Administracja biurowa to obszar, który wymaga sprawnego systemu zarządzania, sfokusowanego na płynnym przepływie informacji oraz optymalizacji czasu pracy. Obszerna dokumentacja, kontakt z klientami, a także kontrola korespondencji przychodzącej i wychodzącej mogą być nie lada wyzwaniem – zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw. Aby skutecznie zarządzać firmą, niezbędny jest nie tylko pracownik biurowy, ale również odpowiednie narzędzia. Jednym z nich jest rozbudowany system Baseline™ z modułem Sekretariat. Poznaj funkcjonalności tego rozwiązania, które umożliwi Ci sprawne zarządzanie Twoją organizacją!
Administracja firmy – jak zarządzać organizacją efektywnie, dzięki spersonalizowanej funkcjonalności systemu?
Rosnąca baza pracowników i kontrahentów oraz rozbudowana struktura firmy przyczyniają się do generowania coraz większej liczby dokumentów. Ważne jest zatem, aby zadbać o odpowiednią archiwizację oraz segregację pism, aneksów czy umów, a także znaleźć sposób na kontrolę dokumentów przychodzących i nadawanych przez nas pocztą, aby sprawniej zarządzać ich przepływem i ułatwić sobie zarządzanie firmą w obrębie administracji. Pamiętaj, że sprawnie działające procesy umożliwiają łatwiejsze podejmowanie odpowiednich działań biznesowych oraz operacyjnych, także na wyższym szczeblu zarządzania. Nie będzie to możliwe, jeżeli prace administracyjne zostaną zaniedbane. Co zrobić, aby zadbać o Twoją optymalizację czasu pracy, a także łatwy i szybki przepływ dokumentów? W celu ułatwienia zarządzania – niezależnie od wielkości firmy – warto wprowadzić przede wszystkim narzędzia, które nam to ułatwią.
Jedną z nich jest moduł Sekretariat w Baseline, który zoptymalizuje naszą pracę na każdym etapie zarządzania administracją firmy. Co możesz w nim znaleźć? Elektroniczny Obieg Dokumentów, który ułatwi Ci pracę związaną z segregacją dokumentów, ich przepływem do poszczególnych osób lub jednostek, elektroniczną akceptacją wniosków, archiwizacją z możliwością automatycznego drukowania kodów QR, czuwaniem nad pismami przesyłanymi pocztą, ale także zarządzanie fakturami.
Praca w administracji biurowej polega przede wszystkim na koordynacji, zarządzaniu oraz organizacji codziennej pracy biura. Sporządzanie oficjalnych pism oraz ich archiwizacja mają szczególne znaczenie dla jakości i efektywności przedsiębiorstwa. W szerokim zakresie działań podejmowanych w ramach administracji, warto zwrócić uwagę również na obowiązek dbania o prawidłowy obieg pism i dokumentów. Nie ulega wątpliwości, że pracownik biurowy musi być przede wszystkim odpowiedzialny, skrupulatny oraz dobrze zorganizowany, by móc zapanować nad dokumentacją firmy. To jednak nie wystarczy i bez odpowiedniego wsparcia w postaci narzędzi, nie będzie mógł realizować prawidłowo swoich obowiązków, a tym samym firma korzystać skutecznie z informacji.
Platforma Baseline™ z modułem Sekretariat uefektywnia organizację pracy i pomaga w zachowaniu płynnego przepływu informacji między poszczególnymi działami firmy, a także ułatwia kontakt z klientem oraz kontrahentami. Co ważne, poszczególne funkcjonalności pozwolą na automatyzację większości zadań. Dzięki temu można zredukować związane z nimi koszty, a także czas poświęcany na ich realizację.
Elektroniczny obieg dokumentów marki Baseline™ pozwala na automatyzację pracy administracyjnej oraz pomaga w uporządkowaniu obiegu faktur i korespondencji, a także rozwiązywaniu problemów związanych z codziennym funkcjonowaniem firmy. Ponadto jest w pełni zintegrowany z urządzeniami biurowymi oraz dostępny także w wersji aplikacji mobilnej na iOS i Android. Dzięki temu praca hybrydowa nie jest problemem, ponieważ można zarządzać dokumentami na odległość. Bez wątpienia to duże ułatwienie dla pracowników administracji biurowej.
Administracja firmy – poznaj funkcjonalności do zarządzania Twoją organizacją!
