phone-icon

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – najczęstsze błędy na etapie wdrożenia. Jak ich uniknąć?

Opublikowano:

Biznes


Elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco usprawnić zarządzanie kluczowymi procesami w firmie w każdej branży. Jest to nowoczesna forma zarządzania, zastępująca tradycyjny obieg dokumentów. Wdrożenie tego typu oprogramowania musi być jednak poprzedzone odpowiednimi przygotowaniami, które pozwolą idealnie dostosować je do specyfiki i potrzeb danej organizacji. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na zakup i implementację EOD zbyt pochopnie, nie posiadając odpowiedniej wiedzy. W tym poradniku podpowiemy Ci więc, jakich błędów unikać podczas wdrażania takiego systemu w Twojej firmie.

Brak lub niewłaściwe przygotowanie wstępnych wymagań funkcjonalnych

Przygotowania do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zaczynają się bardzo wcześnie, bo jeszcze przed wysłaniem zapytania ofertowego do producentów oprogramowania. Już na tym etapie w proces powinni zaangażować się kluczowi pracownicy organizacji. Wewnętrzna dyskusja na temat elementów wymagających przeniesienia do EOD oraz spisanie pokładanych w nim oczekiwań zdecydowanie ułatwią całą procedurę. W ten sposób zagwarantujesz sobie, że wszystkie otrzymane oferty będą dotyczyły właściwego zakresu funkcjonalnego.

W przeciwnym razie ryzykujesz otrzymanie różnych ofert, spośród których każda będzie pokrywała zupełnie inny obszar funkcjonalny. Niedokładne określenie wstępnego zakresu wdrożenia może więc sprawić, że w ostatecznym rozrachunku dokonasz nieodpowiedniego wyboru dostawcy oprogramowania. Rozwiązanie, które na etapie handlowym będzie Ci się wydawało najtańsze, finalnie okaże się zdecydowanie bardziej kosztowne z powodu nieuwzględnionych w ofercie procesów.

Wskazanie niedoświadczonego lidera projektu lub jego całkowity brak

Choć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na automatyzację procesów biznesowych, to jego kontrola cały czas pozostaje po stronie człowieka. Z tego względu koniecznym etapem implementacji oprogramowania jest wybór odpowiedniego lidera. Jego funkcja powinna łączyć ze sobą wszystkie kluczowe obszary, takie jak:

  • nadzorowanie codziennych wyzwań,
  • kontrola obowiązków pracowników,
  • egzekwowanie od uczestników projektu realizacji strategicznych zadań.

Kompetentne zarządzanie powyższymi obszarami pozwala na bezbłędne wdrożenie systemu i analizę szerokiej gamy rozwiązań informatycznych. Dzięki temu możliwe jest z kolei właściwe zrozumienie środowiska technologicznego, zasad jego działania, ograniczeń, a także określenie priorytetów firmy.

Do obowiązków lidera projektu wdrożeniowego należy także współpraca z wybranymi wstępnie dostawcami. Jest to zatem bardzo odpowiedzialna funkcja, mająca ogromny wpływ między innymi na:

  • ostateczny wybór oprogramowania,
  • zakres wdrażanych funkcji,
  • finalne koszty projektu wdrożeniowego,
  • sposób wdrażania systemu w przedsiębiorstwie,
  • późniejsze odczucia w codziennej pracy z systemem.

Co ryzykujesz, wskazując nieodpowiedniego lidera projektu lub zupełnie bagatelizując tę kwestię? Stawką mogą być wyższe koszty całego procesu lub jego całkowita porażka. Jeżeli chcesz uniknąć takich problemów, postaraj się do zarządzania wdrożeniem wybrać osobę, która:

  • ma wystarczającą ilość czasu na ten projekt i nie jest zanadto obciążona innymi obowiązkami,
  • zna potrzeby oraz cele swojej firmy,
  • jest w stałym kontakcie z zarządem organizacji (bądź do niego należy),
  • ma dobry kontakt z pozostałymi pracownikami (aby odbierać od nich informacje zwrotne).

Dopiero taki lider projektu wdrożeniowego może zebrać z rynku odpowiednie oferty, przedstawić je przed zarządem i doprowadzić do wyboru optymalnego oprogramowania.

Grupa osob pracuje w biurze

Nieokreślony cel działań systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów zawsze wdrażany jest z konkretnego powodu. Właściwe zidentyfikowanie celów oraz sposobów ich osiągnięcia to warunek niezbędny dla końcowego sukcesu. Przed wysłaniem zapytań do producentów oprogramowania należy więc określić kluczowe problemy, jakie ma rozwiązać nowy system zarządzania dokumentami.

