Kompleksowy system zarządzania zasobami ludzkimi – moduł HR, który ułatwi Ci zarządzanie w Twojej firmie
Dział HR (Human Resources) znajduje się w każdej organizacji, która zatrudnia większą liczbę pracowników oraz chce efektywnie realizować strategię przedsiębiorstwa. Wyspecjalizowany zespół, a także poziom jego zaangażowania są kluczem do sukcesu firmy, ponieważ ma on realny wpływ na jego wartość, rozwój i konkurencyjność na rynku. Z kolei osoby kierujące kapitałem ludzkim odpowiadają za to, czy zespół sprosta wyzwaniom i organizacja osiągnie swoje cele z pomocą zatrudnionych. Jeśli natomiast zauważamy, że wprowadzone procesy nie spełniają swojego zadania, warto jest wdrożyć działania korygujące tj. szkolenia, usprawnienie procesów, rozmowa z pracownikiem, czy plan naprawczy.
Jednym z dostępnych systemów zarządzania zasobami ludzkimi jest Baseline™. Moduł HR został wyposażony w funkcjonalności, które pozwolą na szybką analizę czynników sytuacyjnych zewnętrznych i wewnętrznych. Na jej podstawie można zdefiniować potencjalne ryzyko oraz podjąć działania prowadzące do jego redukcji. Automatyzacja i cyfryzacja procesów biznesowych staje się już standardem w prowadzeniu firmy, co przekłada się na zwiększenie efektywności działania na wielu płaszczyznach.
Moduł zarządzania zasobami ludzkimi Baseline™ i jego funkcjonalności
Wybierając kompleksowe oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, warto przeanalizować, czy jego funkcjonalności odpowiadają potrzebom firmy. Jeżeli odpowiednio dobierzesz oprogramowanie, pozwoli ono na usprawnienie wielu procesów. Co ważne, moduły zarządzania zasobami ludzkimi Baseline™ dostosujesz do indywidualnych potrzeb, korzystając z możliwości wdrożenia dedykowanych funkcjonalności oraz ich odpowiedniej konfiguracji.
Ostatecznie, dobre oprogramowanie powinno wspierać takie zagadnienia, jak: projekty rekrutacyjne, systemy premiowe, zarządzanie talentami, monitorowanie czasu pracy, procesowanie wniosków pracowniczych(wniosek o urlop), akceptacja zapotrzebowania na sprzęt, cykliczne oceny pracowników, generowanie przelewów za wynagrodzenia oraz obsługiwanie delegacji. Możliwość korzystania z takich rozwiązań pomaga w podejmowaniu najlepszych decyzji zgodnych ze strategią przedsiębiorstwa. Poniżej prezentujemy, jakie funkcjonalności ułatwiające zarządzanie zasobami ludzkimi posiada Baseline™.
Funkcjonalności związane ze strukturą w organizacjach, a zarządzanie zasobami ludzkimi.
1.Lista pracowników
Moduł umożliwia podgląd listy pracowników przez uprawnionych członków organizacji. W dowolnym czasie można edytować lub uzupełnić brakujące informacje. Profil każdego pracownika obejmuje dane podstawowe, logowania, kontaktowe, personalne oraz informacje o zatrudnieniu. Z tego miejsca kadra zarządzająca ma możliwość podglądu logowania czasu pracy indywidualnego pracownika.
Dodatkowo każdą z informacji możemy indywidualnie zmodyfikować, aby dodać pozycje, które będą Ci potrzebne do zarządzania organizacją.
Istnieje także możliwość udostępniania informacji o pracowniku takich jak: dane kontaktowe, dział, przełożony, informacja o zastępstwie czy nieobecności. Jednak ta opcja możliwa jest z poziomu książki adresowej.
2. Lista departamentów
Z poziomu tej funkcjonalności istnieje możliwość podglądu i edycji struktury organizacyjnej. Dzięki temu z łatwością dostosujesz oprogramowanie do struktury organizacji. Do każdego departamentu, czyli działu w firmie, można przypisać indywidualny kod, kierownika, jednostkę nadrzędną oraz spółkę. Ustalenie struktury w Baseline™ jest bardzo przejrzyste. Z poziomu poszerzonych uprawnień da się ją modyfikować samodzielnie w każdym momencie. To duża zaleta, ponieważ umożliwia kadrze zarządzającej modyfikowanie zmian, a pracownikom obrazuję ścieżkę decyzyjną organizacji. To spore udogodnienie,, szczególnie w dużych firmach, gdzie te struktury są bardzo rozbudowane.
