Archiwizacja dokumentów – jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy?

Każdy właściciel działalności gospodarczej zobligowany jest prawnie do przechowywania dokumentacji związanej ze swoją aktywnością na rynku. Archiwizacja ksiąg rachunkowych i rozmaitych umów handlowych ma pomóc przedsiębiorcy w organizacji i nadzorowaniu pracy. Ten aspekt biznesu wiąże się jednak z wieloma wyzwaniami, a w przypadku ewentualnych zaniedbań może dać skutek odwrotny do zamierzonego. W naszym artykule podpowiemy Ci więc, jak archiwizować dokumenty w firmie!

Archiwizacja dokumentów – definicja i najważniejsze korzyści

Archiwizacja dokumentów w firmie polega na ich przechowywaniu i zarządzaniu w sposób zorganizowany i kontrolowany, w celu utrzymania porządku i bezpieczeństwa informacji.

Głównym celem archiwizacji jest zapewnienie dostępu do dokumentów w razie potrzeby, a jednocześnie ochrona ich przed zniszczeniem lub utratą. W zależności od rodzaju materiałów, archiwizacja może obejmować ich skanowanie i przechowywanie w formie elektronicznej lub fizyczne gromadzenie ich w magazynach czy archiwach.

Najważniejsze korzyści płynące z archiwizacji dokumentów w firmie to:

• Łatwiejszy dostęp do informacji – pracownicy mają łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji, co wpływa na poprawę efektywności i skuteczności wykonywanych zadań.
• Ochrona przed utratą informacji – szczególnie istotna w przypadku archiwizacji dokumentów księgowych, prawnych lub podatkowych.
• Zwiększenie przestrzeni roboczej – przeniesienie dokumentów z biur do archiwum lub na serwer zwiększa przestrzeń roboczą i ułatwia pracę.
• Ułatwienie przestrzegania wymogów prawnych – archiwizacja pomaga uniknąć kar i sankcji wynikających z zaniedbanej dokumentacji.
• Oszczędność czasu i pieniędzy – łatwe wyszukiwanie i odzyskiwanie informacji redukuje czas potrzebny na wykonywanie różnych zadań. Ponadto, przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej może przynieść oszczędności finansowe.

Proces archiwizacji dokumentów firmowych

Archiwizacja w przedsiębiorstwie polega na zarządzaniu cyklem życia dokumentów (ang. Document Lifecycle Management, DLM). Obejmuje on następujące etapy:

1.Utworzenie dokumentu (spisanie, weryfikacja i zatwierdzenie).

2. Udostępnianie dokumentu (wewnętrzne i zewnętrzne).

3. Utrzymywanie dokumentu (przechowywanie i zarządzanie).

4. Modyfikacja dokumentu (zmiany i aktualizacje zgodne z potrzebami).

5. Kontrola dostępności dokumentu.

6. Archiwizacja dokumentu (przechowywanie przez określony czas).

7. Zniszczenie dokumentu (usunięcie z systemu).

Zarządzanie cyklem życia dokumentów ma umożliwić firmom i organizacjom osiągnięcie celów biznesowych, zwiększenie wydajności oraz redukcję kosztów związanych z archiwizacją. Wdrożenie skutecznego systemu w tym zakresie wymaga odpowiedniej strategii, narzędzi i procesów, które pozwolą na kontrolowanie i monitorowanie dokumentów na każdym etapie ich życia.

Na podstawie wymienionych wyżej punktów dość łatwo odtworzyć proces archiwizacji dokumentów w firmie. Choć jego etapy mogą różnić się w zależności od wielkości i rodzaju przedsiębiorstwa, to zazwyczaj obejmują następujące kroki:

1.Wybór dokumentów do archiwizacji – w zależności od rodzaju działalności i przepisów prawa, mogą to być np. dokumenty księgowe, administracyjne, kadrowe, techniczne itp.

2. Przygotowanie dokumentów do archiwizacji – dokumenty powinny zostać uporządkowane, posegregowane i oznaczone zgodnie z wymaganiami, takimi jak kategorie, daty, numery itp.

3. Wybór sposobu przechowywania dokumentów – istnieją różne sposoby przechowywania dokumentów, takie jak tradycyjne archiwizowanie w formie papierowej, gromadzenie danych w postaci elektronicznej lub hybrydowe rozwiązania łączące obie te metody.

4. Przeniesienie dokumentów do archiwum – na tym etapie dokumenty są przenoszone z miejsca bieżącej pracy firmy do specjalnie wyznaczonego pomieszczenia lub na serwer, gdzie są przechowywane przez określony czas.

5. Identyfikacja dokumentów – materiały przechowywane w archiwum należy odpowiednio oznaczyć, aby umożliwić ich szybkie odnalezienie i identyfikację w razie potrzeby.

6. Przechowywanie dokumentów przez określony czas – okres przechowywania dokumentu zależy od jego rodzaju i wymagań przepisów prawa.

7. Przygotowanie dokumentów do zniszczenia – po upływie określonego czasu dokumenty mogą zostać zniszczone zgodnie z przepisami prawa, po wcześniejszym zatwierdzeniu przez władze firmy.

