W ostatnich latach biznes systematycznie przenosi się do środowiska cyfrowego. W związku z tym rośnie zapotrzebowanie na zaawansowane sposoby wymiany informacji przez Internet. Jednym z nich jest bezpieczny podpis elektroniczny, który można wykorzystać zarówno w kontakcie z administracją publiczną, jak i w przypadku komercyjnych regulacji prawnych. Z naszego artykułu dowiesz się więcej na temat podpisów kwalifikowanych!
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to zbiór środków, które zapewniają autentyczność i egzekucję skutków prawnych określonych dokumentów cyfrowych. Generowany jest przy użyciu specjalnego algorytmu matematycznego SHA-2, który przypisuje mu unikalny kod. W skład standardowego zestawu składającego się na podpis elektroniczny kwalifikowany wchodzą najczęściej: karta kryptograficzna, na której jest zapisany certyfikat, czytnik kart, który podłącza się do swojego komputera, oraz oprogramowanie konieczne do obsługi podpisu elektronicznego. Obecnie możliwe jest również skorzystanie ze specjalnej aplikacji na urządzenia mobilne.
Podpis elektroniczny może być wykorzystywany w różnych sytuacjach, w których wymagany jest tradycyjny podpis, np. w przypadku zawierania umów, składania deklaracji czy też w korespondencji z urzędami. Dzięki podpisowi elektronicznemu można zaoszczędzić czas i zredukować koszty, związane z przesyłaniem dokumentów w formie papierowej.
W celu zapewnienia jego bezpieczeństwa stosuje się certyfikaty. Potwierdzają one tożsamość osoby, która podpisuje dokument elektroniczny. Do środków tego typu zalicza się też szyfrowanie, chroniące przed nieautoryzowanym dostępem do danych.
Aktualnie podpis elektroniczny stanowi jedną z najpopularniejszych metod weryfikacji tożsamości, która znajduje bardzo szerokie zastosowanie. Podsumowując, do jego głównych zalet zaliczają się:
1.Wygoda i oszczędność czasu – podpis elektroniczny pozwala na szybkie i łatwe podpisywanie dokumentów bez potrzeby drukowania, skanowania i wysyłania ich w tradycyjny sposób.
2.Bezpieczeństwo – sfałszowanie podpisu elektronicznego jest zwykle trudniejsze, ponieważ oparty jest on na algorytmach matematycznych i wymaga specjalnych certyfikatów.
3.Siła prawna – podpis elektroniczny ma taką samą siłę prawną jak odręczny. W niektórych przypadkach, np. w kontaktach z urzędami, jest jedynym akceptowanym sposobem podpisywania dokumentów.
4.Oszczędność miejsca – podpisany dokument elektroniczny nie wymaga drukowania i przechowywania, dzięki czemu oszczędza się miejsce w biurze i ogranicza negatywny wpływ na środowisko.
5.Szybkość procesu – stosowanie podpisów elektronicznych pozwala na szybsze i sprawniejsze przetwarzanie dokumentów. Nie ma potrzeby przesyłania ich pocztą, co mogłoby zająć wiele dni.
6.Obniżenie kosztów – podpis kwalifikowany można wykupić w określonym abonamencie, np. na rok lub dwa lata i podpisywać nielimitowaną ilość dokumentów. W ten sposób unikamy kosztów w postaci usług poczty lub kuriera.
Warto zauważyć, że korzyści związane z podpisem elektronicznym sprawiają, iż stosuje się go jako jedną z metod uwierzytelniania tożsamości w KSeF. Alternatywne rozwiązania opiszemy w ostatniej części naszego artykułu.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Interesuje Cię podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej? Jeśli chcesz mieć taką możliwość, musisz najpierw zrozumieć różnicę pomiędzy profilem zaufanym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ten pierwszy pełni funkcję podpisu elektronicznego, ale tylko w przypadku kontaktów z urzędami, i jest dostępny za darmo m.in poprzez stronę rządową czy bankowość elektroniczną. Ten drugi natomiast można wykorzystywać także do celów prywatnych i biznesowych, ale należy go wykupić. Jeżeli interesuje Cię uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wykonaj następujące kroki:
1.Wybierz dostawcę certyfikatu – podpis elektroniczny kwalifikowany musi być oparty na poświadczeniu organu, który potwierdzi Twoje dane. Istnieje wiele firm oferujących usługi certyfikacyjne, np. Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW) czy Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych (KDPW).
2.Wykonaj weryfikację tożsamości – przed uzyskaniem certyfikatu należy potwierdzić swoją tożsamość. W zależności od dostawcy może się to odbywać na różne sposoby, np. poprzez podpisanie umowy z kurierem lub wykonanie weryfikacji online.
3.Pobierz certyfikat – po weryfikacji tożsamości i podpisaniu umowy z dostawcą można pobrać kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego.