Wsparcie działań związanych z zarządzaniem organizacją zapewnia platforma Baseline™ z modułem Sekretariat. Poznaj funkcjonalności tego modułu, który ułatwi Ci prace administracyjne w Twoim przedsiębiorstwie!
Obsługa pism przychodzących drogą listowną
Obsługa pism przychodzących w systemie Baseline™ odbywa się z poziomu modułu Sekretariat. Rejestracja dokumentów będzie możliwa za pomocą dedykowanej formatki. Każdy dokument jest wprowadzany do systemu manualnie lub przez konwersję, jeśli nadawca wyśle dokument pocztą elektroniczną, która została podpięta w Baseline™.
Formatka dodawania nowego pisma przychodzącego umożliwia rejestrację, przypisania go do osoby decyzyjnej, dodawanie podstawowych informacji i notatek. Jeżeli dokumenty zostały przesłane w formie papierowej, po uzupełnieniu niezbędnych informacji zostanie wydrukowany kod QR zawierający kolejny numer nadany w Baseline™. Należy nakleić go na pierwszej stronie pisma. Co ważne, system nie rozpocznie obiegu, dopóki pracownik administracyjno-biurowy, który rejestruje dokument, nie wykona skanu. Dopiero po zarejestrowaniu i oznakowaniu wszystkich pism następuje proces ich skanowania. Dzięki temu nie zostanie pominięty żaden dokument przy rejestracji korespondencji przychodzącej.
Po wykonaniu skanu zostanie on automatycznie podpięty do właściwego pisma na podstawie kodu QR. Dopiero w tym momencie Baseline™ rozpoczyna obieg, wysyłając pismo do odpowiedniej osoby lub grupy osób (do zapoznania się lub do wykonania). Pracownik administracyjny może połączyć dokument z Projektem, Aktywem oraz Delegacją, co pozwala na gromadzenie dokumentów związanych z danym obszarem w jednym miejscu.
Jeżeli dokumentem przychodzącym jest faktura, pracownik musi go zarejestrować. Mechanizm OCR odczytuje dane z faktury i uzupełnia je na formatce. Dzięki temu firma może zredukować ryzyko duplikatów w przypadku dodawania pisma do systemu zarówno drogą elektroniczną, jak i listowną.
Pracownik administracyjno-biurowy musi pamiętać jednak o obowiązku określenia rodzaju dokumentu, ponieważ od tego będzie zależał jego dalszy obieg w firmie. Baseline™ umożliwia rejestrację różnych pism przychodzących. Rozwijaną listę można dostosować do indywidualnych potrzeb. Poniżej prezentujemy przykładowe typy dokumentów:
- Faktura,
- Polisa,
- Pismo urzędowe,
- Pismo księgowe,
- HR,
- Oferta,
- Pismo sądowe,
- Pełnomocnictwo,
- Uchwały,
- Wyroki,
- Inne.
Pracownik musi również pamiętać o wskazaniu właściwej osoby czy też grupy osób, do których zostanie przesłane pismo.
Obsługa pism przychodzących drogą elektroniczną
Baseline™ można zintegrować również ze skrzynką poczty elektronicznej, na którą przychodzą dokumenty. Taka konfiguracja umożliwia automatyczne pobieranie faktur elektronicznych do systemu oraz ich szybszą rejestrację, jako pisma przychodzące. Wśród dodatkowych modułów, z których może korzystać pracownik administracji biurowej, znajdują się:Baseline™ Gmail Plugin – podczas konfiguracji w skrzynce pocztowej powinny pojawić się dwie nowe etykiety: Wyślij do Baseline™ oraz Wysłano do Baseline™. Dodatek wysyła eksportowane wiadomości e-mail na dedykowaną skrzynkę mailową, z której system odczytuje i zapisuje dokumenty w systemie.
- Baseline™ Outlook Plugin – zainstalowany dodatek pozwala użytkownikowi na eksport: nowych wiadomości wychodzących, odczytanych wiadomości e-mail, kontaktów.
- Pobrane pisma przychodzące można zarejestrować, zlecić do wykonania, a także przekazać do wiadomości wskazanej osobie lub grupie.
