phone-icon

Weryfikacja kontrahenta w czasach kryzysu, czyli jak uniknąć współpracy z dłużnikami

Opublikowano:

Bezpieczeństwo


Współpraca z nierzetelnymi kontrahentami to poważne wyzwanie dla każdej firmy. Ryzyko związane z opóźnieniami w płatnościach lub całkowitym brakiem rozliczeń może destabilizować operacje biznesowe przedsiębiorstwa. Wykorzystanie efektywnych narzędzi do weryfikacji i monitorowania partnerów biznesowych jest kluczowe dla funkcjonowania biznesu. System EOD taki jak Baseline™, dostarcza niezbędnych funkcjonalności, umożliwiając firmom budowanie bezpiecznych i trwałych relacji z potencjalnymi kontrahentami, jednocześnie pomagając ustanowić zdrowy fundament stabilnego rozwoju przedsiębiorstwa.

Jak sprawdzić, czy potencjalny kontrahent jest wiarygodny?

Wiarygodność potencjalnego kontrahenta można sprawdzić za pomocą kilku różnych ścieżek. Spójrzmy na te najbardziej popularne, patrząc na to, co oferują oraz jakie są ich mocne strony.

Rejestry publiczne: jak z nich korzystać?

Weryfikacja kontrahenta często rozpoczyna się od sprawdzenia rejestrów publicznych, które dostarczają wielu informacji o przedsiębiorstwach, pozwalając solidnie sprawdzić kontrahenta. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej zawiera informacje o jednoosobowej działalności gospodarczej i wspólnikach spółek cywilnych. Możesz tu sprawdzić podstawowe dane wspólników, takie jak imię, nazwisko, NIP, REGON, a także szczegóły dotyczące upadłości czy postępowania naprawczego działalności gospodarczej.

Krajowy Rejestr Sądowy jest niezbędny przy weryfikacji podmiotów takich jak spółki prawa handlowego. Oferuje dane dotyczące sposobu reprezentacji firmy, wysokości kapitału zakładowego oraz informacji o likwidacji lub złożonych sprawozdaniach finansowych. Pozwala też na wydanie zaświadczenia o tym, czy dany podmiot nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, do którego firmy wpisywane są na podstawie orzeczenia sądu.

Rejestr Gospodarki Narodowej jest prowadzony przez GUS, udostępnia dane o przedsiębiorcach, w tym o spółkach cywilnych, które nie są rejestrowane w CEIDG. Biała  lista VAT dostarcza informacji o statusie podatkowym firmy, w tym o byciu czynnym podatnikiem VAT oraz o rachunkach bankowych zarejestrowanych przez interesujący cię podmiot dla celów transakcji.

Biura informacji gospodarczej: jakie informacje oferuje?

Biura Informacji Gospodarczej dostarczają szczegółowych informacji o kondycji finansowej firm, wspomagając proces weryfikacji kontrahenta. Do najpopularniejszych z nich należą:

  • Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor,
  • ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,
  • Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,
  • Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A.

Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor prowadzi Rejestr Dłużników BIG, udostępniając informacje z Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich. Służy do weryfikacji wiarygodności finansowej klientów i kontrahentów (sprawdzając ich obecność w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych) oraz wsparcia procesów windykacyjnych. BIG dostarcza nie tylko informacji o aktualnym statusie finansowym firmy, ale także o jej historii płatniczej. Jest to szczególnie ważne przy ocenie ryzyka związanego z nowymi transakcjami oraz planowaniu długoterminowych relacji biznesowych.

Wywiadownie gospodarcze: rola i znaczenie w procesie weryfikacji

Wywiadownie gospodarcze to specjalistyczne firmy, które na zlecenie klienta przeprowadzają dogłębną analizę finansową potencjalnych kontrahentów. Ich usługi są płatne i obejmują szeroki zakres danych.

Wywiadownie zapewniają kompleksowe raporty, które mogą zawierać informacje z rejestrów publicznych, dane o sytuacji finansowej firmy, w tym jej zadłużeniu czy dane z urzędu skarbowego, a także analizę ryzyka związanego z potencjalną współpracą. Usługi te są szczególnie przydatne przy weryfikacji współpracy z zagranicznymi firmami, w przypadku których dostęp do informacji może być ograniczony. Skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczej to inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność przyszłych transakcji.

