Zmiany technologiczne oraz dynamicznie rozwijające się środowisko biznesowe skłaniają coraz więcej firm do korzystania z automatyzacji. Kluczem do sukcesu okazuje się w tym przypadku dobór odpowiednich narzędzi umożliwiających ciągłe doskonalenie procesów. Jednym z rozwiązań, które bez wątpienia wpłynie na efektywność biznesu, są zintegrowane systemy zarządzania. Sprawdź, jakie funkcjonalności oferuje Baseline™ oraz w jaki sposób pomogą Ci w osiągnięciu maksymalnej skuteczności Twojej firmy.
Zintegrowane systemy zarządzania – wprowadź automatyzację w swojej firmie
Zmiany technologiczne oraz rosnąca konkurencyjność na rynku powodują, że przedsiębiorcy coraz częściej poszukują elastycznych narzędzi wspierających szybki rozwój. Kluczowe w tym przypadku okazują się przede wszystkim efektywniejsze wykorzystanie aktualnych zasobów, zdefiniowanie potencjalnego ryzyka oraz wdrożenie działań, które je minimalizują. Nie powinno więc dziwić, że narzędziami, po które coraz częściej sięgają firmy, aby sprawnie nimi zarządzać, są zintegrowane systemy zarządzania.
Zintegrowany system zarządzania (ZSZ) to kompleksowe narzędzie opracowane w celu skoordynowania i integrowania różnych aspektów zarządzania w organizacji. Opiera się na zasadzie holistycznego podejścia, które łączy różne obszary działalności w jedną spójną strukturę. Celem zintegrowanych systemów zarządzania jest zwiększenie efektywności firmy, skuteczne zarządzanie poprzez zastosowanie jednolitych standardów oraz procedur w różnych dziedzinach.
Narzędzie może obejmować różne obszary, takie jak system zarządzania jakością (PN-EN ISO 9001), system zarządzania środowiskiem (PN-EN ISO 14001), system zarządzania bezpieczeństwem informacji (PN-EN ISO 27001) i higieną pracy (PN-EN ISO 45001) oraz inne odpowiednie standardy i regulacje. Istotą jest umożliwienie organizacji efektywnego zarządzania, nadając jej jednolitą strukturę we wszystkich aspektach działalności.
Warto jednak zaznaczyć, że system zarządzania równie często skupia się na takich obszarach, jak zarządzanie ryzykiem, zarządzanie procesami, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie informacją i zarządzanie doskonaleniem na podstawie przeprowadzonych audytów. Zintegrowane podejście przyczynia się do osiągnięcia wyznaczonych celów biznesowych, co bezpośrednio przekłada się na satysfakcję klientów oraz zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.
Do najważniejszych cech systemów zarządzania należą:
- wielomodułowość oraz możliwość rozwoju systemu o dodatkowe obszary,
- jednolity dla wszystkich modułów interfejs użytkownika,
- możliwość uzyskania dostępu z dowolnego miejsca,
- skalowalność i szybkość działania,
- niskie koszty administracji oraz bezpieczeństwo.
Każda z tych cech ma znaczący wpływ na funkcjonowanie organizacji.
Przykładem systemu zarządzania procesami biznesowymi może być bez wątpienia Baseline™ stanowiący synergię różnorodnych obszarów. Platforma oferuje przedsiębiorstwu:
- CRM, czyli systemu zarządzania relacjami z klientami
- Elektroniczny Obieg Dokumentów, który ma za zadanie automatyzację pracy, usystematyzowanie oraz digitalizację obiegu faktur i korespondencji, a także tworzenie, przetwarzanie, przesyłanie i przechowywanie całej dokumentacji firmowej,
- E-archiwum / DMS, czyli system do zarządzania oraz archiwizowania dokumentów,
- Ekstranet służący do elektronicznej wymiany informacji B2B/B2C.
W efekcie zintegrowany system zarządzania Baseline™ łączy ponad 25 modułów i komponentów dodatkowych umożliwiających między innymi kontrolę nad finansami i budżetowaniem, umowami, projektami, zadaniami, obszarem HR-owym firmy czy raportowaniem.
Zintegrowany system zarządzania i jego zalety
Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego warto wdrożyć do swojej firmy zintegrowany system zarządzania, poniższe korzyści rozwieją Twoje wątpliwości. Jedną z najważniejszych zalet jest oszczędność. Dzięki niej możesz zoptymalizować czas poświęcony na wykonywanie zadań cyklicznych, a także finanse przeznaczane wcześniej na outsourcowanie usług. Warto zaznaczyć, że Baseline™ jest dostępny zarówno w ramach licencji bezterminowej, jak i abonamentowej w zależności od preferencji organizacji.
Kluczowym etapem wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa, która umożliwia nam zdefiniowanie oraz optymalizację procesów biznesowych. Wnioski z analizy umożliwiają dostosowanie modułów do indywidualnych potrzeb klienta. W dowolnym czasie możesz również rozwinąć system o dodatkowe obszary. Oznacza to, że zintegrowany system zarządzania Baseline™ wyróżnia się elastycznością i skalowalnością.
