemy informatyczne wspierają procedury zarządzania w przedsiębiorstwie i zwiększają jego efektywność. Pozwalają delegować obowiązki i monitorować efekty pracy, przechowując przy tym przetwarzane dane w dużych ilościach. Zauważ jednak, że ich wpływ na firmę będzie zależał od poprawności wyboru oprogramowania oraz jego wdrożenia.
Błędy popełniane przy wyborze systemu informatycznego lub jego implementacji mogą negatywnie odbić się na funkcjonowaniu organizacji. Niewystarczające zaangażowanie przedsiębiorstwa niejednokrotnie poskutkuje powstaniem środowiska, które nie pozwala na realizację założeń biznesowych. W efekcie zainwestowane w budowę oprogramowania środki nie będą miały szans się zwrócić.
Choć istnieją różne typy systemów informatycznych, zasady ich wyboru i wdrażania są zawsze takie same. W naszym poradniku skupimy się jednak na implementacji oprogramowania klasy EOD. Proces ten powinien przyjmować formę synergii działań, a więc ścisłej współpracy pomiędzy przedsiębiorstwem a dostawcą systemu informatycznego. Kluczowe dla powodzenia okażą się opisane niżej etapy przygotowań.
1. Wyznaczenie opiekuna projektu
Pierwszą strategiczną decyzją podczas przystępowania do analizy przedwdrożeniowej powinien być wybór lidera projektu przez klienta. Wyznaczona osoba decyzyjna będzie odpowiedzialna między innymi za:
- nadzorowanie przebiegu całego procesu,
- kontakt z dostawcą oprogramowania,
- zarządzanie zespołem,
- kontakt z zarządem przedsiębiorstwa.
Jednym słowem można powiedzieć, że lider projektu wdrożeniowego powinien pośredniczyć pomiędzy firmą a dostawcą, spajając prace obu stron. Jego celem jest osiągnięcie wspólnego sukcesu, czyli płynne wprowadzenie systemu informatycznego dostosowanego do potrzeb firmy.
Warto zauważyć, że na tym etapie bardzo istotne okaże się też odpowiednie przygotowanie do analizy przedwdrożeniowej. Zanim przedstawiciele przedsiębiorstwa rozpoczną spotkania z dostawcą, powinni możliwie szczegółowo ustalić zarys tego, jak system informatyczny ma funkcjonować. W przeciwnym razie rozmowy okażą się nieefektywne, ponieważ czas przeznaczony na precyzowanie detali będzie marnowany na wewnętrzne spory pomiędzy różnymi działami.
Niewłaściwe przygotowanie ze strony przedsiębiorstwa może też negatywnie odbić się na jego budżecie. Wszystkie niezidentyfikowane bądź błędnie określone potrzeby generują bowiem kosztowne poprawki. Analiza przedwdrożeniowa to filar całego procesu, więc jej nienależyte przeprowadzenie położy się cieniem na wszystkich kolejnych etapach implementacji oprogramowania. Błędnie wdrożony system informatyczny nie będzie z kolei właściwie eksploatowany, a to wygeneruje potrzebę dodatkowych prac.
2. Współpraca i zaangażowanie na spotkaniach z dostawcą
Do kontaktu z dostawcą systemu powinny zostać wyznaczone osoby komunikatywne, które doskonale znają firmowe procesy. Operator będzie wymagał od nich proaktywnego podejścia i maksymalnego zaangażowania w powstawanie środowiska EOD. Nie mogą więc one traktować tej roli jako dodatkowego obowiązku, który można zignorować. Zarząd musi zapewnić im wystarczające zasoby czasowe, pozwalające skoncentrować się na budowie systemu informatycznego.
Do najważniejszych zadań przedstawicieli organizacji należy sygnalizowanie wszelkich problemów i niedogodności występujących w firmie. W końcu to oni najlepiej znają procedury biznesowe, realizowane w przedsiębiorstwie na co dzień. Brak odpowiedniego zaangażowania z ich strony może negatywnie odbić się nie tylko na samym procesie analizy, ale – jak już wspominaliśmy – na całym wdrożeniu.
3. Ustalenie wspólnego celu i zakresu działań
Założenia przedsiębiorstwa muszą zostać precyzyjnie określone, aby uniknąć sytuacji, w których nowe pomysły i poprawki pojawiają się przy wdrażaniu systemu. Jeśli w analizie wezmą udział osoby nieobecne w procesie ofertowym, muszą one doskonale znać dotychczasowe potrzeby i cele przyświecające tworzeniu środowiska EOD.
