E-doręczenia (inaczej doręczenia elektroniczne) zostaną wprowadzone w 2024 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców oraz w jaki sposób interpretować najnowszą ustawę rządową obejmującą podmioty publiczne i niepubliczne? Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się szczegółów!
Doręczenia elektroniczne – co to jest?
Doręczenia elektroniczne to proces, w ramach którego dokumenty są przesyłane i legalnie dostarczane odbiorcom w formie cyfrowej. Pozwala na szybką i bezpieczną wymianę materiałów między stronami, z zapewnieniem potwierdzenia odbioru.
Wymienione rozwiązanie jest przydatne w przypadku oficjalnych pism, gdzie wymaga się ścisłej dokumentacji obiegu i statusu dokumentów.
Dzięki tej metodzie, możesz zredukować czas i koszty związane z tradycyjnym przesyłaniem dokumentów, jednocześnie zwiększając ich bezpieczeństwo.
Jak działają e-doręczenia?
Gdy dokument jest wysyłany, system automatycznie generuje potwierdzenie odbioru. Proces ten przeprowadzany jest na specjalnych platformach cyfrowych gwarantujących bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania. Co więcej, każdy dokument oznacza się czasem i datą wysyłki oraz odbioru (umożliwia to szczegółowe śledzenie jego obiegu).
Kiedy e-doręczenia staną się rzeczywistością?
Biorąc pod uwagę harmonogram rządowy, e-doręczenia zostaną wprowadzone od 01.01.2025 r. – tak wynika z ostatniego wydanego komunikatu Ministra Cyfryzacji.
Obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych będzie obejmował podmioty publiczne oraz niepubliczne.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych a podmioty niepubliczne i publiczne – kogo dokładnie obejmie rządowa zmiana?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych, która wejdzie w życie od 01.10.2024r., jest poważną zmianą przede wszystkim dla podmiotów niepublicznych, które będą musiały szukać rozwiązań technicznych u dostawców oprogramowania samodzielnie – bez odgórnych propozycji (w przeciwieństwie do podmiotów publicznych).
Jakie podmioty niepubliczne obejmie ta zmiana?
1. Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze). Wybrana grupa będzie zobowiązana do skorzystania z systemu elektronicznych doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.
2. Podmioty niepubliczne, które zostały zarejestrowane w KRS do 31 grudnia 2024 roku – dla nich zasady wchodzą w życie od 1 kwietnia 2025 roku.
3. Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub do KRS – obowiązki dotyczące e-doręczeń rozpoczynają się od 1 stycznia 2025 roku.
4. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku – dla nich termin wdrożenia systemu e-doręczeń przewidziany jest na 1 października 2026 roku.
W przypadku podmiotów publicznych możemy wyróżnić:
– Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (od ministerstw po lokalne jednostki wykonawcze).
– Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (wpisują się tu na przykład różnego rodzaju inspekcje i nadzory).
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, oraz fundusze zarządzane przez prezesa Kasy;
– Narodowy Fundusz Zdrowia.
– Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i jednostki organizacyjne tworzone przez nią, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
– Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne, a także samorządowe zakłady budżetowe.
Sądy, trybuny, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (obejmujące wszystkie główne organy egzekwujące prawo i porządek w państwie).
Na jaki system e-doręczeń warto się zdecydować?
Jeśli należysz do grupy podmiotów niepublicznych, prawdopodobnie musisz samodzielnie wybrać konkretne rozwiązania. To duży plus, ponieważ dzięki temu możesz dokładnie przeanalizować opcje rynkowe i podjąć świadomą decyzję. Jako lider na rynku cyfryzacji i digitalizacji, rekomendujemy zdecydować się na Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z KSeF pozwalający na sprawną, bezpieczną i bezproblemową wymianę dokumentów finansowych pomiędzy przedsiębiorcami w sektorach B2B oraz B2C.
Obsługa e-doręczeń od Baseline jest ceniona przez klientów z różnych branż. W ostatnim czasie mieliśmy okazję pomóc kancelarii prawnej z ugruntowaną pozycją w Polsce, jak i za granicą.
Case study Kubas Kos Gałkowski udowadnia, jak efektywne może być wdrożenie naszego systemu w firmach, które potrzebują zmodernizować swoje procesy zarządzania dokumentacją i komunikacją (np. ze względu na wprowadzane restrykcje rządowe).