4.Zainstaluj oprogramowanie – pozwoli Ci ono na zatwierdzanie dokumentów podpisem kwalifikowanym. Dostawcy certyfikatów udostępniają zwykle darmowe narzędzia, które można pobrać z ich stron internetowych.
5.Zacznij składać podpisy elektroniczne – w zależności od wybranej platformy proces podpisywania dokumentów może się nieco różnić, ale zazwyczaj polega na wybraniu pliku do podpisania, wpisaniu kodu PIN i zatwierdzeniu podpisu.
Zauważ, że choć przejście powyższych etapów może kosztować Cię nieco czasu i energii, w dłuższej perspektywie pozwoli Ci sporo zaoszczędzić.
Kwalifikowany podpis elektroniczny w KSeF – zastosowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z postanowieniem polskiego rządu, korzystanie z niej będzie obowiązkiem w pierwszej połowie 2024 roku. Warto zauważyć, że do przetwarzania e-faktur w KSeF niezbędny jest właśnie podpis elektroniczny lub inna metoda uwierzytelniania.
Aby wystawiać e-faktury w KSeF, musisz posiadać ważny certyfikat kwalifikowany, który umożliwi składanie podpisów elektronicznych. Kiedy zatwierdzisz utworzony dokument, KSeF zweryfikuje Twoje dane, sprawdzając, czy uwierzytelnienie pochodzi od osoby uprawnionej do składania podpisu elektronicznego i czy posiadasz ważny certyfikat.
E-podpis sprawia, że proces wystawiania i przetwarzania faktur elektronicznych w KSeF jest bezpieczny i szybki. Gwarantuje też integralność danych w dokumencie i nie pozostawia żadnych wątpliwości co do przedsiębiorstwa, które je wystawiło.
Warto dodać, że aby przesyłać faktury w formie cyfrowej automatycznie przedsiębiorstwo musi posiadać dedykowany program, taki jak na przykład Baseline. Integracja systemów informatycznych z KSEF zapewni optymalizację czasu i nakładu pracy. W przeciwnym wypadku zarządzanie fakturami będzie odbywać się manualnie po zalogowaniu do portalu KSEF.
Podpis elektroniczny a pozostałe metody weryfikacji tożsamości w KSeF
Jak wspominaliśmy, kwalifikowany podpis elektroniczny to tylko jedna z metod identyfikacji, wykorzystywanych przez Krajowy System e-Faktur. Pozostałe opcje obejmują:
Profil zaufany
KSeF to system rządowy, w ramach którego osoby fizyczne mogą używać po prostu podpisu zaufanego. To metoda uwierzytelniania tożsamości polegająca na wykorzystaniu konta w systemie ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Aby wykorzystać swój profil zaufany do podpisania dokumentu, musisz zalogować się do niego przy pomocy loginu i hasła. Po weryfikacji danych otrzymasz dostęp do systemu KSeF, pozwalającego wystawiać, przetwarzać i odbierać faktury elektroniczne.
Token autoryzacyjny
KSeF identyfikuje osoby fizyczne poprzez przypisanie do nich tokenu autoryzacyjnego. Jest on generowany bezpośrednio na platformie KSEF. Tokenów można wygenerować klika i przydzielić im indywidualne uprawnienia np. tylko do odczytu danych albo tylko do pobierania faktur. Token ma charakter bezterminowy i nieograniczony.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Z tej opcji mogą korzystać wszystkie podmioty posiadające osobowość prawną, czyli także organizację i instytucje. Za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej można zabezpieczać wewnętrzne dokumenty firmowe. Dzięki temu nie tylko potwierdzimy autentyczność dokumentów (np. akt prawnych, strategii rozwoju) i integralność danych, ale chronimy je przed sfałszowaniem. Przedsiębiorca korzystający z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej nie musi wymieniać jej w przypadku ewentualnej rotacji pracowników, dzięki czemu redukuje koszty i usprawnia przebieg przetwarzania e-faktur.
Zawiadomienie ZAW-FA
Warto wspomnieć o jeszcze jednym sposobie uwierzytelniania w KSeF, a mianowicie o złożeniu zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Może to zrobić zarówno osoba fizyczna, jak i firma. Rozwiązanie to polega na zgłoszeniu danych identyfikujących podmiot w celu nadania mu uprawnień do wystawiania i odbierania faktur.
Zacznij używać podpisu kwalifikowanego już dziś!
Podpis kwalifikowany to praktyczne narzędzie, które przyda Ci się w wielu dziedzinach życia. Użyjesz go do transakcji elektronicznych, zatwierdzisz nim sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty biznesowe. Kwalifikowany podpis elektroniczny – lub inny sposób identyfikacji – może okazać się przydatny, kiedy zaczniesz korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Postaraj się jak najszybciej wybrać preferowaną metodę uwierzytelniania tożsamości, aby przyzwyczaić się do niej, zanim KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla wszystkich przedsiębiorców.
Zespół Baseline