Ponadto na początkowym etapie dopasujemy harmonogram prac wdrożeniowych do wymagań klienta i charakteru działalności organizacji.
Zintegrowany system zarządzania Baseline™ posiada wbudowaną pomoc kontekstową online, która wspiera użytkowników w obsłudze systemu. W trakcie wdrożenia proponujemy naszym klientom, aby brali w nim aktywnie udział, co usprawni jego proces i ułatwi rozpoczęcie pracy w systemie. W zależności od wybranego pakietu możesz liczyć także na stałe wsparcie dedykowanego konsultanta.
Warto również zwrócić uwagę na korzyści finansowe, jakie niesie ze sobą integracja systemów zarządzania. Nie ulega wątpliwości, że utrzymanie jednego oprogramowania jest o wiele tańsze i łatwiejsze niż kilku odrębnych. Minimalizujesz wtedy czas przeznaczony na szkolenia z nowych systemów. BaselineTM gromadzi i archiwizuje całość dokumentacji w jednym miejscu co pozwala zaoszczędzić koszty związane z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów firmowych. Posiadanie wszystkich danych w jednym systemie ułatwia odszukiwanie informacji, dzięki temu z łatwością przeprowadzisz audyt lub zoptymalizujesz procesy biznesowe. Dodatkowo nasze oprogramowanie posiada możliwości integracji z innymi systemami tj.: SAP, Comarch Optima, Subiekt GT, Enova, Poczta, Polska, Pakiet Microsoft Office, Microsoft Dynamics, Streamsoft Prestige, Asseco WAPRO, Sage Symfonia.
Nasz system zarządzania redukuje ryzyko dotyczące utraty danych. Dla naszych klientów najważniejsze są procedury i mechanizmy, które zabezpieczają poufne informację oraz dokumenty, dlatego też zadbaliśmy o ich potrzeby. BaselineTM to pierwszy z systemów informatycznych, który posiada certyfikat „Data protected” firmy Tuv Nord. W naszym oprogramowaniu stosujemy model zabezpieczeń w oparciu o Two-Way SSL, integrujemy się z Active Directory/LDAP. Spełniamy rygorystyczne wymogi RODO oraz normy ISO 27001 i ISO 20000. Korzystamy z profesjonalnego hostingu dostarczanego przez Polcom S.A. – jednego z czołowych dostawców w Polsce.
Wybór zintegrowanego systemu zarządzania będzie dla Twojej firmy bardziej efektywny, a procesy biznesowe staną się wydajne i sprawne. To wszystko dzięki integracji różnych obszarów działalności organizacji, takich jak: finanse, administracja czy relacje z klientami. Prowadzi to do oszczędności czasu i zasobów oraz minimalizuje błędy wynikające z manualnego przepływu dokumentacji oraz informacji.
Zintegrowany system zarządzania w Twojej firmie! Poznaj najbardziej przydatne funkcjonalności od Baseline™!
Baseline™ umożliwia przede wszystkim zarządzanie dokumentacją, fakturami kosztowymi i przychodowymi, zarządzanie relacjami z klientami, a także wspiera obszary HR-owe. Jego głównym celem jest digitalizacja procesów biznesowych, co usprawnia pracę poszczególnych zespołów, a personelowi kierowniczemu ułatwia podejmowanie decyzji. Takie działania są możliwe dzięki skrupulatnie opracowanym i dostosowanym do potrzeb użytkownika modułom, których jest aż 25!
Poniżej prezentujemy 6 wybranych funkcjonalności, które pomogą w podniesieniu efektywności posiadanych zasobów, ułatwiają podejmowanie decyzji, oraz zarządzanie kluczowymi procesami!
Obieg dokumentów umożliwia organizacji rejestrację korespondencji, przekazywanie pism do odpowiednich departamentów oraz przejrzyste archiwizowanie dokumentów w formie tradycyjnej (dzięki kodom QR) i cyfrowej. Po zarejestrowaniu papierowego pisma przychodzącego zostanie automatycznie wydrukowany kod QR, który powinien zostać naklejony na pierwszej stronie dokumentu. Następnie należy zeskanować dokumenty. Po przeprocesowaniu skanu system rozpoczyna obieg, wysyłając pismo do odpowiedniej osoby, która je rejestruje i przekazuję w obiegu do odpowiednich pracowników.
Moduł HR zawiera listę pracowników, kandydatów i strukturę organizacyjną. Posiada także informacje na temat urlopów, zastępstw oraz listy płac. Do jego funkcjonalności należy:
- elektroniczne archiwum dokumentacji pracowniczej,
- wnioski urlopowe oraz grafiki roczne,
- obsługa delegacji krajowych i zagranicznych,
- automatyczne przypomnienia o ważnych terminach,
- prowadzenie projektów rekrutacyjnych,
- generacja przelewów za wynagrodzenie do banku,
- system cyklicznych ocen pracowniczych.