Realizacja ewentualnych nowych obszarów cofnęłaby cały proces, generując jednocześnie dodatkowe koszty dla firmy. Jeśli podczas przygotowań do wdrożenia systemu pojawią się nieuwzględnione wcześniej perspektywy, zaleca się wykonanie kolejnej analizy. Wprowadzanie ich w trakcie tej aktualnej zaburzyłoby bowiem cały harmonogram prac i wywindowało by ich koszty.
4. Zbudowanie odpowiedniej dokumentacji projektowej
Właściwie przygotowana dokumentacja to podstawa realizacji wdrażania systemów informatycznych. W przypadku EOD składają się na nią:
- wszystkie funkcje i moduły systemu,
- szablony dokumentów,
- opis obiegu dokumentów,
- wymagania dotyczące raportowania.
Szczegółowa dokumentacja pozytywnie wpływa na tempo realizacji procesu, ponieważ z jednej strony dostarcza operatorowi precyzyjną listę wymagań, a z drugiej umożliwia klientowi weryfikację poprawności przeprowadzonych prac.
Szczególną uwagę warto też zwrócić na sposób tworzenia dokumentacji. Analizę przedwdrożeniową należy mianowicie zakończyć spisaniem raportu, który powinien powstać w wyniku współpracy pracowników firmy i dostawcy. Dobrą praktyką jest tworzenie wstępnego podsumowania przez operatora systemu i jego późniejsze opiniowanie przez przedstawicieli klienta. Ten drugi etap powinien odbywać się z uwzględnieniem podziału na różne obszary ekspertyzy w myśl tego, co pisaliśmy na temat dobierania zespołu wdrożeniowego.
W takim trybie pracy poszczególni eksperci zyskują możliwość wprowadzania ewentualnych zmian w raporcie. Mogą też zadawać pytania dotyczące swoich obszarów i tłumaczyć określone procesy dostawcy. Uwzględnienie perspektyw obu stron na tym etapie pozwala wyczerpać temat i upewnić się co do spójnej wizji finalnego produktu.
5. Integracja systemów informatycznych
Oprogramowanie EOD powinno zostać zintegrowane z dotychczasowymi systemami klienta. Z uwagi na stosowane metodyki połączeń, proces ten wymaga często specjalnych prac, które wiążą się nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale i z większą ilością czasu niezbędnego na wdrożenie projektowanych rozwiązań. Największy problem stanowią sytuacje, w których dany system IT nie jest już wspierany, więc cała koncepcja okazuje się niemożliwa do zrealizowania. W takim przypadku najlepiej zdecydować się na dobór nowych programów (np. CRM czy ERP), kompatybilnych z nowoczesnym oprogramowaniem EOD.
6. Systemy informatyczne – harmonogram prac wdrożeniowych
Wdrażanie systemów informatycznych stanowi nie lada wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Pracownicy firmy muszą nie tylko realizować swoje codzienne obowiązki, ale też dodatkowo angażować się w proces implementacji nowego rozwiązania. Cały proces warto więc podzielić na kilka etapów, które przeprowadzane będą w odpowiedniej kolejności.
Za stworzeniem przyjaznego dla pracowników harmonogramu przemawia też konieczność organizacji szkoleń przybliżających nowy system informatyczny. Przyjęcie zbyt szerokiego zakresu na raz mogłoby znacząco utrudnić edukację i spotkać się z oporem ze strony przyszłych użytkowników środowiska EOD. Podczas ustalania harmonogramu wdrożenia zadbaj więc o to, aby pracownicy mogli jednocześnie wywiązywać się ze swoich obowiązków i stopniowo poznawać nowy system.
Systemy informatyczne w firmie – jak przygotować się do wdrożenia?
Choć nowy system informatyczny w przedsiębiorstwie to spore wyzwanie dla całej organizacji, odpowiednie działania pozwalają sprawnie przejść przez cały proces wdrożenia. Zastosowanie się do naszych wskazówek ułatwia skuteczne zarządzanie procesem implementacji, projektowania procedur zgodnych z potrzebami firmy i wykorzystania pełni możliwości systemów EOD.
Zespół Baseline
