Elektroniczny system obiegu dokumentów (EOD) – na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania?

Każdy producent systemu EOD stosuje swój własny sposób wytwarzania oprogramowania. Idą za tym różne standardy jego licencjonowania, prowadzenia analizy czy procesów wdrożeniowych. Z perspektywy przyszłego użytkownika wybór odpowiedniej platformy może wydawać się więc skomplikowany. Jej całościowe koszty zależeć będą od zaprezentowanych w ofercie elementów, które omówimy w poniższym artykule. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, czym kierować się na etapie decyzyjnym.

WPIS Z CYKLU: Dobre praktyki przy wyborze oprogramowania EOD

Wybór odpowiedniej licencji EOD

Poszukująca nowego systemu EOD firma powinna na samym początku szczegółowo określić zawartość interesującej ją licencji. Każde oprogramowanie tego typu posiada bowiem swoją unikatową architekturę, oferując zupełnie różne funkcje. Za przykład może posłużyć weryfikacja kont bankowych na białej liście, która stanowi standardowy mechanizm systemu Baseline. Domyślne licencje innych platform EOD nie obejmują jednak tej opcji, toteż jej wdrożenie wiąże się z dodatkowymi kosztami i pracą.

Jeżeli na etapie wyboru producenta systemu EOD nie przekażesz dostawcom informacji o niezbędnych z Twojej perspektywy funkcjach, mogą oni zaoferować Ci licencje atrakcyjne cenowo, lecz wybrakowane. W efekcie podczas analizy lub po wdrożeniu oprogramowania okaże się, że nie zostało ono wyposażone w kluczowe dla Ciebie mechanizmy. Konieczna stanie się więc weryfikacja kryteriów i znaczne zwiększenie budżetu. W ofercie Baseline dostępne są oferty stworzone z myślą o firmach o różnym profilu. Zakres działań jaki obejmuje elektroniczny system obiegu dokumentów można dostosować do wielkości organizacji, a ilości użytkowników, a także do zaplecza technologicznego danej firmy. Ze względu na model płatności Baseline proponuje licencję bezterminową i licencje abonamentową. Czym charakteryzują się poszczególne rozwiązania? Wyjaśniamy poniżej:

• licencja bezterminowa –  wiąże się z większą początkową inwestycją, która szybko się zwraca w czasie. Szczególnie opłacalna przy dużej liczbie użytkowników. Daje możliwości przechowywania danych na własnym serwerze lub u swojego dostawcy hostingu,
• licencja abonamentowa  – pozwala ograniczyć koszty wejścia w system (nie trzeba mieć swojego serwera i płatność jest miesięczna). Sprawdza się przy mniejszej ilości użytkowników.

Ze względu na sposób licencjonowania Baseline proponuje natomiast licencję otwartą i licencję na procesy. Oto co je charakteryzuje:

• licencja otwarta – wiąże się z większą początkową inwestycją, ale daje możliwość wdrażania nowych procesów bez konieczności zakupu licencji,
• licencja na procesy – jest tańsza na początku, ale wymaga zakupu dodatkowych licencji na każdy dodatkowy proces (potencjalnie blokuje rozwój).

Sposób realizacji prac wdrożeniowych

Aby wdrożenie systemu zakończyło się sukcesem dla Twojej organizacji, musisz wybrać odpowiednią metodykę realizacji prac projektowych. Dostawcy oprogramowania stosują różne rozwiązania, które wpływają zarówno na przebieg projektu, jak i jego wycenę. Trudno wskazać jeden rekomendowany model, ponieważ każdy z nich (np. waterfall czy agile) ma swoje zalety oraz wady. Jego wybór powinien być podyktowany z jednej strony możliwościami operatora, a z drugiej budżetem Twojej firmy.

Bez względu na to, jaką metodykę zastosuje wybrany przez Ciebie dostawca, każdy projekt wdrożeniowy powinien obejmować:

• analizę przedwdrożeniową lub stworzenie listy wymagań,
• personalizację oprogramowania,
• testy platformy i szkolenia użytkowników,
• asystę podczas testów.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów powinno zostać również poprzedzone stworzeniem wstępnego harmonogramu działania. Musisz zdawać sobie sprawę z tego, ile taki proces trwa i jakie etapy obejmuje. Wprowadzenie nowego oprogramowania nie jest bowiem możliwe z dnia na dzień. Odpowiednią ilość czasu trzeba zarezerwować na realizację takich zadań jak:

• określenie potrzeb i kryteriów wyboru dostawcy,
• wybór oprogramowania,
• negocjacje zapisów umowy,
• analiza i opiniowanie raportu,
• wdrożenie obiegu dokumentów,
• integracja po stronie dostawcy systemu finansowo-księgowego,
• szkolenia pracowników,
• testy i optymalizacja.

Możliwość personalizacji

Elektroniczny obieg dokumentacji powinien gwarantować łatwy dostęp do kluczowych funkcji i umożliwiać efektywne zarządzanie procesami. W trakcie konsultacji warto sięgnąć więc po opinie osób, które będą użytkować elektroniczny system obiegu dokumentów w codziennej pracy. Jednym z największych błędów na etapie wyboru oprogramowania jest bowiem podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie ceny, bez zagłębiania się w informacje o dostawcach i narzędziach.

