Tradycyjny obieg dokumentów w firmie to proces zarządzania dokumentami w formie papierowej w organizacji, który obejmuje ich tworzenie, przyjmowanie, przetwarzanie, przechowywanie i archiwizację.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie to proces zarządzania dokumentami w formie papierowej w organizacji, który obejmuje ich tworzenie, przyjmowanie, przetwarzanie, przechowywanie i archiwizację. Jest to kluczowy element wewnętrznej organizacji każdej firmy czy instytucji, ponieważ pozwala na efektywną komunikację, szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji i zachowanie ciągłości pracy. W dobie cyfryzacji obieg dokumentów coraz częściej ma miejsce w formie elektronicznego obiegu dokumentów, co przyspiesza procesy decyzyjne i operacyjne.
Elektroniczny obieg dokumentów – z jakich etapów się składa?
Elektroniczny system obiegu dokumentów zaczyna się od ich tworzenia lub otrzymania. Dokumenty w ramach elektronicznego obiegu dokumentów mogą być generowane wewnętrznie przez pracowników firmy lub przychodzić z zewnątrz, na przykład od klientów, dostawców czy organów administracji państwowej. Po ich stworzeniu lub otrzymaniu dokumenty zostają zarejestrowane w formie elektronicznej w systemie, co pozwala na ich łatwe odnalezienie w przyszłości. Następnie dokumenty są klasyfikowane i kierowane do odpowiednich osób lub działów w organizacji. Ta faza może obejmować przeglądanie, akceptację, modyfikację czy też podpisywanie dokumentów.
W dużych organizacjach, gdzie obieg jest szczególnie złożony, wykorzystuje się do tego celu specjalistyczne oprogramowanie – document management system, które automatyzuje wiele z tych procesów i zapewnia właściwy przepływ informacji zgodny z obiegiem dokumentów. Kolejnym krokiem jest przechowywanie dokumentów, które musi odbywać się w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz łatwy dostęp. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, zniszczeniem czy utratą. W przypadku kiedy mamy do czynienia z elektronicznym obiegu dokumentów stosuje się różne formy backupu oraz zabezpieczeń informatycznych.
Ostatnim etapem w cyklu życia dokumentu jest jego archiwizacja lub usunięcie. Archiwizacja polega na przechowywaniu dokumentów przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub wewnętrznymi regulaminami firmy. Po upływie tego czasu dokumenty mogą zostać bezpiecznie zniszczone. Dobrze zaprojektowany i realizowany obieg ma kluczowe znaczenie dla efektywności, produktywności oraz zgodności z prawem działalności organizacji. Umożliwia szybkie podejmowanie decyzji, minimalizuje ryzyko błędów, zapewnia przejrzystość procesów oraz ułatwia audyty i kontrolę wewnętrzną.
Zespół Baseline