Funkcjonalności wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi w przypadku braków kadrowych
1.Kandydaci
Jednym z najważniejszych funkcjonalności ułatwiających proces rekrutacji jest możliwość stworzenia rejestru kandydatów. Może obejmować szereg informacji dostosowanych do potrzeb Twojej firmy. Z łatwością umieścisz tam CV, status obecnego etapu rekrutacji oraz przypiszesz osobę odpowiedzialną za ten proces. Masz także możliwość rejestracji wydarzeń, np. rozmów telefonicznych z kandydatami oraz dodawanie wydarzeń kalendarzowych np. rozmów rekrutacyjnych, gdzie możesz przypisać osoby odpowiedzialne za daną rekrutację.
Dodatkowe miejsce na opis pomoże sprecyzować wymagania, opis stanowiska lub zebrać uwagi dotyczące pretendenta w jednym miejscu. Moduł w przypadku zatrudnienia kandydata ma także możliwość przeniesienia tych informacji do listy pracowników. Jeśli jednak pracownik nie przeszedł pozytywnie rekrutacji lub jeśli wysłał CV, ale aktualnie nie ma dla niego stanowiska – możemy go przypisać do tzw. ławki rezerwowych. Co oznacza to w praktyce? Moduł ten umożliwia nam automatyzację w zakresie kontroli nad czasem przechowywania danych osobowych potencjalnych pracowników zawartych w dokumentach CV.
2. Zastępstwa
Zastępstwa służą do przekazywania zadań i obowiązków w systemie innemu pracownikowi w trakcie swojej nieobecności z powodu L4 lub urlopu. Celem dodawania zastępstw jest zachowanie ciągłości operacyjnej firmy i realizacji zadań w terminach. Są one przydzielone tylko do wybranych modułów, czyli czynności jakie wykonujemy w pracy.
3. Kalendarz nieobecności
Z poziomu modułu HR szefowie działów oraz osoby o rozszerzonych uprawnieniach posiadają możliwość podglądu kalendarza nieobecności. Można wyświetlać go zarówno na podstawie nieobecności planowanej (grafik urlopowy), jak i wnioskowanej (karta urlopowa). Funkcjonalność ta umożliwia pracownikowi w łatwy i przejrzysty sposób sprawdzenie, ile urlopu przysługuje mu na obecny rok, a ile z niego już do tej pory wykorzystał. Natomiast osoba zarządzająca danym departamentem będzie miała informacje o urlopach wszystkich pracowników, co pomoże jej w ich zaakceptowaniu oraz planowaniu zastępstw i delegowaniu obowiązków.
Funkcjonalności wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi w obszarze zwolnień i urlopów
1.Dni wolne od pracy
System automatycznie pobiera dni ustawowo wolne od pracy. Moduł HR umożliwia ich wyświetlanie z poziomu wbudowanego kalendarza (także dla poprzednich lat). Funkcjonalność ułatwia przede wszystkim planowanie pracy oraz delegowanie zadań w przypadku zbliżających się świąt i napiętego harmonogramu. To przydatna funkcja, ponieważ niweluje ryzyko wzięcia urlopu w dniach wolnych ustawowo od pracy.
2. Grafik urlopowy
Funkcje związane z urlopami są szczególnie ważne w dużych organizacjach. Dzięki nim można usprawnić wiele kwestii personalnych, na przykład pozwoli przewidzieć ewentualne braki kadrowe. Moduł HR umożliwia rejestrację grafików urlopowych. Zaplanowany przez pracownika urlop podlega akceptacji przełożonego. Mechanizm wspiera kadrę zarządzającą w planowaniu urlopów oraz późniejszej akceptacji wniosków urlopowych.
3. Wnioski urlopowe
System umożliwia rejestrację wniosków urlopowych oraz ich akceptację (proces workflow). Wymiar urlopu danego użytkownika jest ustalany na karcie edycji pracownika. Dział HR może na podstawie przysługujących dni urlopowych określonych w umowie B2B albo umowie o pracę (zastosowanie zasad zawartych w kodeksie pracy) podejmować uzasadnione decyzje związane z przyznaniem dni wolnych w preferowanym terminie.
Jak wygląda to w praktyce? Pracownik, wchodząc do systemu, dokonuje wyboru dni urlopowych oraz wyboru zastępcy, który sprawuje pieczę nad jego obowiązkami w momencie nieobecności. System automatycznie wskazuje nam ilość dni urlopowych pozostałych do końca roku oraz ilość dni wykorzystanych. Po wysłaniu wniosku urlopowego pracownik widzi na graficznym diagramie obiegu, gdzie trafił jego wniosek i na jakim etapie akceptacji się znajduje. Dostanie także automatyczne potwierdzenie na maila w przypadku akceptacji lub odrzucenia wniosku. Z kolei osoba akceptująca wniosek, dostanie w systemie powiadomienie o jego doręczeniu oraz będzie miała możliwość akceptacji lub odrzucenia prośby o urlop.