Najczęściej za wprowadzeniem do firmy elektronicznego obiegu dokumentów przemawiają:

  • opóźnienia w płatnościach za faktury,
  • znikające dokumenty,
  • zbyt duża ilość pracy manualnej przy dokumentacji papierowej.

Pamiętaj o tym, by cel implementacji systemu był mierzalny, tak aby po wdrożeniu oprogramowania Twoja firma była w stanie odpowiedzieć, na ile udało się go zrealizować. Nie zapominaj również o zróżnicowanych problemach i motywacjach poszczególnych działów w organizacji. Aby elektroniczny obieg dokumentów prawidłowo pełnił swoją funkcję, w wyznaczaniu jego celów powinni brać zatem udział wszyscy beneficjenci jego wdrożenia.

System obiegu dokumentów funkcjonalny dla każdego obszaru organizacji

Aby skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w organizacji, konieczne jest powołanie zespołu zakupowego. To grupa pracowników rekomendująca wybór konkretnego oprogramowania. Powinna składać się z przedstawicieli wszystkich działów zyskujących na wprowadzeniu systemu EOD. Każdemu z nich należy przypisać zestaw obowiązków, których realizacja poskutkuje określeniem wymagań systemowych i kryteriów zakupowych.

Pamiętaj, aby nie pominąć w tym przypadku żadnej zainteresowanej grupy przyszłych użytkowników elektronicznego obiegu dokumentów. W przeciwnym razie ryzykujesz niedostosowanie systemu do potrzeb pracowników, którzy w efekcie mogą niechętnie z niego korzystać, narażając firmę na straty. Zadanie wszystkich członków zespołu zakupowego polega na podjęciu wspólnej decyzji, prowadzącej do maksymalnej automatyzacji ich pracy i do dynamicznego skalowania biznesu.

Mezczyzna i kobieta pracuja w biurze

System elektronicznego obiegu dokumentów dla jednego działu w firmie

Bardzo częstym błędem przy wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji procesów biznesowych jest kierowanie się wyłącznie interesami jednej grupy. Takie sytuacje występują na przykład w wielkich korporacjach, w których tylko jeden dział posiada w danej chwili budżet niezbędny do implementacji nowego oprogramowania. Ignorowane są wówczas potrzeby pozostałych zespołów, mimo że w dużej mierze pokrywają się przecież z wymaganiami działu wdrażającego system EOD.

W efekcie jedna korporacja korzysta z kilku niekompatybilnych programów, generując niepotrzebne koszty. Składają się na nie między innymi:

  • system szkoleń pracowników z zakresu różnych narzędzi,
  • integracje pomiędzy systemami,
  • zabezpieczenia i kontrola dostępu,
  • licencje i ich aktualizacje,
  • zaawansowana obsługa IT.

Biorąc to pod uwagę, zarząd organizacji powinien inspirować i nagradzać inicjatywy wdrożeń cross-wydziałowych.

Podobne ryzyko wynika z wprowadzania systemów EOD pod wpływem chwilowych potrzeb. W takiej sytuacji dobór kryteriów zakupowych i zakresu funkcjonalnego odbywa się na podstawie bieżących problemów, w efekcie pozbawiając oprogramowanie możliwości rozwoju. Koncentrując się wyłącznie na aktualnych potrzebach, tracisz szansę automatyzowania i cyfryzacji kolejnych obszarów w przyszłości.

Oba powyższe przypadki skutkują wprowadzaniem kilku systemów EOD zamiast jednego. Koszty takiego postępowania mogą być naprawdę wysokie – nie tylko ze względu na proces wdrożenia, ale także na utrzymywanie, integrację i ewentualny rozwój różnych programów. Nigdy nie zakładaj więc, że jakiekolwiek funkcje takiego oprogramowania należą do standardów. Wyraźnie precyzuj swoje oczekiwania, ponieważ to, co jest oczywiste dla Ciebie, wcale nie musi takie być dla dostawców EOD.

Elektroniczny obieg dokumentów – jak go wdrażać?

Podsumowując, aby system obiegu dokumentów w firmie działał prawidłowo, przygotowania do jego wdrożenia musisz zacząć już na etapie ofertowym. Szczególnie istotne jest, aby cały proces określania wstępnych wymagań funkcjonalnych był oparty o odpowiedni przepływ informacji. We wdrażaniu powinni brać udział przedstawiciele wszystkich grup, których zmiany będą dotyczyć. Powinni oni stworzyć zespół zakupowy, nadzorowany przez lidera odpowiedzialnego za cały projekt. Kierując się wspólnymi potrzebami i dalekowzroczną perspektywą, z powodzeniem wskaże on kluczowe cele szukanego oprogramowania i jego niezbędne funkcje.

Dlaczego warto zainwestować w program do obsługi kancelarii prawnej? Poznaj system Baseline!
Jak działa e-teczka? Dlaczego warto ją wdrożyć?