Transformacja cyfrowa staje się powoli standardem w biznesie. Decyzja o połączeniu innowacyjnych technologii z każdym obszarem działalności generuje coraz więcej systemów, z których firmy korzystają na co dzień. Dzięki nim można skutecznie zarządzać organizacją oraz poprawić jej efektywność. Jest to jednak możliwe dopiero, gdy poszczególne oprogramowania współdziałają ze sobą. Osiągnięcie tego celu jest możliwe właśnie, dzięki integracji systemów informatycznych. Na czym polega i dlaczego warto ją wdrożyć? Odpowiadamy.
Integracje systemów informatycznych – co to jest?
Znalezienie jednego oprogramowania, które spełni oczekiwania i potrzeby każdego obszaru działalności firmy jest dużym wyzwaniem. Mało jest systemów, które są mocno rozbudowane i spełniają oczekiwania każdego działu w firmie lub też systemy te są bardzo kosztowne. Dlatego przedsiębiorstwa decydują się zazwyczaj na wprowadzenie kilku rozwiązań IT. W efekcie kluczowe dane dla organizacji są gromadzone w różnych miejscach. Dopiero ich odpowiednia korelacja pozwala na podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych oraz strategicznych. To właśnie w tym zadaniu pomaga integracja systemów informatycznych. Takie rozwiązanie sprawdzi się doskonale zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach. Dzięki niemu firmy mogą poprawić jakość pracy, uzyskać szybki dostęp do informacji w jednym miejscu, zwiększyć produktywność oraz jak najlepiej wykorzystać potencjał swoich zasobów.
Integracja systemów IT to połączenie różnych programów, aplikacji lub narzędzi w celu umożliwienia wymiany danych oraz współpracy między nimi. Warto zaznaczyć, że działanie to może dotyczyć zarówno technologii obecnych wewnątrz jednej firmy, jak i między innymi jednostkami. Płynny przepływ danych jest niezbędny do osiągnięcia wysokiej jakości w operacjach biznesowych. Dzięki integracji systemów łatwiej zrealizować ten cel poprzez współdziałanie, udostępnianie i odbieranie informacji oraz wykorzystywanie funkcjonalności innych narzędzi.
Dlaczego Baseline™ integruje się z systemami informatycznymi?
Połączenie różnych narzędzi IT ma przede wszystkim wspierać firmy w osiąganiu korzyści biznesowych, operacyjnych i technicznych. Baseline™ to rozbudowana platforma składająca się z wielu rozwiązań mających zastosowanie w różnych obszarach zarządzania przedsiębiorstwem. Warto zwrócić szczególną uwagę między innymi na: Elektroniczny Obieg Dokumentów, E-archiwum, CRM, Ekstranet, Budżetowanie czy e-Kancelarię. Połączenie funkcjonalności systemów zewnętrznych z Baseline™ umożliwia osiągnięcie takich celów jak:
1.Płynna wymiana danych: Integracja różnych systemów informatycznych umożliwia udostępnianie i odbieranie danych z różnych źródeł. Dzięki temu usprawnia ona zarządzanie informacjami oraz ich aktualizację w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie istotne, kiedy jedna aplikacja może poprawnie funkcjonować wyłącznie na podstawie informacji gromadzonych w innym systemie lub w kilku systemach.
2.Efektywność operacyjna: Integracja systemów IT pozwala na automatyzację procesów biznesowych i eliminację podwójnego wprowadzania danych. Dzięki temu można skrócić czas potrzebny na wykonanie zadań, zoptymalizować wydajność operacyjną oraz zredukować błędy ludzkie. Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym pozwala kadrze zarządzającej na szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na zmiany w środowisku biznesowym.
3.Zwiększenie funkcjonalności: Możliwość współpracy różnych systemów pozwala na rozbudowę i poszerzenie możliwości funkcjonalnych, co może prowadzić do bardziej kompleksowych rozwiązań. Platforma Baseline™ pozwala między innymi na integrację CRM z systemem do zarządzania zamówieniami. Dzięki temu użytkownik zyskuje wgląd do kompletnej informacji od momentu nawiązania współpracy z klientem po finalizację zamówienia, czy też historię kolejnych transakcji.
4.Usprawnienie współpracy międzyorganizacyjnej: Jak wspomnieliśmy, integracja systemów informatycznych może obejmować również współpracę między różnymi organizacjami, takimi jak dostawcy, partnerzy biznesowi lub klienci. W takim przypadku umożliwia ona udostępnianie danych i możliwość zbudowania kompletnego procesu (np. rejestrację reklamacji w ekstranet i procesowanie zgłoszenia w EOD)
5.Usprawnienia komunikacji pomiędzy działami w firmie: Nasz system usprawnia komunikację między działami w firmie. Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na eksport danych z kart urlopowych, łatwe rozliczanie delegacji oraz przesyłanie innego typu dokumentacji, która musi przejść odpowiednią weryfikację, ale także być przechowywana.