W naszej współpracy z kancelarią prawną Kubas Kos Gałkowski, wdrożyliśmy system e-doręczeń zintegrowany z Comarch Optima. Integracja tego typu znacząco przyspieszyła zarządzanie finansami i usprawniła procesy kadrowe.
W konsekwencji interesanci naszego klienta zyskali błyskawiczny dostęp do dokumentacji projektów, co ułatwiło pracownikom zarządzanie urlopami oraz innymi kwestiami kadrowymi. Ostatecznie, dzięki wdrożeniu nowych rozwiązań, Kubas Kos Gałkowski znacząco podniósł swoją efektywność organizacyjną, umacniając pozycję rynkową.
Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń – jak go złożyć?
Istnieją dwa sposoby złożenia wniosku o adres do e-Doręczeń:
SPOSÓB 1: Przez Internet (wykorzystując profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany)
Jak złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Internet?
wejdź na stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia;
wybierz „Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń”;
wypełnij formularz i złóż wniosek;
poczekaj na potwierdzenie złożenia wniosku na adres e-mail, który podałeś we wniosku.
Po rozpatrzeniu wniosku otrzymasz informację o utworzeniu adresu do e-Doręczeń i konieczności aktywacji skrzynki.
Możesz również złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń za pośrednictwem platformy usług elektronicznych ePUAP.
SPOSÓB 2: W punkcie obsługi klienta administracji publicznej
Aby znaleźć punkt obsługi klienta administracji publicznej w swojej okolicy, skorzystaj z wyszukiwarki urzędów skarbowych.
Dodatkowe informacje:
-weź ze sobą dowód osobisty;
-wypełnij papierowy wniosek o adres do e-Doręczeń;
-złóż wniosek w punkcie obsługi klienta i poczekaj na potwierdzenie złożenia wniosku.
Informację o utworzeniu adresu do e-Doręczeń i konieczności aktywacji skrzynki otrzymasz na adres e-mail, który podałeś we wniosku. Przed złożeniem dokumentu zapoznaj się z instrukcją wypełniania wniosku o adres do e-Doręczeń. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, możesz również złożyć dokument za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl/en.
Podsumowanie
Elektroniczne doręczenia, które zostaną wprowadzone 1 października 2024 r., zrewolucjonizują proces wymiany dokumentacji zapewniając szybkość, bezpieczeństwo i precyzję w potwierdzaniu odbioru. Jeżeli potrzebujesz usprawnić proces e-doręczeń, możesz skorzystać z platformy Ekstranet umożliwiającej komunikację z klientami biznesowymi.
Wymienione rozwiązanie służy jako kanał obustronnej komunikacji B2B i B2C. Twoi partnerzy będą mogli zweryfikować saldo, pobrać fakturę, zgłosić reklamację lub złożyć konkretne zamówienie bez jakichkolwiek problemów.
Wypełnij formularz kontaktowy i skontaktuj się z ekspertami Baseline, aby poznać ofertę obejmującą elektroniczne doręczenia.
Doręczenia elektroniczne – FAQ
Jakie są najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat doręczeń elektronicznych?
1. Jakie korzyści wynikają z używania doręczeń elektronicznych?
E-doręczenia umożliwiają szybsze przesyłanie dokumentów, minimalizują ryzyko utraty lub uszkodzenia przesyłek oraz zapewniają możliwość natychmiastowego potwierdzenia odbioru. Zwiększa to efektywność procesów prawnych i administracyjnych, redukując również koszty związane z tradycyjnym przesyłaniem dokumentów.
2. Czy doręczenia elektroniczne są bezpieczne?
Doręczenia elektroniczne są wyjątkowo bezpieczne dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania oraz certyfikatów cyfrowych, które chronią przed nieautoryzowanym dostępem i tzw. manipulacją. Systemy te są regularnie monitorowane i aktualizowane, aby odpowiadać na najnowsze wyzwania w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego.
3. Czy istnieją jakieś ograniczenia dotyczące doręczeń elektronicznych?
Doręczenia elektroniczne mogą być używane w przypadku większości dokumentów prawnych, jednak pewne rodzaje materiałów (np. informacje wymagające notarialnego poświadczenia), będzie należało przekazać drogą tradycyjną.
Zespół Baseline
