Jak działa elektroniczna teczka? Dlaczego warto ją wdrożyć?

Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić ich akta osobowe. Do tej pory zazwyczaj były one przechowywane w formie papierowej, jednak aktualnie coraz większą popularnością cieszy się elektroniczna dokumentacja pracownicza. To tak zwana e-teczka, której implementacja może zapewnić firmie wiele korzyści. W naszym poradniku wyjaśnimy, jak dokładnie działa takie rozwiązanie i jak wdrożyć je w swojej organizacji.

Zatrudniając pracowników na podstawie umowy o pracę, przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić ich akta osobowe. Do tej pory zazwyczaj były one przechowywane w formie papierowej, jednak aktualnie coraz większą popularnością cieszy się elektroniczna dokumentacja pracownicza. To tak zwana elektroniczna teczka pracownika, której implementacja może zapewnić firmie wiele korzyści. W naszym poradniku wyjaśnimy, jak dokładnie działa takie rozwiązanie i jak wdrożyć je w swojej organizacji.

Czym jest elektroniczna teczka pracownicza?

Teczka elektroniczna to innowacyjne rozwiązanie, powalające na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zdecydowanie ułatwia realizację i obsługę procesów kadrowo-płacowych i stanowi wygodną alternatywę dla wersji papierowej archiwum. Rozwiązanie takie przeciwdziała także zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty pracownika w formie elektronicznej można bardzo prosto wdrożyć. Niesie to ze sobą wiele istotnych korzyści. Ich popularność ciągle rośnie, a stoi za tym zjawisko upowszechniania się pracy zdalnej oraz ekologiczne podejście do biznesu.

Elektroniczne akta osobowe są zgodne z prawem od 2019 roku, kiedy to zaczęło obowiązywać rozporządzenie zaproponowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zobacz jak to działa

Jak działa elektroniczna teczka pracownika?

Jak przystało na nowoczesne udogodnienie, cyfrowej teczki pracownicze są łatwe w obsłudze. Można przechowywać w nich zarówno oryginalne dokumenty w wersji elektronicznej, jak i skany wariantów tradycyjnych, czyli papierowych. Dobrze zorganizowane akta powinny być odpowiednio ponumerowane i posegregowane, tak aby ich przeglądanie i wykorzystywanie było jak najwygodniejsze.

Teczka elektroniczna pozwala więc na przechowywanie wszystkich akt osobowych pracownika. Trafiają tam dokumenty związane zarówno z ubieganiem się o stanowisko, jak i z późniejszą aktywnością osób zatrudnionych w firmie. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem, prowadzenie tego typu archiwum wymaga jednak przestrzegania określonych norm. Regulują one sposób, zakres oraz warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także procedury jej wydawania.

W związku z powyższym, elektroniczne teczki pracownika powinny oferować takie funkcje jak:

• Podział na części i kategorie – według rozporządzenia, akta osobowe pracowników mają składać się z 4 części (A, B, C, D), a każda z nich może być dodatkowo podzielona na podkategorie (np. A1, B1, C1, D1 itd.). Tylko od właściciela e-teczek pracowniczych zależy, z ilu obszarów będą się one składały.
• Chronologia i autonumerowanie – dokumenty i oświadczenia zgromadzone w przebiegu zatrudnienia pracownika, przechowywane w poszczególnych częściach dokumentacji powinny być ponumerowane i skatalogowane w porządku chronologicznym. Każda z kategorii musi ponadto zawierać wykaz znajdujących się w niej akt.
• Wyszukiwarka dokumentów – możliwość wyszukiwania poszczególnych akt osobowych za pomocą dowolnych kryteriów to wygodne rozwiązanie, które znacząco przyspiesza obsługę archiwum. Pracodawca przechowuje akta pracownika i ma do nich podgląd bez konieczności zapisywania ich na dysku. Praktyczną funkcję stanowi również tworzenie własnych raportów i zestawień.
• Obsługa podpisu kwalifikowanego – dokumentację należy opatrzyć kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Rozporządzenie stawia szczególnie restrykcyjne wymagania w tej kwestii.
• Znakowanie i skanowanie dokumentów – dobra teczka pracownicza wyposażona może być w funkcję integracji ze skanerem i drukarką kodów znakujących. Takie rozwiązanie pozwala na oznaczanie każdego dokumentu kodami QR i masowe skanowanie, co znacznie przyspiesza archiwizację i ułatwia kontrolę nad procesem rejestracji.
• Opisywanie dokumentów – zgodnie z rozporządzeniem każdy dokument elektroniczny musi zostać opisany zestawem metadanych. Elektroniczne teczki często pozwalają jednak na tworzenie własnych znaczników i kategorii. Dzięki temu grupowanie i wyszukiwanie danych staje się jeszcze łatwiejsze i dokładniejsze.
• Masowy import e-teczek pracowniczych – to funkcja bardzo przydatna podczas przenoszenia danych pomiędzy różnymi bazami. Specjalny szablon arkusza kalkulacyjnego pozwala szybko i wygodnie zaimportować do systemu wszystkie elektroniczne akta osobowe.