6.Skalowalność i elastyczność: Organizacje mogą dostosować swoje oprogramowania do zmieniających się potrzeb i warunków rynkowych. Integracja różnych systemów informatycznych pozwala na łączenie nowych narzędzi z istniejącymi oraz łatwe dodawanie i usuwanie aplikacji w zależności od wymagań biznesowych.
Jakie są najczęstsze integracje Baseline™ z systemami zewnętrznymi?
Poniżej prezentujemy, jakie korzyści mogą wynikać z wybranych integracji systemów w platformie Baseline™, które wspierają firmy w dążeniu do realizacji celów biznesowych oraz poprawy jakości działań operacyjnych.
1.Eksport danych finansowych z EOD: System marki Baseline™ umożliwia dwukierunkową integrację z systemami księgowości, a także przesyłanie faktur do programów takich jak: SAP, NAV, Optima, Symfonia, Subiekt GT, Wapro oraz wielu innych. Dzięki temu możemy uniknąć duplikacji działań, co prowadzi do redukcji czasu przeznaczonego na wykonanie zadania oraz związanych z nim kosztów. Istnieje również możliwość bezpośredniej integracji z modułem budżetowania i rejestrem umów.
Ważnym udogodnieniem jest także spersonalizowany dostęp do zarządzania informacjami. W naszym systemie uprawnienia przydzielane są działami lub indywidualnie. Osoby z innych działów nie mają zatem dostępu do informacji np. o danych finansowych.
2.Import i eksport kontrahentów: Baseline™ umożliwia pobieranie danych partnerów biznesowych z bazy GUS i VIES, weryfikację ich statusu podatników VAT oraz numeru kont bankowych na białej liście. W zależności od potrzeb danego klienta integracja może przebiegać w obydwóch kierunkach i korzyścią z niej jest zachowanie integralności danych kontrahentów we wszystkich systemach.
3.Import statusu płatności: Dzięki integracji systemów informatycznych Baseline™ możesz pobierać status płatności za faktury. Jak wygląda to w praktyce? Przy fakturach kosztowych pobieramy statusy płatności, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za finanse widzą, jakie koszty należy opłacić w najbliższym czasie (cash flow). Z kolei dla faktur sprzedaży możemy stworzyć zautomatyzowany proces weryfikacyjny FV w którym system wysyła mailowe przypomnienia o nieopłaconych rachunkach i przypomina osobom odpowiedzialnym za płatności, aby skontaktować się z klientem.
4.Integracja systemu elektronicznego obiegu dokumentów z e-Nadawcą Poczty Polskiej: Umożliwia wygodne i efektywne zarządzanie procesem wysyłki dokumentów za pośrednictwem usług Poczty Polskiej. Dzięki tej integracji można generować etykiety przesyłek na podstawie danych zawartych w EOD w Baseline™ i śledzić status przesyłek. System posiada także możliwość nadania uprawnień do przesyłki osobom, które ją zlecają, dzięki czemu mogą samodzielnie zweryfikować, czy przesyłka została dostarczona – nie muszą o to pytać w sekretariacie. Dodatkowym atutem jest możliwość dodania w systemie skanu wysyłanego dokumentu, co znacznie usprawnia archiwizację danych w obszarze korespondencji wychodzącej.
5.Integracja systemu elektronicznego obiegu faktur z Krajowym Systemem e-Faktur: Baseline™ automatycznie pobiera faktury zakupowe, które są wystawione przez dostawców w KSeF, a następnie rejestruje je jako nowe dokumenty. System automatycznie wprowadza dane z faktury do systemu np. terminy płatności, kwoty, nr faktury itd. Dzięki tej integracji pracownicy nie będą musieli logować się do KSeF i sprawdzać, czy wpadły nowe faktury.
Jak przebiega integracja systemów informatycznych?
W zależności od potrzeb firmy oraz wdrożonych systemów IT można przeprowadzić integrację za pomocą różnych metod. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ich temat oraz wady i zalety każdego rozwiązania.
Eksport plikowy: Polega na generowaniu i udostępnianiu danych w postaci plików, które są następnie importowane do innego oprogramowania w celu ich dalszego importu. Ta metoda opiera się na wymianie dokumentów w formacie CSV (Comma-Separated Values), XML (eXtensible Markup Language) lub JSON (JavaScript Object Notation). Na tę integrację jednostronną składa się pięć etapów: generowanie danych, konwersja danych, eksport pliku, transfer pliku oraz import pliku.
Zalety:
- Eksport plikowy umożliwia przekazanie danych w sposób zrozumiały dla różnych systemów, co ułatwia wymianę informacji między nimi.
- Z ekonomicznego punktu widzenia jest dobrym rozwiązaniem.
- Pozwala na mitygację ryzyka konieczności wprowadzania zmian konfiguracyjnych w przyszłości.
