Rynek oprogramowania dla firm oferuje całe mnóstwo narzędzi, które ułatwiają zarządzanie organizacją. Do kluczowych obszarów działalności przedsiębiorstwa należy między innymi planowanie zapotrzebowania materiałowego. W tym celu wykorzystuje się nowoczesne systemy ERP, występujące w licznych wariantach i oferujące rozmaite funkcje. Jeżeli posiadasz już narzędzie tego typu, lecz wciąż nie korzystasz z elektronicznego obiegu dokumentów, koniecznie zapoznaj się z naszym poradnikiem!
System klasy ERP – rola w zarządzaniu
System ERP (Enterprise Resource Planning) służy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa i planowania ich wykorzystania. Wspiera także procesy związane z magazynem, transportem i rozliczeniami. Dzięki takiemu oprogramowaniu obszary te pochłaniają zdecydowanie mniej czasu. Harmonogramowanie produkcji staje się bardziej efektywne, a jej rozliczanie przebiega znacznie szybciej. Wdrożenie systemu ERP pozwala automatyzować procesy, co przekłada się oczywiście na skrócenie czasu ich trwania oraz redukcję ludzkich błędów i pomyłek.
W obliczu cyfrowej transformacji, firmy często decydują się na rozszerzanie systemów ERP o kolejne funkcje, które adresują dodatkowe obszary przedsiębiorstwa. Tak działają na przykład moduły obiegu dokumentów. Dzięki nim narzędzie nadaje się nie tylko do zarządzania finansami, zapasami czy magazynami, ale i do procesowania faktur kosztowych czy wniosków pracowniczych. Jak się jednak okazuje, takie rozwiązanie ma również swoje wady.
Decydując się na rozbudowanie systemu ERP o moduł obiegu dokumentów, przedsiębiorstwo musi liczyć się z tym, że w odróżnieniu od zarzadzania zasobami przedsiębiorstwa, obieg dokumentów może często zmieniać się w czasie. Taka sytuacja wymaga nagłych zmian w oprogramowaniu. Wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany wymaga natomiast dużej ilości prac programistycznych, które przekładają się na wysokie koszty i długi termin realizacji. Dynamiczne środowisko biznesowe zmusza firmy do błyskawicznego podejmowania decyzji, a program ERP powinien takie procesy wspierać. Organizacje poszukują więc alternatywnych rozwiązań pozwalających połączyć funkcje obu narzędzi bez utraty sprawności działania.
Dobry system obiegu dokumentów – jakie ma zalety?
Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, jak najlepiej połączyć funkcje systemu ERP z obiegiem dokumentów, należy zastanowić się nad najważniejszymi korzyściami płynącymi z wdrożenia dedykowanego systemu EOD. Narzędzie takie pozwala bowiem na znacznie więcej niż samo przekazywanie faktur i innych dokumentów. Wśród kluczowych zalet systemu obiegu dokumentów należy wymienić:
- skrócenie czasu obsługi faktur na każdym etapie (rejestracji, opisu, akceptacji oraz dekretacji),
- funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR), która automatyzuje wprowadzanie danych,
- informowanie księgowości o liczbie procesowanych faktur,
- udrożnienie przepływu dokumentów w firmie,
- jasne określenie zakresów odpowiedzialności pracowników,
- wspieranie terminowej realizacji zadań poprzez powiadomienia
- sygnalizowanie opóźnień w płatnościach czy realizacji zadań,
- możliwość zdalnej akceptacji dla upoważnionych użytkowników.
Choć elektroniczny obieg dokumentów kojarzy się przede wszystkim z procesowaniem faktur, jego zakres funkcjonalny wykracza znacząco poza finanse i księgowość. Dobry system tego typu umożliwia mianowicie budowę dowolnego procesu – takiego jak na przykład:
- obieg wniosku pracowniczego,
- negocjacja umów,
- certyfikacja ISO,
- obieg i akceptacja oferty,
- zarządzanie grafikami pracy, aktywami pracowników czy kalendarzami nieobecności.
Podsumowując, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala usystematyzować proces, lepiej go monitorować i sprawnie rozbudowywać system o kolejne obszary. Dzięki temu redukujesz czas, koszty i błędy w zakresie przetwarzania dokumentów i automatyzujesz powtarzalne procesy. Zapewniasz też sobie przejrzystość w finansach i bieżących sprawach, zwiększając jednocześnie skuteczność pracy, unikając przestojów i poprawiając wykorzystanie zasobów firmy. Warto pamiętać także o szybkim i stałym dostępie do wszystkich danych – w tym archiwalnych.
CO WYRÓŻNIA SYSTEM CRM OD BASELINE?