Niektóre z wymienionych wyżej funkcji wynikają z wymagań określonych w rozporządzeniu MRPiPS. Inne stanowią natomiast dodatkowe udogodnienia, ułatwiające korzystanie z dokumentów w postaci elektronicznej. Wszystkie dostępne są w E-teczka Baseline, o której więcej napiszemy w ostatniej części artykułu.

Korzyści z wdrożenia elektronicznych teczek

Przechodząc na elektroniczne akta pracownicze, Twoja firma może sporo zyskać. Jak łatwo domyślić się na podstawie opisanych wyżej funkcji, elektroniczne teczki gwarantują wysoki poziom wygody i znacząco usprawniają kluczowe procesy HR w organizacji. To jednak wcale nie koniec zalet tego rozwiązania. Uwagę warto zwrócić także na następujące korzyści:

• Oszczędność czasu – dzięki rezygnacji z dokumentacji papierowej, pracownicy działów kadrowych i księgowych zdecydowanie szybciej radzą sobie z obsługą dokumentacji pracowniczej. Zarzadzanie umowami nigdy nie było tak proste!
• Wygodne przechowywanie – akta zgromadzone w e-teczce nie zajmują cennej przestrzeni biurowej. Co więcej, są dostępne z dowolnego miejsca, o dowolnej porze.
• Obniżenie kosztów związanych z dokumentacją pracowniczą – prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej jest zazwyczaj tańsze niż prowadzenie tradycyjnego archiwum.
• Bezpieczeństwo danych – za sprawą zabezpieczenia dostępu dokumenty elektroniczne są chronione zdecydowanie lepiej niż papierowe.
• Automatyzacja procesów – łatwe i powtarzalne czynności kadrowo-płacowe są wykonywane automatycznie przez komputer, dzięki czemu pracowników można delegować do bardziej wymagających obowiązków.
• Jednolita struktura – obowiązujące szablony elektronicznych dokumentów pozwalają ustandaryzować archiwum i zachować spójność pomiędzy aktami wprowadzanymi przez różne osoby.
• Aspekt ekologiczny – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w systemie elektronicznym nie wymaga zużywania dużych ilości papieru, co pozytywnie wpływa na wizerunek nowoczesnej i społecznie odpowiedzialnej firmy.
  
  System e-teczek jest w pełni kompatybilny z pozostałymi produktami Baseline. Odpowiadając na potrzeby firm Baseline stworzył Moduł HR, który intuicyjnie zarządza dokumentacją pracowniczą z wykorzystaniem e-teczek. Rozliczanie urlopów, zarządzanie procesem rekrutacji, archiwum dokumentacji pracowniczej, zarzadzanie umowami – to tylko niektóre funkcje Modułu HR.
  
  Wykorzystanie e-teczek to także wygodny sposób na zarządzanie wyjazdami pracowniczymi. Jeśli zastanawiasz się jak w prosty sposób rozliczać delegacje służbowe przeczytaj artykuł: Rozliczanie Delegacji krajowych i zagranicznych. Więcje o rozliczaniu wyjazdów służbowych dowiedz się także tutaj: Obsługa delegacji w systemie Baseline.

Elektroniczna teczka pracownika – jak ją wdrożyć?

Cały proces wdrażania w Twojej firmie może przebiec szybko i bezproblemowo. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego dostawcy oprogramowania. Im większe jego doświadczenie i im bogatsza oferta, tym lepiej dopasowana do potrzeb organizacji będzie usługa prowadzenia dokumentacji elektronicznej.

Decydując się na korzystanie z platformy Baseline, możesz postawić na licencję bezterminową lub abonamentową. Ta pierwsza przeznaczona jest dla firm, które chcą dokonać jednorazowego zakupu oprogramowania. System instaluje się wówczas na Twoim serwerze lub w chmurze dostawcy. Cena takiego rozwiązania zależy od jego zakresu funkcjonalnego i liczby końcowych użytkowników. Licencja abonamentowa stanowi z kolei usługę dla mniejszych zespołów i obejmuje system zainstalowany na serwerze Baseline. Opłaty naliczane są co miesiąc od każdego użytkownika, zależnie od wybranego zakresu modułowego.

Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, w celu wdrożenia e-teczki Baseline skontaktuj się z nami i poproś o ofertę dla swojej firmy. Chętnie zaprezentujemy Ci działanie naszego oprogramowania i porozmawiamy z Tobą na temat Twoich potrzeb biznesowych. Znając je, będziemy w stanie przygotować spersonalizowaną ofertę, dostosowaną do specyfiki prowadzonego przez Ciebie biznesu.

Na kolejnym etapie pomożemy Ci wdrożyć E-teczkę Baseline w organizacji, wspierając proces przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Na Twoją prośbę poprowadzimy także szkolenia dla pracowników, wyjaśniające, jak korzystać z nowego oprogramowania. Na tym nasza pomoc wcale się nie kończy. Możesz bowiem liczyć na stałe wsparcie techniczne ze strony Baseline przez cały czas trwania umowy.

Zauważ, że nie musisz od razu decydować się na zakup elektronicznych teczek w Baseline. Jeśli zastanawiasz się nad zakupem wystarczy, że skorzystasz z wersji demo naszego narzędzia, aby rozwiać wszystkie wątpliwości. Dzięki temu bezpłatnie przetestujesz najważniejsze funkcje oraz poznasz działanie całego panelu!