- Prace integracyjne odbywają się po stronie 1 systemu – format pliku musi być dostosowany do wymagań odbiorcy.
Wady:
- Integracja oprogramowania poprzez eksport plikowy może być mniej efektywna i automatyczna niż oparta na API, ponieważ wymaga ręcznej manipulacji plikami oraz procesu importu.
- Przesyłanie danych odbywa się w jednym kierunku.
Bazodanowa: Systemy traktują bazę danych, jako punkt centralny. Zawartość jest znormalizowana i przechowywana w jednym miejscu, zapewniając narzędziom możliwość ich pobierania oraz spójną aktualizację w obu kierunkach.
Zalety:
- Integracja zapewniająca dwukierunkowy mechanizm wymiany danych, co gwarantuje aktualność oraz zapobiega duplikacji informacji.
- Dane mogą być automatycznie aktualizowane poprzez konfigurację określonych cyklów importów i eksportów danych.
- Integracja bazodanowa oferuje szeroki zakres danych przekazywanych między systemami.
- Dane są przechowywane w kontrolowanym środowisku, co minimalizuje ryzyko naruszenia poufności lub integralności.
- Wykorzystanie wspólnej bazy umożliwia skonsolidowanie procesów, co prowadzi do oszczędności czasu.
Wady:
- Integracja bazodanowa wymaga współpracy i prac po stronie systemów, które mają zostać połączone. Może to obejmować dostosowanie struktury danych, tworzenie interfejsów i testowanie.
- Koszt integracji systemów informatycznych może być wyższy od eksportu plikowego. API, ponieważ wymaga ona dodatkowych zasobów.
Interfejsy programowania aplikacji (API): Polega na tworzeniu punktów dostępowych, które umożliwiają wymianę danych i interakcję między aplikacjami lub narzędziami od różnych dostawców. Zintegrowane systemy informatyczne poprzez API są popularnym rozwiązaniem, które pozwala na elastyczną i efektywną pracę, a także tworzenie spójnej dokumentacji.
Zalety:
- Pozwala na dwukierunkową wymianę danych, umożliwiając synchronizację informacji między systemami.
- Automatyzacja w trybie online umożliwia natychmiastową aktualizację informacji między systemami bez konieczności manualnej interwencji.
- Decydując się na integrację systemów informatycznych poprzez API, otrzymujesz szerokie możliwości w zakresie przekazywanych danych i operacji. Dzięki temu zyskujesz kompleksowe rozwiązania.
- Wykorzystanie gotowych elementów integracji (wpięcie się do gotowego API) pozwala na szybkie połączenie i skorzystanie z funkcjonalności narzędzi zewnętrznych.
Wady:
- Najwyższy koszt i czasochłonność wdrożenia, który wiąże się z opracowaniem interfejsów, dostosowaniem konfiguracji, wdrożenia oraz testowaniem,
- Duże ryzyko wprowadzania zmian konfiguracyjnych w przyszłości wynikające ze zmiany API, co może prowadzić do dodatkowych kosztów oraz ryzyka zakłócenia stabilności i spójności systemów.
- Integracja systemów wymaga koordynacji, komunikacji i współpracy pomiędzy dostawcami systemów, co może stanowić wyzwanie organizacyjne.
Integracja Baseline™ z systemami zewnętrznymi.
Baseline™ to rozbudowana platforma, która stanowi synergię rozwiązań mających zastosowanie w różnych obszarach zarządzania przedsiębiorstwem. Nasze rozwiązania są wdrażane w wielu branżach i dziedzinach. Baseline™ posiada blisko 20 modułów, zapewniając możliwość integracji z takimi systemami komercyjnymi jak:
- Enova
- Sage Symfonia
- Asseco Wapro Fakir
- SAP
- Integra ERP
- Developer System
- Kombit
- Simple
- Raks
- Rekord
- InsERT Subiekt
- InsERT Nexo
- InsERT Gratyfikant
- InsERT Rewizor
- Comarch Optima
- Comarch XL ERP
- Microsoft Dynamics
- Impuls EVO
- CBS
- Teta
- Steamsoft Prestiż
- QAD
- JIRA
- Incadea
- Reset 2
- SALESmanago
- Ekstranet
Dodatkowym atutem naszego oprogramowania jest także możliwość integracji z platformami rządowymi. Już niebawem każdy przedsiębiorca będzie zmuszony do korzystania z KSeF. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów, umożliwiamy łatwą i zautomatyzowaną integrację z tą platformą.
Nasz system jest zintegrowany także z innymi platformami rządowymi, jak:
- GUS,
- VIES,
- KRS,
- VAT,
- Białą Listą Płatników,
- Podpisem Kwalifikowanym,
- E-nadawcą,
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat integracji z Baseline™ z systemami informatycznymi, skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na wszystkie nurtujące Cię pytania!
Zespół Baseline
