Efektywne zarządzanie Umowami

Opublikowano:

Biznes, Technologia


Trudno sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez umów, kontraktów i innych dokumentów, które regulują zasady na jakich świadczymy nasze usługi. Forma prowadzenia biznesu oraz jego skala bardzo często zmusza nas do zarządzania coraz to większymi archiwami dokumentów, o które należy dbać i przechowywać przez cały okres świadczenia usług, a nawet po ich zakończeniu. O ile małe firmy jakoś radzą sobie z tym problemem, o tyle skala operacyjna dużych firm już niestety odczuwa skutki braku narzędzi oraz filozofii zarządzania umowami.

Pisząc niniejszy blog chciałbym rzucić światło na powyższy problem, który jak się okazuje, bardzo szybko prowadzi do chaosu i niemiłych niespodzianek, przed którymi staje przedsiębiorstwo. Jak się przed tym bronić? Jakie możliwości i korzyści niesie wdrożenie centralnego rozwiązania do zarządzania umowami i dokumentami jakim jest DMS firmy Baseline oraz moduł Umowy?

Generator umów

Zacznijmy od postawienia sobie pytania: „Czy umowy jakie podpisujemy z naszymi klientami są powtarzalne?”. To znaczy, czy można przyjąć, iż każda nasza umowa składa się z części stałej (tzw. szablonu) oraz pól zmiennych takich jak dane kontrahenta, zakres usług i kwot, terminy płatności? Jeśli tak, to czemu nie skorzystać z tzw. generatorów umów, które przyspieszają i porządkują proces inicjowania umowy oraz pozwalają wyeliminować ludzkie błędy, które w normalnym wypadku są często wykrywane dopiero po podpisaniu umowy. Generator umów jest narzędziem wbudowanym w system Baseline™ i umożliwia tworzenie elektronicznych szablonów dla różnego rodzaju umów, aneksów czy protokołów. Chcąc stworzyć umowę, użytkownik po prostu wybiera jej typ, wskazuje szablon i uzupełnia tzw. pola zmienne na elektronicznym formularzu w systemie. Po zapisaniu formularza zostaje wygenerowana pierwsza wersja umowy, która powiedzmy sobie wprost – nadal może być edytowana przez użytkownika do momentu, aż nie uzna on, iż prace nad umową są chwilowo zakończone i pora wysłać umowę do przełożonego. Istotnym jest też to, iż numeracją umów może w pełni zarządzać system, przez co unikniemy zduplikowanych wersji dokumentów.

Proces zarządzania umowami

Proces tworzenia umowy

Moduł Umowy dostępny w Baseline™ posiada zaprojektowany odpowiednio wcześniej proces obiegu. Wszystko po to, aby użytkownik nie musiał wysyłać dokumentu mailem, albo co gorsze drukować i składać papierowej kopii na biurku przełożonego. Wszystko odbywa się w systemie w oparciu o tzw. działania na dokumencie.
Warto z tego miejsca nadmienić, iż można do tego samego procesu zaangażować dział prawny, który zaopiniuje naszą umowę, gdy tylko będzie taka konieczność. Można również wprowadzić etap opiniowania umowy przez klienta. O ile ten nie będzie zapewne miał dostępu do naszego systemu, o tyle możemy mu taką umowę wysłać elektronicznie i zaaplikować do systemu zwrotną odpowiedź.
Konstruując proces obiegu umowy trzeba założyć, iż powinien on być maksymalnie elastyczny nie blokując użytkownikom możliwości przekazania dokumentu do właściwej osoby niezależnie od ilości przeprowadzonych iteracji.

Wersjonowanie umów

Wersjonowanie umów

Załóżmy, że nie możemy z jakiegoś powodu skorzystać z generatora umów, a edycja dokumentu musi być realizowana przy pomocy MS Word. Jak w takim razie zapewnić spójność każdego dokumentu umowy i zachować historię jego zapisów, podczas gdy umowa często krąży pomiędzy różnymi osobami włączając w to samego klienta?
Otóż Baseline™ potrafi wersjonować pliki umów przy pomocy autorskiego dodatku do pakietu MS Office. Użytkownik, chcąc wprowadzić zmiany do dokumentu po prostu blokuje go w systemie i edytuje w swoim programie MS Word. Od tej pory nikt inny nie może pobrać tego dokumentu do edycji, gdyż dokument jest w stanie zablokowanym. Po zakończeniu edycji dokumentu i naniesieniu wszystkich komentarzy oraz uwag, użytkownik, zapisuje dokument z powrotem do systemu Baseline™ używając wbudowanego w menu edytora MS Word dodatku MS Office. System „podbija” kolejny numer wersji pliku oraz zwalnia blokadę przez co inni użytkownicy mogą wykonać dokładnie tą samą operację i nanieść swoje komentarze. Takie podejście chroni nas przed popularnym nadpisywaniem sobie zmian i daje możliwość zajrzenia do dowolnej wersji umowy wstecz.
Baseline™ posiada jeszcze jedną unikatową cechę – otóż umożliwia on za pomocą pluginu DAC (Document Access Control) podgląd edytowanej wersji umowy bezpośrednio z poziomu przeglądarki www bez konieczności zapisywania pliku na dysku i posiadania licencji na pakiet biurowy Office. Plugin DAC umożliwia również ochronę plików przed wyciekiem poza struktury organizacji. Oznaczając plik jako szczególnie wrażliwy, uniemożliwiamy tym samym wydruk lub kradzież dokumentu przez nieuczciwego pracownika. W takiej sytuacji ma on możliwość wyłącznie przeglądania dokumentu w trybie read-only z nadrukiem znaku wodnego na każdej ze stron dokumentu.

Zarządzanie umowami

Rejestr podpisanych umów

Proces obiegu umowy powinien zakładać na odpowiednim etapie wydruk gotowego dokumentu i jego wysyłkę do klienta. W konsekwencji proces, po wysłaniu umowy, będzie oczekiwał na jej powrót w wersji papierowej. Odpowiednia osoba (zazwyczaj pracownik działu Administracji) będzie odpowiedzialny za zeskanowanie podpisanej obustronnie umowy i przekazanie informacji zwrotnej do jej opiekuna. Rejestr umów posiada jeszcze jedną unikatową cechę, za którą odpowiedzialny jest dodatek OCR (Optical Character Recognition). Każda zeskanowana umowa jest automatycznie ocr-owana w systemie, przez co użytkownicy mogą wyszukiwać umowy za pomocą frazy w tekście. Wyszukiwarka pełnotekstowa przeszukuje cały rejestr umów i wyszukuje pasujące dokumenty, do których użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia.
Rejestr umów obejmuje nie tylko umowy sprzedażowe. Zazwyczaj pełni on rolę globalnego repozytorium wszystkich umów włączając w to umowy z pracownikami, podwykonawcami, dostawcami czy wreszcie klientami. Dostęp do rejestru chroniony jest odpowiednim zestawem praw dostępu tak, aby każdy dział lub opiekun miał dostęp wyłącznie do dokumentów, za które jest odpowiedzialny. Sam rejestr może w praktyce funkcjonować samodzielnie, w oderwaniu od procesu tworzenia umowy. Wówczas mamy do czynienia z klasycznym systemem DMS.

3 skuteczne narzędzia, które usprawnią obieg dokumentów w firmie
Wybieramy program do zarządzania dokumentami w firmie