Dowiedz się, jak system Baseline™ wspiera komunikację urzędową za pomocą integracji z platformą e-Doręczenia. Korespondencja wpływa bezpośrednio do skrzynki odbiorczej w Baseline™, skąd jest przekazywana do odpowiednich osób w firmie. Wbudowana integracja z systemem elektronicznego obiegu dokumentów niesie ze sobą nieograniczone korzyści dla Twojej organizacji!
e-Doręczenia to innowacyjny projekt rządowy, który jest kolejnym etapem na drodze projektu cyfryzacji. Ta kwalifikowana usługa doręczenia elektronicznego umożliwia wysyłanie i odbieranie urzędowych listów poleconych w formie całkowicie elektronicznej. Zamiast wysyłania tradycyjnych listów poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, korzystamy z jego cyfrowego odpowiednika.
Co najważniejsze, korespondencja elektroniczna jest równoważna z tradycyjnym doręczeniem i została skierowana dla podmiotów publicznych, obywateli oraz firm. Jej niepodważalną zaletą jest szybkość dostarczania korespondencji do adresata końcowego.
Adres do e-Doręczeń (ADE) przypisany do organizacji pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń w pierwszym etapie dotyczy komunikacji z podmiotami publicznymi, ale docelowo będzie obowiązywał również w komunikacji z podmiotami komercyjnymi w ramach bliźniaczej usługi Q-Doręczenia. Baseline™ komunikuje się z platformą e-Doręczeń całkowicie w tle zarówno w zakresie pobierania całej korespondencji przychodzącej jak i wysyłania korespondencji wychodzącej.
Oprogramowanie pozwala na tworzenie dedykowanych rejestrów dla korespondencji oraz kierować dokumenty w formie elektronicznej do jednostek wewnątrz organizacji. Mechanizm oparty na silniku workflow uporządkowuje dostęp do informacji dla poszczególnych komórek, przypomina o terminach oraz skraca czas potrzebny na obsługę pism.
Co więcej, takie podejście umożliwia przekazywanie korespondencji do użytkowników w formie elektronicznej bez konieczności nadawania niezbędnych dostępów bezpośrednio do skrzynek e-Doręczeń.
System Baseline™ został zintegrowany z platformą e-Doręczeń poprzez API. Oznacza to, iż wymiana komunikatów pomiędzy tymi systemami odbywa się głównie w tle bez udziału człowieka. Typowym miejscem, w którym ten dodatek ma zastosowanie jest moduł Sekretariat, czyli miejsce gdzie rejestruje się pisma wpływające do spółki oraz z niej wychodzące. W ramach E-doręczeń funkcjonują 2 różne rodzaje usług:
PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – służy do komunikacji z podmiotami publicznymi, jak np. urzędami, urzędów między sobą.
KURDE (Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – służy do komunikacji między podmiotami niepublicznymi.
Ponadto, w ramach usługi PURDE podmioty publiczne mogą realizować wysyłkę przesyłek na 2 sposoby:
Elektroniczna – dostarczenie przesyłki odbywa się pomiędzy 2 zarejestrowanymi w BAE adresami. Jest w pełni zrealizowana elektronicznie. Wysyłka, jak i odbiór przesyłki odbywa się za pomocą elektronicznych skrzynek e-Doręczeń.
Hybrydowa – wysyłka przesyłki następuje w sposób elektroniczny, przy użyciu skrzynki e-Doręczeń, natomiast dostarczenie odbywa się metodą tradycyjną, poprzez listonosza. Metoda ta może być wykorzystana w sytuacji, gdy podmiot publiczny nadaje przesyłkę do osoby fizycznej nieposiadającej ADE.
Usługa e-Doręczenia dedykowana jest przedsiębiorcom oraz jednostkom publicznym. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył firm, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.
Inne podmioty niepubliczne, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku, a dla firm zarejestrowanych w KRS - do 1 kwietnia 2025 roku.
Z kolei podmioty publiczne będą posiadały obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń do 1 stycznia 20025 roku. Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Już teraz uzupełnij formularz lub skontaktuj się z nami bezpośrednio. Z chęcią przedstawimy Ci pełen potencjał wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Twojej Firmie!
Przekonaj się jak łatwo zautomatyzować zarządzanie korespondencją, usprawnić procesy administracyjne oraz zoptymalizować dodatkowe koszty.
Cyfryzacja procesów biznesowych jeszcze nigdy nie była tak prosta.
Usprawnij zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie!
Dołącz do firm, które usprawniły zarządzanie swoimi procesami biznesowymi. Minimalizuj koszty i maksymalizuj korzyści z Baseline™
e-Doręczenie to kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie listów poleconych w formie cyfrowej. Jest równoważna prawnie z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (Gov.pl)
e-Doręczenia to usługa elektroniczna zastępująca tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru. Usługa ta skierowana jest dla podmiotów publicznych, obywateli oraz firm, przy czym podmioty publiczne oraz firmy będą w przyszłości zobligowane do korzystania z tej usługi, natomiast obywatele mogą założyć ADE (Adres do e-Doręczeń) dobrowolnie. Należy pamiętać, iż założenie adresu ADE oznacza konieczność korzystania z tej platformy. Aby uzyskać ADE oraz aby adres ten został wpisany do BAE (Baza Adresów Elektronicznych) należy wysłać odpowiedni wniosek przez ePUAP lub na stronie biznes.gov.pl.
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i w KRS oraz fundacje i stowarzyszenia. Dotyczy to również podmiotów publicznych oraz niektórych zawodów zaufania publicznego takich jak adwokat, radca prawny, notariusz.
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył firm, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji. Inne podmioty niepubliczne, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku, a dla firm zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, będą musiały uzyskać adres do 1 kwietnia 2025 roku. Z kolei podmioty publiczne będą posiadały obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń do 1 stycznia 20025 roku. Do października 2029 roku jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Aktualny harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych dostępny jest na stronie gov.pl.
Aby założyć konto, należy przejść na stronę usługi e-Doręczeń i kliknąć przycisk "Start". Można się zalogować za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP, bankowości internetowej lub aplikacji mObywatel. Proces rejestracji jest prosty i intuicyjny
Tak, e-Doręczenie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania, co gwarantuje poufność i integralność przesyłanych informacji
Tak, e-Doręczenia są prawnie równoważne tradycyjnym listom poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i spełniają wszystkie wymogi prawne dotyczące e-korespondencji w Polsce oraz Unii Europejskiej
Więcej informacji można znaleźć na stronach gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl, gdzie dostępne są szczegółowe przewodniki i materiały szkoleniowe.
Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z infolinią e-Doręczeń lub odwiedź stronę gov.pl, aby uzyskać pomoc
Od 1 lipca 2024 roku w Polsce obowiązywać będą elementy elektronicznego obiegu dokumentów, które będą musiały być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, ma na celu lepsze zwalczanie oszustw VAT oraz ułatwienie monitorowania transakcji, co zmniejsza potrzebę kontroli u przedsiębiorców. Wprowadzone zmiany mają przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT.
Czytaj więcej PRZECZYTAJ
