3 skuteczne narzędzia, które usprawnią obieg dokumentów w firmie

Opublikowano:

Biznes, Technologia


Niezależnie od tego czy prowadzisz przedsiębiorstwo lub pracujesz w małej, średniej czy dużej firmie, Twojemu życiu zawodowemu na każdym kroku towarzyszy dokumentacja. Pierwsze dokumenty generowane są już na etapie rekrutacji pracownika, pozyskiwania kontrahentów czy wyboru dostawców. Każdy kolejny krok oznacza przyrost dokumentacji. Co warto w związku z tym zrobić? Należy zadbać o łatwość dostępu do dokumentacji przy jednoczesnym dochowaniu poziomu bezpieczeństwa.

W mojej karierze zawodowej nic nie frustrowało mnie bardziej niż konieczność tworzenia kolejnych kont i przechowywaniu haseł do coraz o nowych programów wspierających biznes. W warunkach sprzyjających rozwojowi właściciele firm poszukują usprawnień – co jest jak najbardziej zrozumiałym posunięciem. Natomiast niejednokrotnie trudno pogodzić się z koniecznością przyswojenia wiedzy z zakresu obsługi kolejnego systemu, którego używamy nie częściej niż kilka razy w miesiącu.

Jak przedsiębiorstwo z sektora energetyki cieplnej usprawniło obieg dokumentów?

Poniżej chciałbym zaprezentować przykład organizacji, która bardzo rozsądnie podeszła do zagadnienia optymalizacji procesów zarządzania dokumentami jak i przepływu informacji.
Menedżerowie przedsiębiorstwa z sektora energetyki cieplnej zdiagnozowali konieczność usprawnienia obiegu dokumentów. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę co w przeciągu 6-u miesięcy udało się nam wspólnie osiągnąć:

a) usprawnienie przepływu pism przychodzących – aktualnie pisma spływają do poszczególnych sekretariatów, gdzie są niemalże automatycznie skanowane i dekretowane, a to z kolei pozwala na bezpieczne przetwarzanie zgodnie z zaplanowaną ścieżką,
b) wdrożenie skutecznego modelu zarządzania informacją o dokumentach odbiorców, obiektów oraz węzłów ciepłowniczych,
c) integracja z systemem księgowym – począwszy od faktur kosztowych aż po faktury sprzedażowe (największa korzyść z wdrożonego rozwiązania),
d) implementacja modelu budżetowego – prognozy, analizy oraz wyniki finansowe spółki dostępne są online,
e) udrożnienie komunikacji wewnętrznej poprzez wdrożenie narzędzi wchodzących w skład modułu Intranet tj. chat wewnętrzny, tablice informacyjne czy baza wiedzy. Wyeliminowano tym samym programy tzw. wysokiego ryzyka, czyli komunikatory internetowe oraz dyski sieciowe będące miejscem wymiany informacji.

Reasumując, pierwszym a zarazem niezmiennie ważnym ogniwem przy optymalizacji procesów będzie właściwie skonfigurowany i dostosowany system elektronicznego obiegu dokumentacji (w skrócie system EOD).

Drukarka i skaner Brother

Jakie 3 narzędzia najbardziej wpłyną na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie?

1. System obiegu dokumentów

Pierwsze narzędzie to dobry i elastyczny system obiegu dokumentów, który powinien precyzyjnie odwzorowywać strukturę organizacyjną firmy oraz poszczególne ścieżki procesowe. Dzięki takiemu podejściu wszystkie dokumenty trafiają do adresatów na czas, bez ryzyka utraty lub zagubienia ważnego dokumentu. Konsekwencje zagubienia dokumentu potrafią wygenerować spory problem dla każdej organizacji.

System powinien zapewniać możliwość współpracy z innymi ważnymi i stosowanymi w przedsiębiorstwie narzędziami pracy codziennej oraz programami dedykowanymi (programy księgowe, magazynowe).

Na koniec istotnym kryterium jest bezpieczeństwo systemu – powinniśmy mieć 100% pewność, że nasze dane oraz dane naszych klientów po prostu są bezpieczne, zawsze dostępne i przede wszystkim spójne.

2. Skaner do dokumentów

Drugie narzędzie, które rekomenduję, to dobrze skonfigurowany skaner do dokumentów. Na rynku jest dziś dostępnych wiele modeli począwszy od małych i mobilnych skanerów, aż po duże urządzenia wielofunkcyjne (co ciekawe te wciąż mają ogromny i niewykorzystany potencjał przy wsparciu obiegu dokumentów, a mimo to najczęściej służą jako kopiarki w obiegu tradycyjnym).

Należy zwrócić uwagę, aby skaner posiadał tzw. szybę, czyli możliwość skanowania pierwszej strony zbindowanego dokumentu lub grubej koperty. Skanery biurkowe nie sprawdzą się w tego typu czynnościach.

3. Drukarka kodów QR

Trzecim narzędziem, w jakie warto wyposażyć nasz sekretariat, będą drukarki kodów QR. Kompaktowy rozmiar „naklejek” jednoznacznie przypisze każdy skan do dokumentu w systemie oraz zlikwiduje problemy z separowaniem plików pustymi stronami przed położeniem na skaner. Takie podejście skutecznie rozdziela poszczególne dokumenty – niezależnie od tego, ile mają stron oraz ile dokumentów będziemy chcieli zeskanować jednocześnie.

Nadanie etykiet samoprzylepnych daje nam jeszcze jedną ważną korzyść – pozwala zaprogramować obieg dokumentów w taki sposób, aby operator nie musiał dekretować ich ręcznie. Wyobraźmy sobie sytuację, w której dziennie do firmy przychodzi kilkaset pism do różnych osób; możemy proces zautomatyzować poprzez zaprojektowanie obiegów dla poszczególnych typów dokumentów a kod QR pozwoli na skuteczne odseparowanie i skierowanie dokumentów do osób, które powinny takie pismo otrzymać.

Podsumowanie

Jak się okazuje, przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi oraz mechanizmów obieg dokumentów może być dostosowany do naszych potrzeb, dzięki czemu codzienna praca z dokumentami stanie się przyjemna i szybka. Zasadniczą kwestią będzie właściwy dobór oprogramowania, mądrze zoptymalizowane procesy oraz odpowiedniej jakości narzędzia.

Dowiedz się więcej:
1. Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów i CRM
2. Jak skutecznie chronić dane w firmie
3. Poznaj nasze case study

Śledź nas na Facebooku i bądź na bieżąco z artykułami z naszymi artykułami i inspirującymi treściami!

Jak przygotować się do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów i CRM?
Efektywne zarządzanie Umowami