Zasoby ludzkie i organizacja czasu pracy
1.Grafiki pracy
Grafik pracy ułatwia funkcjonowanie oraz zarządzanie naszą organizacją. Pomaga nam uporządkować pracę poszczególnych działów, co przyczynia się do optymalizacji działań i procesów. Opracowujemy go z myślą o stworzeniu harmonogramu pracy z podziałem na pracownika lub grupy pracowników, z uwzględnieniem poszczególnych dni oraz godzin pracy.
Baseline™ umożliwia tworzenie grafików pracy, które następnie są generowane formie wydruku. Możesz tworzyć go z uwzględnieniem godzin i dni pracy oraz z podziałem na pracownika czy dany dział. Nasz grafik pracy ilustruje także w sposób graficzny, który pracownik w danym dniu przebywa na home office, a kto na chwilę obecną pracuje z biura. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla firm, w których do jednego stanowiska pracy jest przydzielonych dwóch lub więcej pracowników. Na grafikach możemy także zaznaczać o której godzinie zaczynamy i kończymy pracę. Wszystko przedstawione jest w jasny i czytelny sposób. Na podstawie informacji w tym obszarze można również łatwo zdefiniować zapotrzebowanie na zatrudnienie nowej osoby czy roszady dotyczące pracy zdalnej lub zmianowej.
2. Timesheet pracownika
Kontrola czasu pracy jest kluczowa w przypadku osób pracujących na umowę o pracę lub pracy projektowej. pozwala to obliczyć rentowność projektów, co ułatwia wycenianie i planowanie projektów na przyszłość. Z kolei przekłada się to bezpośrednio na finanse przedsiębiorstwa. Jeżeli pracownik monitoruje czas pracy za pomocą mechanizmu Baseline™, istnieje możliwość łatwego podglądu danych z poziomu modułu HR. Pracownik ma możliwość wprowadzania czasu pracy i logowania go pod projektami, zadaniami lub wydarzeniem kalendarzowym do którego go przypisano. To doskonały sposób na to, aby mieć kontrolę nad wykonywanymi obowiązkami poszczególnych osób oraz kontrolowaniem rentowności poszczególnych zadań np. w przypadku pracy projektowej.
Funkcjonalności zarządzania zasobami ludzkimi a płatności
1.Listy płac
Baseline™ umożliwia import list płac z zewnętrznego programu płacowego i przygotowuje gotowe paczki przelewów do banku za poszczególne składniki wynagrodzenia pracownika.
Listy płac w Baseline™ są również wykorzystywane do budżetowania kosztów oraz prowadzenia analityki finansowej firmy.
Każde zlecenie zawiera najważniejsze informacje o kwocie, kategori, dacie wystawienia i termine realizacji, a także aktualnym statusie wraz z datą płatności. Jeśli natomiast potrzebujesz, aby na Twojej liście płac znalazły się dodatkowe zagadnienia – umożliwiamy indywidualną modyfikację pod potrzeby Twojej organizacji. Listy płac umożliwiają także w czasie rzeczywistym weryfikować terminowość wypłat oraz ewentualne zmiany.
Dopasuj funkcjonalności programu zarządzania zasobami ludzkimi do swoich potrzeb
Powyżej przeanalizowaliśmy 11 funkcjonalności zarządzania zasobami ludzkimi Baseline™. Zadaniem przedsiębiorstwa jest zrównoważenie potrzeb osób zatrudnionych oraz interesów samej organizacji. Dlatego obecnie tak wiele firm decyduje się na wprowadzenie modelu harwardzkiego. Baseline™ odpowiada na te potrzeby klientów, wprowadzając dedykowane funkcjonalności do systemu zarządzania.
Istnieje możliwość implementacji dedykowanych procesów lub funkcjonalności wspierających działania kadrowe. Wśród najczęściej wybieranych można wymienić między innymi: obsługę delegacji krajowych i zagranicznych, formularz rozpoczęcia/zakończenia współpracy oraz możliwość oceny pracowniczej/oceny 360, czyli weryfikacji umiejętności pracowników i wyznaczania ścieżek rozwoju.
Jeżeli chcesz dostosować platformę wspierającą zarządzanie zasobami ludzkimi Baseline™ do swoich potrzeb, umów się na prezentację naszego systemu!
Zespół Baseline
