phone-icon

Dlaczego warto przejść na e-faktury? Kompendium wiedzy o elektronicznym obiegu faktur w Twojej firmie

Opublikowano:

Biznes, Technologia


Coraz więcej firmy odchodzi od papierowego obiegu faktury na rzecz dokumentów przesyłanych elektronicznie. Wiąże się on bowiem z ryzykiem uszkodzenia lub zaginięcia dokumentów, a także z niepotrzebnymi kosztami i przestojami w pracy. Rozwiązaniem tych problemów są e-faktury. Jak dokładnie działają i czym kierować się podczas ich wdrażania w firmie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym szczegółowym poradniku!

Czym są faktury elektroniczne?

Zgodnie ze znowelizowaną Ustawą o VAT, faktura elektroniczna jest „fakturą w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną drogą elektroniczną, w dowolnym formacie elektronicznym”. Stanowi jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Od wielu lat jej wystawianie i wysyłanie jest zgodne zarówno z prawem polskim, jak i europejskim. Warto pamiętać o tym, że również przechowywanie e-faktur zostało uregulowane przepisami. Na tej podstawie archiwum elektroniczne może być udostępnione audytorowi w razie kontroli skarbowej.

Poza formą elektroniczne faktury nie różnią się właściwie niczym od tradycyjnych faktur papierowych. Przy ich wystawianiu obowiązują dokładnie te same zasady. Dokument musi więc zawierać:

  • datę wystawienia,
  • oznaczenia numerowe,
  • strony transakcji,
  • nazwy i liczby sprzedanych towarów bądź usług,
  • stawki i ceny,
  • wartość podatku.

Co ciekawe, prawo nie precyzuje wymagań w kwestii formatu faktur elektronicznych. Przedsiębiorcy decydują się najczęściej na dokumenty PDF. Warto jednak zauważyć, że faktura ustrukturyzowana, która w najbliższej przyszłości ma się stać nowym standardem, zapisywana jest w formacie XML.

ZOBACZ DEMO

Osoba trzyma tablet z elektroniczną faktura

E-faktura – główne zalety wdrożenia

Zastanawiając się nad wdrożeniem systemu elektronicznych faktur, warto przeanalizować główne zalety tego rozwiązania. Do najważniejszych zalet należą:

  • Redukcja ponoszonych kosztów – elektroniczny obieg faktur to zauważalna oszczędność dla firmy. Wyeliminowane zostają wszystkie koszty związane z wystawianiem tych dokumentów w formie papierowej, a więc między innymi wydatki na kartki, tusz do drukarki, koperty, przesyłki czy paliwo.
  • Oszczędność czasu – za sprawą elektronicznego obiegu faktur zmniejsza się ilość pracy, którą trzeba wykonać w celu ich wystawienia. Cały proces staje się więc płynniejszy, a pracownicy mogą skupić się na istotniejszych z punktu widzenia biznesu obowiązkach.
  • Ułatwione przechowywanie dokumentów – zgodnie z prawem, faktury należy przechowywać przez minimum 5 lat. Uzbierane przez ten czas papierowe dokumenty mogą zająć bardzo dużo miejsca, co w wielu przypadkach utrudni zarządzanie przestrzenią biurową. Tego problemu można z łatwością uniknąć za sprawą elektronicznego archiwum faktur.
  • Szybki dostęp do faktur – archiwum elektroniczne zapewnia także łatwiejszy dostęp do dokumentów. Dzięki temu, że wszystkie przechowywane są w jednym miejscu, a w celu odnalezienia konkretnej faktury można wspomóc się wyszukiwarką.
  • Usprawnienie współpracy z kontrahentami – kluczowe procesy mogą zostać zdecydowanie przyspieszone dzięki temu, że faktury docierają do klientów natychmiast po wystawieniu. Nie trzeba umawiać się w tym celu na osobiste spotkania, wystarczy dostęp do Internetu.
  • Skrócony czas otrzymania zapłaty – szybszy obieg faktur kosztowych skutkuje oczywiście skróceniem czasu oczekiwania na wynagrodzenie. Ma to niemałe znaczenie dla płynności finansowej Twojej organizacji i realizowanych przez Ciebie inwestycji.
  • Zmniejszone ryzyko niedostarczenia faktur – dokumenty wystawione w formie elektronicznej nie mogą ulec zniszczeniu ani zagubieniu. Masz więc gwarancję, że w terminie dotrą do adresata. Nabywca nie będzie mógł tym samym opóźniać terminu uregulowania należności, twierdząc, że nie otrzymał dokumentu.
  • Pozytywny wpływ na środowisko – współcześnie tradycyjny obieg faktur może być negatywnie postrzegany przez klientów. Coraz większą uwagę zwraca się bowiem na ekologię. Wystawiając fakturę elektroniczną, zmniejszasz zapotrzebowanie na papier, którego produkcja wiąże się ze zużywaniem wody i energii, wycinką lasów oraz zaśmiecaniem środowiska.