System ERP i obieg dokumentów – korzyści synergii obu narzędzi
Do budowy procesów biznesowych przedsiębiorcy mogą wykorzystać współczesne systemy klasy ERP rozbudowane o moduły obiegu dokumentów lub zakupić dedykowane platformy EOD, często nazywane też DMS (Document Management System). Te ostatnie służą do przetwarzania wszelkich akt powstających w organizacji. Funkcjonują jako programy komplementarne do systemów ERP i znajdują zastosowanie zarówno w przypadku dokumentacji wewnętrznej, jak i napływającej z otoczenia.
Dedykowany system EOD zagwarantuje Ci znacznie więcej korzyści niż moduł obiegu dokumentów w systemie ERP. Takie oprogramowanie oferuje bowiem wiele zaawansowanych funkcji, których próżno szukać w narzędziach do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Warto przy tym zauważyć, że wybierając odpowiednią platformę, zapewnisz sobie owocną współpracę pomiędzy obydwoma systemami. Dzięki przeprowadzonej integracji mogą one wymieniać się danymi, poprawiając wydajność organizacji.
W przeciwieństwie do modułu obiegu dokumentów w systemie ERP dedykowane oprogramowanie EOD umożliwi Ci między innymi poprawę komunikacji pomiędzy działami oraz kontrolę terminów realizacji zadań. Zapewni Ci także dostęp do funkcji OCR o bardzo wysokiej skuteczności. Pozwoli ponadto na rejestrowanie umów z wersjonowaniem plików, powiadomieniami i przypomnieniami oraz na rozliczanie wniosków urlopowych czy delegacji.
Jedną z najważniejszych zalet programu DMS okażą się niskie koszty jego rozbudowy o kolejne moduły. Ułatwisz sobie w ten sposób monitorowanie pozostałych obszarów funkcjonowania firmy, sprawnie poszerzając oprogramowanie o nowe funkcjonalności i zaawansowane technologie.
Warto pamiętać też o tym, że zgodnie z dobrymi praktykami do systemu ERP dodaje się tylko kontrahentów powiązanych z firmą finansowo. Klienci, z którymi nie łączą Cię takie relacje, ale z którymi prowadzisz korespondencję (np. umowy, pisma, oferty, ubezpieczenia itd.), nie posiadają więc historii współpracy w programie. Dedykowany system EOD umożliwia Ci natomiast dodawanie kontrahentów nietransakcyjnych w celu procesowania i archiwizowania ich dokumentów, bez konieczności wysyłania tych klientów do ERP.
Wszystko to sprawia, że dedykowana platforma EOD odznacza się bardzo szerokim zakresem zastosowania, oferując doświadczenie w budowie procesów zachodzących w firmie (workflow).
POZNAJ INNE OBSZARY JAKIE WSPIERA SYSTEM BASELINE?
Zalety i wady synergii systemu ERP i EOD
Dzięki prawidłowej współpracy systemu ERP z dedykowaną platformą elektronicznego obiegu dokumentów, zautomatyzujesz i usprawnisz kluczowe dla swojej firmy procesy. Wśród kluczowych zalet takiego rozwiązania wymienić można:
- usprawnienie procesu rejestracji faktur materiałowych,
- możliwość przypisania wielu wymiarów kosztów jeszcze przed przekazaniem dokumentu do księgowości,
- dokładność opisywania dokumentów, która wynika z zastosowania słownika pozycji na etapie dekretacji,
- możliwość dodawania kontrahentów nietransakcyjnych i rejestracji wydarzeń, pism, umów itp.,
- możliwość rejestracji i automatyzacji płatności dokumentów innych niż dokumenty księgowe, np. faktura pro-forma,
- łatwość rozbudowy o procesy odpowiedzialne za poszczególne obszary firmy (np. obieg wniosków urlopowych, zarządzanie umowami, podpisy certyfikowane itp.),
- integracje z funkcjami, które w systemie ERP muszą być pisane od zera (np. e-nadawca Poczty Polskiej, KRS, Podpis Kwalifikowany, Autenti itd.),
- importowanie zamówień czy stanów magazynowych, pozwalające na sprawną weryfikację faktur,
- wbudowany graficzny interfejs użytkownika, umożliwiający modyfikowanie funkcji i budowę nowych procesów.
Warto zauważyć, że wady narzędzia DMS sprowadzają się tak naprawdę do konieczności zaznajomienia zespołu z nowym oprogramowaniem. System ERP ma w przypadku firm taką przewagę, że administratorzy oraz pracownicy nie potrzebują szkoleń, a program nie musi być integrowany z rozwiązaniami zewnętrznych dostawców.
Postaw na system ERP zintegrowany z EOD!
Automatyzacja procesów firmy to krok, na jaki powinno się zdecydować każde dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo. Należy jednak zadbać o to, aby dobrać odpowiednie narzędzia, które pozwolą optymalizować kolejne obszary organizacji. Postaw na dedykowany system EOD, który będzie wsparciem dla posiadanego systemu zarządzania produkcją.
Zespół Baseline
