WYZWANIE
Frapol to spółka należąca do Grupy Kapitałowej Instal Kraków. Jest jednym z największych producentów i dostawców standardowych oraz wysoce specjalistycznych systemów klimatyzacyjnych i wentylacyjnych.
Początkowa potrzeba spółki skupiała się wokół poszukiwań wydajnego i elastycznego narzędzia służącego do automatyzacji procesów ofertowania. Obecne rozwiązanie było dalekie od ideału i utrudniało handlowcom wykonywanie codziennych obowiązków związanych z ofertowaniem urządzeń i usług klimatyzacyjnych. Również Dział Serwisu nie posiadał narzędzia, które pomogłoby usprawnić organizację pracy w obszarze obsługi gwarancyjnej i konserwacji urządzeń.
W następnej kolejności zostały przedstawione wymagania do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur kosztowych i zakupowych, a także implementacji zapotrzebowań wewnętrznych.
WDROŻONE ROZWIĄZANIE
Odwzorowano w Baseline™ obecny schemat ofertowania, poprawiono jego funkcjonalność i ergonomię, wdrożono i dostosowano moduł projektowy umożliwiający odwzorowanie inwestycji budowlanych w kraju i za granicą. Przygotowano zestaw raportów pozwalających na wykonanie prostych analiz skuteczności handlowców.
Z miesiąca na miesiąc funkcjonalność ofert była rozbudowywana o nowe funkcjonalności automatyzujące pracę działu ofertowania oraz handlowców ewoluując w kierunku wyliczania prowizji sprzedażowych oraz generacji zamówień klientów.
W następnej kolejności odwzorowano w Baseline™ konta księgowe, zamodelowano i wdrożono elektroniczny obieg faktur kosztowych i zakupowych. Rozbudowano przy tym moduł OCR, aby skuteczniej rozpoznawał skomplikowane faktury i korekty materiałowe. W przyszłości obieg faktur w Baseline™ będzie zintegrowany z systemem księgowym Impuls.
Etap I (zrealizowany)
wdrożenie ofertowania w CRM
wdrożenie modułu projektowego
Etap II (zrealizowany)
wdrożenie modułu serwisowego
Etap III (zrealizowany)
wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów i OCR
Etap IV (zrealizowany)
wdrożenie obsługi Zamówień
Etap V (planowany)
integracja z systemem księgowym Impuls EVO
INTEGRACJA Z INNYMI SYSTEMAMI
Impuls EVO
System magazynowy
EFEKT
Wzrost wydajności zespołu handlowego poprzez automatyzację procesu generacji ofert. Uporządkowanie procesów serwisowych, automatyczne powiadomienia o planowanych przeglądach w danym miesiącu. Udrożnienie przebiegu faktur kosztowych i zakupowych w firmie, automatyzacja pracy Sekretariatu.