Jedynie pracownicy, którzy są osobiście zaangażowani w obieg dokumentacji, mogą wiarygodnie ocenić poszczególne moduły funkcjonalne i wygodę wykorzystania platformy. Powinna ona zostać jak najlepiej dostosowana do ich indywidualnych potrzeb i preferencji. W dzisiejszych czasach personalizacja to klucz do satysfakcji użytkowników, a przecież ostatnie, czego potrzebujesz w firmie, to niechęć zespołu do nowego oprogramowania.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – porównuj mądrze

Choć większość systemów elektronicznego obiegu dokumentów oferuje podobne funkcje, ich oferty mogą wyglądać zupełnie inaczej. Porównując dostępne rozwiązania, upewnij się więc, że oceniasz je pod kątem tych samych kryteriów. Może Ci się mianowicie wydawać, że któreś z rozwiązań jest zdecydowanie bardziej atrakcyjne cenowo od innych, a tak naprawdę okaże się, że jego oferta odznacza się znacznie węższym zakresem funkcjonalnym, co skutkuje wyceną dodatkowych prac, po przeprowadzonej analizie.Możesz spotkać się nawet z sytuacją, w której dostawca celowo wprowadzi Cię w błąd, ukrywając pewne koszty lub wspominając o udogodnieniach dostępnych za dopłatą. Zauważ, że bagatelizując kryteria służące do porównywania ofert, ryzykujesz nie tylko dodatkowe koszty, ale także stratę czasu, potrzebnego na powtórne analizy. Zwróć więc uwagę na doświadczenie kontrahentów oraz opinie innych klientów na ich temat.

Więcej o błędach we wdrożeniach EOD przeczytasz tutaj:

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW W FIRMIE – NAJCZĘSTSZE BŁĘDY NA ETAPIE WDROŻENIA. JAK ICH UNIKNĄĆ?

Elektroniczny system obiegu dokumentów – dodatkowe koszty powdrożeniowe

Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów (EOD) musisz zdawać sobie sprawę z tego, że koszty zakupu i wdrożenia systemu to nie koniec wydatków dla Twojej firmy. W budżecie należy koniecznie uwzględnić także usługi powdrożeniowe dla EOD. Zalicza się do nich przede wszystkim takie elementy jak:

• Aktualizacje systemu – ich koszt może stanowić określony procent opłat licencyjnych lub (procent) ceny całego projektu wdrożeniowego. W tym pierwszym przypadku ma charakter stały i przewidywalny, natomiast w drugim wzrasta wraz z rozwojem systemu o nowe procesy, czy nawet prace serwisowe. Porównując poszczególne oferty, zwróć uwagę na to, na jakiej kwocie bazuje koszt aktualizacji i czy może zmieniać się w czasie. Mechanizm ten powinien być przejrzysty i możliwie łatwy do obliczenia.
• Gwarancja oprogramowania – obieg dokumentacji i jego wdrożenie w większości objęty jest bezpłatną gwarancją. Wybierając oprogramowanie dla swojej firmy, musisz jednak kierować się nie tylko aspektem finansowym, ale także deklarowanym czasem realizacji ewentualnych napraw. W przeciwnym razie możesz znaleźć się w sytuacji, w której brak dostępu do systemu wstrzyma kluczowe procesy w Twojej organizacji. Upewnij się więc, czy dostawca podaje w ofercie tylko czas reakcji na zgłoszenie  (np. dodatkowe 8h), czy również czas eliminacji usterki (np.24h). czas eliminacji usterki (np. 24h).
• Umowa SLA – udogodnienie, które zapewnia optymalne parametry naprawy błędów oprogramowania. Takie rozwiązanie umożliwia na przykład aktualizacje systemu poza standardowymi godzinami pracy i gwarantuje krótkie czasy przestoju. Zakup tej dodatkowej opcji będzie miał pozytywny wpływ dla funkcjonowania kluczowych modułów, lecz wygeneruje oczywiście większe koszty.
• Modyfikacje i rozwój systemu – podczas wyboru i wdrażania oprogramowania nie sposób przewidzieć wszystkich funkcji i udogodnień, w które powinien być wyposażony system elektronicznego obiegu dokumentów. Z tego względu prędzej czy później konieczne okażą się dodatkowe prace służące doskonaleniu zastosowanych rozwiązań. Nie są one częścią bezpłatnych pakietów wsparcia technicznego, toteż trzeba przewidzieć dla nich specjalne miejsce w budżecie.
• Zakup dodatkowych licencji użytkowników – przy rozwoju firmy warto upewnić się, że zakup dodatkowych licencji dla pracowników nie spowoduje w przyszłości nieproporcjonalnie większych kosztów.

Baseline – idealny system elektronicznego obiegu dokumentów dla Twojej firmy!

Wybierając elektroniczny system obiegu dokumentów dla swojej firmy, nie kieruj się wyłącznie ceną. Dokładnie określ kryteria, według których porównasz oferty, i zaproś do procesu decyzyjnego przyszłych użytkowników oprogramowania. Dzięki temu Twoje przedsiębiorstwo płynnie przejdzie na elektroniczny obieg dokumentacji, przy wykorzystaniu tak intuicyjnej i kompleksowej platformy jak Baseline.