Akta osobowe pracownika – jak poprawnie je archiwizować?

W artykule tym w praktyczny sposób przedstawimy Ci przewodnik dotyczący archiwizowania akt osobowych pracowników. Razem z nami dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić, przechowywać i postępować w sprawach dokumentacji pracowniczej, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami.

Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, które pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać zgodnie z przepisami prawa pracy. Dokumentacja obejmuje informacje związane z procesem rekrutacji, zatrudnieniem, przebiegiem pracy, zakończeniem stosunku pracy oraz, w określonych przypadkach, kontrolą trzeźwości pracownika.

Prawidłowo prowadzone akta pracownicze powinny być kompletne, uporządkowane i zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca odpowiada za zachowanie ich poufności, integralności oraz możliwości szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji.

W praktyce dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko samą teczkę akt osobowych pracownika, ale również inne dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa czy dokumenty dotyczące wynagrodzeń.

Najważniejsze informacje

• Akta osobowe pracownika obejmują dokumenty związane z całym okresem zatrudnienia, od rekrutacji aż po zakończenie stosunku pracy.
• Dokumentacja jest podzielona na pięć części: A, B, C, D i E, które odpowiadają różnym etapom zatrudnienia i rodzajom informacji.
• Teczka akt osobowych pracownika powinna być prowadzona w sposób uporządkowany, zapewniający łatwy dostęp do dokumentów i ochronę danych osobowych.
• Archiwizacja akt osobowych wymaga przestrzegania określonych zasad dotyczących przechowywania, zabezpieczenia i okresów retencji dokumentacji.
• Elektroniczne zarządzanie dokumentacją personalną pozwala usprawnić wyszukiwanie, kontrolę dostępu oraz obsługę procesów HR.

Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części: A, B, C, D oraz E. Każda część obejmuje dokumenty dotyczące innego etapu zatrudnienia lub określonego rodzaju informacji związanych ze stosunkiem pracy.

Podział dokumentacji pozwala zachować porządek i ułatwia późniejsze odnalezienie konkretnych informacji. Dokumenty powinny być przyporządkowane do właściwej części zgodnie z ich charakterem.

Część A akt osobowych – dokumenty związane z rekrutacją

Część A obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Mogą znajdować się w niej m.in.:

• dokumenty i oświadczenia wymagane od kandydata,
• informacje dotyczące kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań niezbędnych na danym stanowisku,
• inne dokumenty, których pracodawca może wymagać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zakres dokumentów powinien odpowiadać wyłącznie informacjom, których pracodawca jest uprawniony żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Część B akt osobowych – dokumenty związane z zatrudnieniem

Część B jest zazwyczaj najbardziej rozbudowaną częścią akt osobowych. Zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia.

Mogą obejmować m.in.:

• umowę o pracę oraz dokumenty dotyczące jej zmian,
• informacje o warunkach zatrudnienia,
• zakres obowiązków,
• potwierdzenie zapoznania się z regulaminami i zasadami obowiązującymi w firmie,
• dokumentację szkoleń BHP,
• orzeczenia lekarskie,
• dokumenty dotyczące kwalifikacji i uprawnień zawodowych,
• dokumenty dotyczące urlopów i innych uprawnień pracowniczych,
• dokumentację dotyczącą pracy zdalnej,
• dokumenty związane z korzystaniem z określonych praw pracownika.

Część C akt osobowych – zakończenie stosunku pracy

Część C obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Znajdują się w niej m.in.:

• dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę,
• dokumentacja związana z zakończeniem zatrudnienia,
• kopia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące rozliczenia niewykorzystanego urlopu, jeżeli mają zastosowanie.

Część D akt osobowych – odpowiedzialność porządkowa

Część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika.

Dokumentacja znajdująca się w tej części powinna być przechowywana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa pracy. Jeżeli kara porządkowa zostanie uznana za niebyłą i usunięta z akt, pracodawca powinien usunąć również dokumenty dotyczące tej kary.

Część E akt osobowych – kontrola trzeźwości

Część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą obecności środków działających podobnie do alkoholu.