Kolejka FV w module Sekretariat Baseline™
Jeżeli rejestrowanym dokumentem jest faktura, należy przejść podobny proces, jak w przypadku pozostałych pism przychodzących. Warto jednak zwrócić uwagę na pewne różnice, które są widoczne dopiero po zeskanowaniu. System Baseline™ przekierowuje skan dokumentu do miejsca nazywanego „Kolejką faktur”, gdzie oczekuje na uzupełnienie formatki finansowej. Pracownik administracyjny musi zweryfikować w nim takie dane jak: kwota faktury, stawki VAT czy termin płatności. Dokument zniknie z kolejki faktur dopiero po zakończeniu uzupełniania formatki finansowej.
Co ważne, pola nadawca oraz numer dokumentu zostaną automatycznie uzupełnione. Dodatkowo mechanizm OCR umożliwia odczytanie również pozostałych danych ze skanu i przeniesienie ich do formatki. Pracownik administracyjno-biurowy musi jednak pamiętać o weryfikacji poprawności informacji wprowadzonych przez system. Obieg dokumentu faktury w Baseline™ może wyglądać następująco:
- Rejestracja,
- Opis faktury,
- Akceptacja,
- Księgowość.
Ważne! Już od 1 lipca 2024 roku każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do korzystania z KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. Dla naszych klientów posiadających aktualną wersję oprogramowania, umożliwiamy darmową integrację z KSeF, która pozwala na pełne dostosowanie się do nadchodzących zmian bez konieczności wdrażania innych systemów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, koniecznie przejdź na naszą podstronę o KSeF.
Obsługa pism wychodzących
Baseline™ posiada integrację z E-nadawcą Poczty Polskiej, dzięki czemu jesteś w stanie monitorować swój list lub paczkę na każdym etapie jej podróży. To właśnie w Module Sekretariat dodajesz wszystkie firmowe pisma wychodzące. Ta sekcja zawiera informacje o sposobie wysyłki oraz planowaną datę wysłania. Dodatkowo należy wypełnić formatkę dodawania przesyłki. Dopiero po uzupełnieniu niezbędnych danych zostanie automatycznie wydrukowany kod QR, dzięki któremu możliwe jest podpięcie skanu pisma wychodzącego.
Pracownik administracyjno-biurowy z uprawnieniami do edycji przesyłki może w dowolnym momencie nadać do niej dostęp innym użytkownikom systemu. Co ważne, zarząd posiada dostęp do pełnego rejestru wszystkich pism w module Sekretariat.
Lista spraw firmowych
W systemie Baseline™ znajdują się także raporty umożliwiające monitorowanie dokumentacji firmy. Ta funkcjonalność sprawia, że archiwizacja pism przynosi realną wartość dla osób decyzyjnych. Wśród dostępnych raportów można wymienić:
- Listę Pism Przychodzących, wyświetla podstawowe informacje o zarejestrowanych dokumentach, zawiera ID, nazwę, status, rodzaj pisma, nadawcę, możliwość dodania notatek, datę wpływu oraz datę pisma. Pozycje na liście można filtrować, co ułatwia znalezienie odpowiedniego dokumentu. Raport jest widoczny dla każdego użytkownika z dostępem do modułu Sekretariat.
- Lista FV Kosztowych, czyli raport systemowy, który wyświetla listę przyjętych faktur. Istnieje możliwość wyeksportowania do Excela.
- Korespondencja wychodząca jest to raport systemowy, wyświetlający listę dodanych korespondencji. Zawiera kolumnę z możliwością rozwinięcia przesyłek, kolumnę edycji, datę linkującą do korespondencji, wysłane przez (tu podmiot realizujący przesyłkę), przesyłki (rodzaj), stan, utworzył (osoba wprowadzająca), spółka oraz utworzono (data utworzenia). Pozycje na liście można filtrować, co ułatwia znalezienie odpowiedniego dokumentu. Dostęp do raportu otrzymuje pracownik administracyjno-biurowy oraz inny użytkownik z dostępem do modułu Sekretariat lub Dokumenty.
Podsumowanie: Elektroniczny Obieg Dokumentów z Baseline
System EOD Baseline™ umożliwia nie tylko rejestrację korespondencji, ale przede wszystkim pomaga w kontroli procesów oraz zarządzaniu informacją w firmie. Powyżej przeanalizowaliśmy możliwości modułu Sekretariat, warto jednak zwrócić uwagę także na pozostałe funkcjonalności Baseline™. Sprawdź, jak ta platforma może Ci pomóc w organizacji pracy!
Zespół Baseline
