Obieg dokumentów księgowych to proces, który umożliwia efektywne i uporządkowane zarządzanie dokumentacją finansową w firmie.
Na czym polega obieg dokumentów księgowych?
Obieg dokumentów księgowych to proces, który umożliwia efektywne i uporządkowane zarządzanie dokumentacją finansową w firmie. Jego szczegóły opisuje instrukcja obiegu dokumentów księgowych. Proces ten rozpoczyna się od momentu otrzymania dokumentu księgowego, jak faktura czy paragon, przechodzi przez etapy weryfikacji, dekretacji, księgowania, archiwizacji, a kończy na możliwości wykorzystania w analizach finansowych.
Na pierwszym etapie, dokumenty są zbierane i rejestrowane. Każdy dokument musi zostać odpowiednio sklasyfikowany, co ułatwia jego późniejsze odnalezienie. Następnie dokumenty są weryfikowane pod kątem merytorycznym i formalnym. Sprawdza się, czy zawierają wszystkie niezbędne informacje, są poprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Obieg dokumentów to także właściwe księgowanie, czyli zapisanie operacji gospodarczej w systemie księgowym. Księgowanie musi być zgodne z obowiązującymi standardami i zasadami rachunkowości. Po zaksięgowaniu dokumentów są one archiwizowane. Archiwizacja zapewnia bezpieczeństwo i dostęp do dokumentów w przyszłości, co jest istotne zarówno dla potrzeb wewnętrznych firmy, jak i ewentualnych kontroli zewnętrznych.
Klasyfikacja dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe można podzielić na kilka głównych kategorii:
- Dokumenty źródłowe – są to podstawowe dowody na wykonanie transakcji, bezpośrednio związane z działalnością firmy. Do tej kategorii należą faktury zakupu, faktury sprzedaży, rachunki, paragony, umowy, listy płac, dowody wpłat i wypłat.
- Dokumenty wewnętrzne – tworzone wewnątrz organizacji, służą do rejestrowania operacji, które nie zawsze są od razu widoczne na zewnątrz, ale wpływają na sytuację finansową firmy. Przykłady to noty księgowe, rozliczenia międzyoddziałowe, wewnętrzne zlecenia pracy.
- Dokumenty bankowe – wszelkiego rodzaju wyciągi i potwierdzenia operacji przeprowadzonych za pośrednictwem banku. Zaliczamy tu m.in. wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, kredytów i lokat.
- Dokumenty kasowe – dotyczą operacji gotówkowych, rejestrowanych na podstawie raportów kasowych, pokwitowań, dowodów wpłat i wypłat z kasy.
- Dokumenty magazynowe – służą do ewidencji operacji związanych ze zmianami stanów magazynowych, jak np. przyjęcia na magazyn, wydania z magazynu, inwentaryzacje.
Ochrona dokumentów księgowych
Ochrona dokumentów księgowych to zbiór działań mających na celu zabezpieczenie ważnych informacji finansowych przed utratą, zniszczeniem czy dostępem osób nieupoważnionych. Proces ten obejmuje zarówno aspekty fizyczne, jak i cyfrowe zarządzanie w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. W wymiarze fizycznym ochrona polega na zabezpieczeniu dokumentów papierowych w miejscach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Wykorzystuje się do tego sejfy, szafy z zamkami, a także systemy przeciwpożarowe i antywłamaniowe.
W sferze cyfrowej, dokumenty elektroniczne zabezpiecza się przez stosowanie haseł, szyfrowania, backupów oraz systemów zarządzania dokumentami, które monitorują dostęp i zmiany w dokumentach. Ważne jest również regularne aktualizowanie oprogramowania i zabezpieczeń, aby chronić dane przed cyberatakami. Dodatkowo istotnym elementem ochrony jest też polityka prywatności i procedury wewnętrzne, określające, kto i w jaki sposób może korzystać z dokumentów księgowych. Szkolenia pracowników z zakresu bezpieczeństwa informacji są tu niezbędne.
Zespół Baseline