Skoro wiesz już, jak wygląda proces archiwizacji dokumentów w firmie, pozostaje tylko pytanie, jak długo należy przechowywać określone materiały. W Polsce stosuje się w tym przypadku przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o rachunkowości. Uzależniają one czas archiwizowania dokumentów od ich rodzaju:

• Księgi rachunkowe – 5 lat.
• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat.
• Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
• Dokumenty podatkowe – 5 lat (od końca roku podatkowego, za który zostały złożone).
• Dokumenty dotyczące nieruchomości – 10 lat (od dnia zakończenia stosunku prawnego).
• Dokumenty dotyczące kadry pracowniczej – 50 lat (od dnia ich sporządzenia).

Warto pamiętać, że niektóre dokumenty mogą być przechowywane przez dłuższy czas, w zależności od potrzeb firmy lub wymagań przepisów prawa. Przed ich zniszczeniem należy dokładnie sprawdzić wymagane okresy archiwizacji, aby nie narazić się na problemy związane z kontrolą podatkową lub sądową.

Poprawna archiwizacja dokumentów – jak to robić? Tradycyjnie czy elektronicznie?

Jak wspomnieliśmy wyżej, archiwizacja dokumentów w firmie może odbywać się w formie elektronicznej lub tradycyjnej. Wraz z rozwojem technologii i wzrostem świadomości ekologicznej coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na tę pierwszą metodę. Pod wieloma względami jest ona zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.

Po pierwsze archiwizowanie dokumentów w formie tradycyjnej generuje ciągłe koszty, związane z zakupem papieru, tonerów do drukarek i przesyłkami pocztowymi. Przechowywanie materiałów cyfrowych jest więc na dłuższą metę zauważalnie tańsze. Warto zwrócić także uwagę na oszczędność czasu – takie rozwiązanie nie wymaga dużej ilości pracy ręcznej, dzięki czemu Twój personel może zająć się ważniejszymi dla firmy kwestiami.

Co więcej, archiwizowanie dokumentów w formie papierowej może być czasochłonne i skomplikowane ze względu na konieczność manualnego wyszukiwania potrzebnych informacji. W przypadku przechowywania materiałów w formie elektronicznej dokumenty są zwykle łatwo i szybko dostępne dzięki możliwości ich filtrowania i sortowania za pomocą haseł lub kategorii.

Przewagę archiwum elektronicznego nad tradycyjnym widać także w kwestii bezpieczeństwa. W tym pierwszym przypadku ryzyko utraty cennych danych jest znacznie mniejsze, ponieważ chronione są one m.in. za pomocą szyfrowania czy kopii zapasowych. Dokumenty papierowe mogą natomiast zostać stosunkowo łatwo zniszczone lub wykradzione.

Warto wspomnieć także o aspekcie ekologicznym. Archiwizacja dokumentów w tradycyjnej formie wymaga dużej ilości papieru (a przy okazji także przestrzeni magazynowej), co zwiększa obciążenie środowiska. Takich problemów można natomiast uniknąć za sprawą elektronicznego systemu obiegu dokumentów. To również zauważalne oszczędności finansowe – w dużych firmach system ten pozwala zredukować koszty nawet o 50 tys. zł rocznie.

Ciekawym rozwiązaniem dla wielu firm okaże się model hybrydowy, wykorzystujący outsourcing archiwizowania dokumentów. Takie rozwiązanie oferuje np. Baseline, zapewniający wygodny dostęp do e-archiwum. To zbiór modułów, które pozwalają nie tylko na wygodny obieg dokumentów, ale także ich bezpieczne przechowywanie.

Przepisy prawne dotyczące archiwizacji dokumentów

Wymagania dotyczące archiwizacji dokumentów w Polsce reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1295 z późn. zm.). Według niej każda instytucja publiczna i prywatna ma obowiązek prowadzenia akt osobowych, sprawozdań finansowych, dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów przez określony czas i w określony sposób.

W praktyce wdrożenie tych przepisów polega na stworzeniu systemu zarządzania dokumentami, który umożliwi ich prawidłowe przechowywanie, zarządzanie i ochronę. Powinny znaleźć się w nim m.in. procedury kategoryzacji i archiwizacji danych oraz określenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie i nadzorowanie systemu. Takie możliwości daje na przykład Baseline, oferujący synergię różnych funkcji w ramach jednej usługi.

Po pierwsze Baseline pozwala na przypisanie odpowiednich uprawnień do konkretnych osób, które zajmują się dokumentacją firmową. Dzięki temu widać, kto i kiedy wprowadził dokument, jakie nanosił zmiany i komu finalnie go udostępnił. Co więcej, iilustrowane obiegi umożliwiają łatwą weryfikację wsteczną ścieżki danego dokumentu, jak i samej jego treści dzięki opcji podpięcia skanu. Warto też zaznaczyć, że nieodłącznym elementem przy archiwizacji w systemie Baseline są zaawansowane drukarki Brother z kodami QR.

Konsekwencje braku przestrzegania przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji mogą być bardzo poważne zarówno dla instytucji, jak i dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie archiwum. Może to skutkować m.in. wysokimi karami finansowymi, sankcjami karnymi, utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych oraz reputacji instytucji.

Aby uniknąć negatywnych konsekwencji zaniedbań w zakresie organizacji dokumentów firmowych, postaw na dobry system EOD. Funkcję e-archiwum znajdziesz choćby w oprogramowaniu Baseline!