Bezpieczna współpraca z kontrahentami dzięki Baseline™

System EOD Baseline™ oferuje zaawansowane rozwiązania umożliwiające efektywne zarządzanie relacjami z partnerami biznesowymi. Integracja z takimi narzędziami jak GUS, VIES, KRS, Biała Lista VAT, czy Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, pozwala na szybką i precyzyjną weryfikację kontrahentów, minimalizując ryzyko współpracy z nierzetelnymi podmiotami. Dzięki automatyzacji procesów weryfikacyjnych Baseline zapewnia nie tylko oszczędność czasu i zasobów, ale również podnosi standardy bezpieczeństwa transakcji w firmie. W erze cyfryzacji, gdzie szybkość i dokładność informacji są prawdziwie nieocenione, Baseline staje się niezastąpionym narzędziem w rękach przedsiębiorców dążących do stabilnego i bezpiecznego rozwoju swojego biznesu.

Integracja z GUS i VIES: jakie dane oferuje i jak je wykorzystać?

Integracja Baseline z Głównym Urzędem Statystycznym umożliwia automatyczne pobieranie danych firmowych, co znacząco ułatwia proces weryfikacji kontrahentów. Dzięki tej integracji, po wprowadzeniu NIP firmy i kliknięciu przycisku „Pobierz dane”, system automatycznie zaciąga informacje o przedsiębiorstwie, takie jak adres, NIP, REGON, oraz inne istotne szczegóły. Ta funkcja jest szczególnie przydatna przy tworzeniu lub edytowaniu kart klientów firmowych, pozwalając na szybką i efektywną weryfikację danych kontrahenta.

Integracja z Białą Listą: korzyści dla przedsiębiorców

Integracja Baseline z Białą Listą podatników VAT ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców przetwarzających duże ilości faktur. Umożliwia ona automatyczną weryfikację numerów kont bankowych i statusu podatnika VAT, co jest szczególnie ważne przy realizacji płatności na kwoty powyżej 15 000 zł. Dzięki automatyzacji tego procesu, ryzyko błędów ludzkich zostaje wyeliminowane, a proces weryfikacji nie wymaga dodatkowej pracy ze strony użytkownika. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także minimalizuje ryzyko podatkowe, zapewniając bezpieczeństwo transakcji.

Integracja z KRS: jakie informacje można uzyskać?

Integracja Baseline z portalem Rejestr.io pozwala na szybkie i wygodne sprawdzenie oraz zapisanie danych rejestrowych kontrahentów. System automatycznie pobiera z KRS podstawowe dane podmiotu, sposób i zasady reprezentacji, a także personalia wspólników i prokurentów.

Te informacje są przydatne przy tworzeniu nowych umów czy dodawaniu danych do generowanych dokumentów. Wbudowany mechanizm weryfikacji zmian minimalizuje ryzyko błędów i pozwala na sprawdzenie, czy osoba podpisująca dokument figuruje w KRS.

Integracja z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych: w jakich branżach jest szczególnie przydatna?

System Baseline™ integruje się również z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych, co umożliwia weryfikację beneficjentów rzeczywistych kontrahentów. Dostęp do tej informacji jest szczególnie istotny w branżach, gdzie weryfikacja podmiotów w CRBR jest częścią procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML). Integracja z CRBR pozwala na sprawdzenie, kto jest beneficjentem rzeczywistym firmy, co jest kluczowe dla oceny ryzyka i zgodności z przepisami prawnymi.

Podsumowanie

Aby efektywnie unikać współpracy z dłużnikami, kluczowe jest zastosowanie strategii i najlepszych praktyk opartych na proaktywnym podejściu i ciągłym monitorowaniu. Regularne sprawdzanie wiarygodności kontrahentów za pomocą dostępnych narzędzi, takich jak rejestry publiczne oraz wywiadownie, jest niezbędne dla utrzymania bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Zapobiega to nawiązywaniu relacji z nowym kontrahentem, który będzie niewiarygodnym partnerem.

Integracja funkcji weryfikacyjnych w systemie EOD, takim jak Baseline™, umożliwia automatyzację i centralizację procesu sprawdzania kontrahentów, co znacząco zwiększa efektywność i redukuje ryzyko błędów. Systematyczne śledzenie zmian w rejestrach, takich jak KRS czy rejestr długów, pomaga w szybkim reagowaniu na ewentualne sygnały ostrzegawcze, takie jak zmiany w zarządzie czy problemy finansowe.

Podsumowując — skuteczne unikanie współpracy z kimś takim jak dłużnik wymaga zarówno wykorzystania dostępnych narzędzi, jak i proaktywnego podejścia do weryfikacji kontrahentów. Stosowanie tych praktyk nie tylko chroni przed potencjalnymi stratami finansowymi, ale także przyczynia się do budowania stabilnych i bezpiecznych relacji biznesowych.

Akta osobowe pracownika – jak poprawnie je archiwizować?
Zarządzanie kompetencjami w organizacji – jak przeprowadzić okresową ocenę pracowników z Baseline™?