W firmie są w obiegu różnorodne dokumenty, które można podzielić na kilka kluczowych kategorii.
Jakie dokumenty podlegają obiegowi w firmie?
W firmie są w obiegu różnorodne dokumenty, które można podzielić na kilka kluczowych kategorii:
- Dokumenty finansowo-księgowe – takie jak faktury, paragony, wyciągi bankowe, dokumenty kasowe, które są niezbędne do prawidłowego prowadzenia księgowości firmy.
- Dokumenty kadrowe – umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, świadectwa pracy, listy płac, dokumentujące zatrudnienie i warunki pracy pracowników.
- Dokumenty magazynowe – przyjęcia i wydania towarów, inwentaryzacje, dokumentujące stan i obieg towarów w firmie.
- Dokumenty prawne i umowy – umowy z klientami, dostawcami, umowy najmu, leasingu, licencji, które regulują warunki współpracy z innymi podmiotami.
- Korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna – notatki służbowe, pisma, e-maile, które służą komunikacji wewnątrz firmy oraz z jej otoczeniem.
Jak przebiega obieg dokumentów w firmie?
Obieg w firmie to zorganizowany proces, który w przypadku dokumentów księgowych określa dokument taki jak instrukcja obiegu dokumentów księgowych. Proces ten rozpoczyna się od momentu otrzymania lub wygenerowania dokumentu. Następnie dokument jest rejestrowany, co ułatwia jego późniejsze odnalezienie i śledzenie historii. Kolejnym etapem jest weryfikacja, gdzie dokumenty są sprawdzane pod kątem kompletności i zgodności z wymogami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami firmy. Po weryfikacji następuje etap zatwierdzania, gdzie upoważnione osoby potwierdzają zgodność dokumentu z realizowanymi operacjami. Zatwierdzony dokument jest następnie przekazywany do odpowiedniego działu lub osoby, gdzie jest księgowany lub wykorzystywany zgodnie ze swoim przeznaczeniem. Ostatnim etapem jest archiwizacja, która umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów i łatwy dostęp do nich w przyszłości. Sprawny obieg dokumentów księgowych jest wspomagany przez odpowiednie systemy informatyczne elektronicznego obiegu dokumentów, które automatyzują wiele z tych czynności, zapewniając efektywność i minimalizując ryzyko błędów.
Jak wygląda przykładowy obieg dokumentów księgowych?
Przykładowy obieg dokumentów księgowych w firmie zaczyna się od momentu ich otrzymania lub utworzenia. Załóżmy, że firma otrzymuje fakturę od dostawcy. Na początku dokument ten jest rejestrowany i przypisywany do odpowiedniego centrum kosztowego, co umożliwia jego łatwą identyfikację i śledzenie. Ważnym elementem jest również jej weryfikacja i akceptacja przez upoważnioną osobę, np. kierownika działu. Następnie jest ona przekazywana dalej w obiegu np. do działu księgowości. Dalej następuje realizacja płatności, a faktura jest oznaczana jako zapłacona. Na koniec dokument jest archiwizowany, czyli przechowywany w sposób umożliwiający łatwy dostęp w przyszłości, na wypadek kontroli lub potrzeby weryfikacji. W całym procesie kluczowe jest zapewnienie ciągłości obiegu dokumentów, ich bezpieczeństwa i dostępności dla upoważnionych osób.
Zespół Baseline