To tylko najważniejsze zalety faktur elektronicznych, które powinny zmotywować Cię do jak najszybszej modernizacji obiegu dokumentów w Twojej firmie. Im wcześniej przeprowadzisz te zmiany, tym lepiej przygotujesz swój zespół na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. O co dokładnie chodzi? Już teraz polskie przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF. To system, który docelowo ma ujednolicić formę dokumentów kosztowych, służących do rozliczeń pomiędzy firmami. Na tę chwilę jest dobrowolny, ale od początku 2024 roku ma się stać obligatoryjny dla wszystkich. Warto więc jak najszybciej przejść na faktury ustrukturyzowane, aby uniknąć chaosu i problemów organizacyjnych, kiedy KSeF stanie się jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem.

ODKRYJ DZIAŁANIE OBIEGU DOKUMENTÓW 

Żliżenie na biurko, gdzie leży faktura, długopis, kalkulator,latop

E-faktury zintegrowane z elektronicznym obiegiem dokumentów


Faktury elektroniczne w Twoim przedsiębiorstwie zapewnią Ci jeszcze więcej korzyści, jeśli staną się częścią rozbudowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. To kompleksowe rozwiązanie, które pozwala zarządzać wszystkimi ważnymi pismami w jednym miejscu.

EOD to zaawansowany system informatyczny w formie wielomodułowej platformy lub zespołu narzędzi, który umożliwia realizowanie procesów biznesowych w oparciu o dokumenty cyfrowe, ale i tradycyjne. Pozwala bowiem wystawiać elektroniczne wnioski, zamówienia i formularze, a jednocześnie rejestrować pisma przychodzące i digitalizować akta papierowe, poddając je dekretacji.

Największą zaletą kompleksowego systemu finansowo-księgowego jest możliwość zintegrowania ze sobą wielu różnych modułów/obszarów. Każdy z nich rozszerza zakres funkcjonalny platformy, usprawniając kolejne aspekty zarządzania firmą. Posługując się przykładem oprogramowania EOD marki Baseline, warto zwrócić uwagę na takie obszary jak:

  • rejestr pism przychodzących,
  • rejestr faktur kosztowych,
  • korespondencja wychodząca,
  • projektowanie szablonów,
  • integracje z systemami zewnętrznymi,
  • raporty i powiadomienia.

Dzięki połączeniu wszystkich powyższych funkcji system EOD może być wykorzystywany wielowymiarowo w każdej dziedzinie związanej z obsługą dokumentacji. Przychodzi z pomocą wszędzie tam, gdzie pojawia się szansa na automatyzację procesów biznesowych i operacyjnych organizacji. Gwarantuje tym samym oszczędność czasu i eliminację błędów ludzkich.

Poznaj 3 sprawdzone narzędzia, które usprawniają obieg e-faktur:

PRZECZYTAJ ARTYKUŁ  

 

Jak wybrać odpowiedni system obiegu faktur?

Aby obieg faktur elektronicznych w Twojej firmie działał prawidłowo, będziesz potrzebować systemu dopasowanego do potrzeb organizacji. W pierwszej kolejności postaraj się więc zorganizować konsultacje z zainteresowanymi pracownikami i wspólnie z nimi stwórz listę wymagań odnośnie do przyszłego oprogramowania.

Wybierając narzędzie do obsługi e-faktur, należy pamiętać o takich funkcjonalnościach jak między innymi:

  • System szybkiej akceptacji faktur wystawionych – przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty kosztowe muszą być zatwierdzane przez więcej niż jedną osobę. Dzięki odpowiedniej aplikacji każdy użytkownik może mieć dostęp do treści faktury w tym samym czasie.
  • Historia zmian – funkcja pozwalająca śledzić modyfikacje dokonywane w fakturach. Dzięki temu kadra zarządzająca ma dostęp do informacji na temat osób odpowiedzialnych za wprowadzenie zmian w systemie.
  • Modelowanie procesów – obieg faktur powinien być jak najlepiej dostosowany do sposobu pracy Twojej firmy. Przydatnym rozwiązaniem okaże się więc kreator procesów biznesowych lub chociaż funkcja integracji z dostępnymi na rynku narzędziami w tym zakresie.
  • Archiwum plików – faktury wystawione powinny trafiać bezpośrednio do bazy, zapewniającej łatwy dostęp do konkretnych plików.
  • Wsparcie techniczne i aktualizacje – warto postawić na dostawcę oprogramowania, który będzie dbał o jego ciągłe dostosowywanie do zmieniających się regulacji prawnych. Przydatna okaże się także pomoc techniczna z jego strony.

Szukając idealnego systemu obiegu e-faktur, zainteresuj się ofertą Baseline. To rozbudowana i elastyczna platforma EOD, która odpowie na wszystkie potrzeby Twojej firmy!

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania?
Zarządzanie umowami