System umożliwia utrzymanie ciągłości procesu zatrudnienia pracownika, jak i zarządzania personelem. Na kartotece pracownika przechowywane są wszystkie kluczowe informacje personalne, jak i terminy badań lekarskich czy szkoleń BHP. Każdy pracownik posiadający dostęp do systemu będzie miał możliwość składania elektronicznych wniosków takich jak: delegacje, wnioski urlopowe czy też inne dokumenty pracownicze. Użytkownik może stworzyć plan urlopów na dany rok, który następnie zostanie przesłany do zatwierdzenia przełożonego.
Kolejną funkcjonalnością są zlecenia bankowe. Umożliwiają one automatyzację w zakresie generowania płatności oraz kontroli terminów płatności. Kolejnym krokiem w tym procesie jest przetworzenie faktury do postaci pliku w formacie Elixir. Jak zatem działa ta procedura? Osoba odpowiedzialna za płatności loguje się w systemie, a następnie jednym kliknięciem generuje płatności. System automatycznie sprawdza, które faktury posiadają termin zapłaty z dniem jutrzejszym, a następnie selekcjonuje takie faktury w pliku, generując płatność Elixir. Zadaniem osoby odpowiedzialnej za finanse w firmie jest jedynie przekazanie ich do banku, a w systemie zatwierdzenie potwierdzenia wykonania operacji. Takie działanie przede wszystkim ułatwi zarządzanie płatnościami i uchroni Waszą firmę przed pominięciem daty zapłaty faktury.
Baza kontrahentów jest to zbiór wszystkich klientów, partnerów, dostawców, podwykonawców, z którymi łączy nas umowa lub inna forma współpracy. Użytkownik systemu zarządzania zyskuje możliwość dodania profilu kontrahenta z danymi podstawowymi, kontaktowymi, finansowymi oraz dodatkowymi notatkami. Istnieje możliwość pobrania danych z bazy GUS oraz weryfikacji kont bankowych na białej liście. Pod profilem każdego kontrahenta zobaczysz wszystkie powiązane z nim dokumenty.
Projekty to moduł, który umożliwi Ci sprawne zarządzanie obowiązkami pracowników. Z Baseline™ możesz zrobić to bardzo szybko. Każdy Projekt składa się z etapów (hierarchii zadań) przydzielonych do konkretnych osób i z konkretnym terminem realizacji. Realizując projekt możesz wykonywać mnóstwo aktywności np. dodać komentarz, ustawić spotkanie, wysłać maila lub załączyć dokumentację projektową. Odpowiednie osoby zostaną poinformowane o tym fakcie przez system. W Projekcie wszystkie ważne zdarzenia są wyświetlane na linii czasu.
Delegacje umożliwiają pełną digitalizację procesu obsługi wyjazdów firmowych. Można podzielić je na delegacje krajowe i delegacje zagraniczne. Następnie należy uzupełnić informacje takie jak: Dane podstawowe, Ewidencja przebiegu pojazdu, Rachunki i inne wydatki, Diety, Przejazdy / Noclegi. Deklaracje przenoszą do systemu cały proces, następnie automatyzują rozliczenie sumując łączne koszty z delegacją i generują gotowy wydruk jej rozliczenia. Delegację po rozliczeniu można połączyć z projektem lub fakturą sprzedaży co pomoże nam w dokładnym rozliczeniu danego przedsięwzięcia.
Kolejnym modułem są Umowy. Zarządzanie nimi nigdy nie było tak łatwe! Ten spersonalizowany moduł umożliwi Ci:
– archiwizację umów,
– kompleksową obsłudzę procesu umowy od momentu rozpoczęcia negocjacji do momentu aktywacji umowy,
– zatwierdzanie dokumentów, które umożliwia podpis elektroniczny oraz zintegrowanie oprogramowania z system Autenti,
– wersjonowanie dokumentów – kontrola wersji (możliwość podglądu wprowadzanych zmian),
– powiadomienia po dokonaniu zmiany w dokumentach,
– generowanie szablonowych dokumentów.
Praca w organizacji zostanie zautomatyzowana, a jasny i przejrzysty przepływ informacji przyspieszy procesy w Twojej firmie.
Postaw na jakość zarządzania z Baseline™
Zintegrowany system zarządzania firmy Baseline™ to innowacyjne narzędzie, które łączy w sobie kluczowe obszary zarządzania takie jak: finanse, projekty, relacje z klientami, zarządzanie umowami i dokumentacją oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki temu zapewnia on spójność, efektywność i automatyzację w codziennych operacjach.
Wykorzystując zintegrowany system zarządzania Baseline™, Twoja firma zyska możliwość zwiększenia wydajności, lepszej kontroli nad procesami i podejmowania bardziej trafnych decyzji. Przygotuj się na nowy poziom zarządzania, który ułatwi Ci pracę i przyspieszy rozwój Twojej organizacji.
Zespół Baseline