Dokumenty trafiają do tej części wyłącznie wtedy, gdy pracodawca prowadzi takie kontrole i powstaje dokumentacja wymagająca przechowywania.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

Prowadzenie akt osobowych wymaga nie tylko zebrania wymaganych dokumentów, ale również ich właściwego uporządkowania i zabezpieczenia.

Pracodawca powinien zadbać, aby akta osobowe pracownika były prowadzone w sposób zapewniający kompletność, poufność, integralność oraz dostęp wyłącznie dla osób uprawnionych.

Najważniejsze zasady prowadzenia dokumentacji obejmują:

• przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich części A–E,
• zachowanie chronologii dokumentów,
• zapewnienie ochrony danych osobowych,
• ograniczenie dostępu do dokumentacji,
• możliwość szybkiego odnalezienia konkretnych informacji,
• kontrolowanie kompletności dokumentacji,
• przestrzeganie okresów przechowywania.

W przypadku papierowej dokumentacji oznacza to odpowiednie zabezpieczenie fizycznych teczek. Przy dokumentacji elektronicznej konieczne jest wykorzystanie systemów zapewniających bezpieczeństwo danych oraz kontrolę dostępu.

Jak wygląda teczka akt osobowych pracownika?

Teczka akt osobowych pracownika to uporządkowany zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem konkretnej osoby. W tradycyjnej formie jest to fizyczna teczka podzielona na odpowiednie części, natomiast w środowisku cyfrowym jej odpowiednikiem jest uporządkowany zestaw dokumentów przechowywanych w systemie.

Niezależnie od formy prowadzenia dokumentacji teczka powinna umożliwiać:

• szybkie odnalezienie dokumentów,
• identyfikację osoby, której dotyczą,
• zachowanie historii zatrudnienia,
• kontrolę kompletności dokumentacji,
• ochronę danych osobowych.

W większych organizacjach ręczne zarządzanie wieloma teczkami pracowników może być trudne organizacyjnie. Z tego powodu firmy coraz częściej wykorzystują rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentacją personalną.

Jak przechowywać akta osobowe pracownika?

Akta osobowe należy przechowywać w sposób zabezpieczający je przed utratą, uszkodzeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Pracodawca może prowadzić dokumentację w dwóch formach:

• papierowej – wymagającej odpowiedniego zabezpieczenia fizycznych dokumentów,
• elektronicznej – wymagającej zastosowania systemu zapewniającego bezpieczeństwo, integralność i możliwość odtworzenia dokumentacji.

Niezależnie od formy prowadzenia akt pracodawca powinien zapewnić:

• ochronę danych osobowych,
• kontrolę dostępu,
• możliwość odtworzenia dokumentów,
• zachowanie kompletności dokumentacji,
• odpowiednie warunki przechowywania.

W przypadku cyfrowych akt osobowych szczególne znaczenie ma odpowiednio skonfigurowany system, który pozwala określić uprawnienia użytkowników i kontrolować historię działań wykonywanych na dokumentach.

Jak archiwizować akta osobowe pracownika?

Archiwizacja akt osobowych polega na uporządkowanym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej po zakończeniu określonego etapu jej wykorzystania, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz wymaganego okresu przechowywania. Proces ten obejmuje nie tylko fizyczne lub elektroniczne zapisanie dokumentów, ale również ich odpowiednie uporządkowanie, opisanie i zabezpieczenie.

Prawidłowa archiwizacja akt osobowych pozwala pracodawcy szybko odnaleźć informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia, historii dokumentacji oraz spełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy.

W przypadku dużych organizacji szczególnie ważne jest, aby archiwizacja nie była jedynie końcowym etapem przechowywania dokumentów, ale elementem szerszego procesu zarządzania dokumentacją personalną.

Jak wygląda archiwizacja akt osobowych krok po kroku?

