Dokumenty obiegowe to dokumenty (często w postaci dokumentacji papierowej) wewnętrzne używane w organizacjach lub firmach, które regulują wewnętrzne procedury, zasady, lub przekazują ważne informacje między różnymi jednostkami, lub pracownikami.
Co to są dokumenty obiegowe?
Dokumenty obiegowe to dokumenty (często w postaci dokumentacji papierowej) wewnętrzne używane w organizacjach lub firmach, które regulują wewnętrzne procedury, zasady, lub przekazują ważne informacje między różnymi jednostkami, lub pracownikami. Są one narzędziem komunikacji wewnętrznej, umożliwiającym sprawne przekazywanie i archiwizowanie informacji. Dokumenty te mogą przybierać różne formy, takie jak zarządzenia, instrukcje, protokoły, umowy z dostawcami, faktury kosztowe, faktury sprzedażowe, pisma przychodzące i wychodzące. Ich obieg jest zazwyczaj określony wewnątrzorganizacyjnymi procedurami, które definiują, jak dokumenty są tworzone, zatwierdzane, dystrybuowane, przechowywane i archiwizowane. Wspomagają one zarządzanie informacją, zapewniając porządek i efektywność w przepływie dokumentów oraz pomagając w utrzymaniu przejrzystości i śledzenia procesów w organizacji.
Na czym polega sprawny obieg dokumentów?
Sprawny elektroniczny obieg dokumentów w organizacji jest kluczowy dla efektywności operacyjnej i decyzyjnej. Oznacza to, że dokumenty są szybko i sprawnie przekazywane między odpowiednimi jednostkami lub osobami, minimalizując czas oczekiwania i unikając zbędnych opóźnień. Ze sprawnym elektronicznym obiegiem dokumentów istnieje zapewnienie, że wszyscy odpowiedzialni pracownicy mają dostęp do niezbędnych informacji w odpowiednim czasie, co umożliwia efektywne podejmowanie decyzji.
W praktyce wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje jasno zdefiniowane ścieżki, według których dokumenty są przesyłane. Każdy dokument powinien być odpowiednio sklasyfikowany, a jego droga – precyzyjnie określona, aby osoby zaangażowane w proces wiedziały, co z dokumentem zrobić i dokąd go przesłać. System powinien również umożliwiać śledzenie statusu dokumentu, informując o jego aktualnym miejscu oraz etapie przetwarzania.
Ważne jest także zapewnienie bezpieczeństwa i poufności dokumentów. Oznacza to kontrolę dostępu do dokumentów, tak aby były one dostępne tylko dla upoważnionych osób. Digitalizacja procesu obiegu dokumentów może znacznie przyczynić się do zwiększenia jego efektywności poprzez automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami, co pozwoli na ułatwienie wyszukiwania i archiwizacji dokumentów, jak również poprawę komunikacji między pracownikami.
Kto jest odpowiedzialny za obieg dokumentów w firmie?
Odpowiedzialność za elektroniczny obieg dokumentów w firmie zazwyczaj spoczywa na działach administracyjnych lub biurach zarządu, ale konkretna osoba czy zespół może różnić się w zależności od struktury organizacyjnej firmy. To może być pracownik biurowy, menedżer ds. administracyjnych lub zespół zarządzania dokumentami. W obrocie handlowym obieg często rozpoczyna się od wystawienia faktury, która jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję handlową, określającym warunki sprzedaży, zakres dostarczonych towarów lub usług oraz zobowiązania finansowe między stronami.
Zespół Baseline