Proces archiwizacji powinien być uporządkowany i przeprowadzony według jasno określonych zasad. Archiwizacja akt osobowych krok po kroku może obejmować następujące etapy:

1. Weryfikacja kompletności dokumentacji

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy akta osobowe pracownika zawierają wszystkie wymagane dokumenty. Należy zweryfikować m.in.:

• poprawność podziału dokumentów na części A–E,
• kompletność dokumentacji związanej z zatrudnieniem,
• obecność wymaganych podpisów lub potwierdzeń,
• poprawność oznaczenia dokumentów,
• brak brakujących elementów dokumentacji.

Na tym etapie warto również sprawdzić, czy dokumenty zostały przypisane do odpowiednich części akt osobowych.

2. Uporządkowanie dokumentów

Przed archiwizacją dokumenty powinny zostać uporządkowane zgodnie z przyjętymi zasadami.

Obejmuje to m.in.:

• ułożenie dokumentów w odpowiedniej kolejności,
• przypisanie ich do właściwych kategorii,
• usunięcie niepotrzebnych kopii lub duplikatów,
• sprawdzenie poprawności nazw dokumentów.

W przypadku elektronicznych akt osobowych etap ten może być realizowany poprzez odpowiednie oznaczenie dokumentów w systemie.

3. Zabezpieczenie dokumentacji

Akta osobowe zawierają dane osobowe pracowników, dlatego muszą być odpowiednio chronione.

Pracodawca powinien zapewnić:

• ograniczenie dostępu wyłącznie do osób uprawnionych,
• zabezpieczenie dokumentów przed utratą,
• ochronę przed nieautoryzowaną zmianą,
• możliwość odtworzenia dokumentacji w przypadku awarii.

W przypadku dokumentacji elektronicznej istotne są m.in. systemy kontroli dostępu, kopie bezpieczeństwa oraz rejestrowanie historii operacji.

4. Oznaczenie i sklasyfikowanie dokumentacji

Archiwizowane akta powinny zostać odpowiednio opisane, aby możliwe było ich szybkie odnalezienie w przyszłości.

Informacje mogą obejmować m.in.:

• dane pracownika,
• okres zatrudnienia,
• datę zakończenia stosunku pracy,
• kategorię dokumentacji,
• termin planowanego usunięcia dokumentów.

5. Przekazanie dokumentacji do archiwum

Po zakończeniu przygotowania dokumentacja może zostać przekazana do archiwum zakładowego lub odpowiedniego systemu elektronicznego.

W przypadku elektronicznych akt osobowych dokumenty pozostają dostępne w systemie zgodnie z określonymi uprawnieniami i zasadami retencji.

6. Kontrola okresu przechowywania

Ostatnim etapem jest monitorowanie okresu przechowywania dokumentacji. Pracodawca powinien wiedzieć, kiedy dokumenty mogą zostać usunięte oraz czy nie istnieją przesłanki do ich dalszego przechowywania.

Jak długo przechowywać akta osobowe pracownika?

Okres przechowywania akt osobowych pracownika zależy od daty rozpoczęcia zatrudnienia oraz spełnienia określonych obowiązków informacyjnych wobec ZUS.

Co do zasady dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł.

W przypadku części starszej dokumentacji okres przechowywania może zależeć od konkretnych przepisów oraz daty rozpoczęcia zatrudnienia. Przed zniszczeniem dokumentacji zawsze należy zweryfikować, jaki okres obowiązuje dla danego pracownika.

Prawidłowe zarządzanie okresem przechowywania pozwala uniknąć zarówno zbyt wczesnego usunięcia dokumentów, jak i niepotrzebnego przechowywania dokumentacji, która nie musi już znajdować się w zasobach firmy.

Jak archiwizować akta osobowe w formie papierowej?

Tradycyjna archiwizacja akt osobowych wymaga odpowiedniego przygotowania fizycznej dokumentacji.

Pracodawca powinien zadbać m.in. o:

• uporządkowanie dokumentów według części A–E,
• zabezpieczenie teczek przed zniszczeniem,
• przechowywanie dokumentów w odpowiednich warunkach,
• ograniczenie dostępu do osób posiadających uprawnienia,
• prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji.

Papierowe akta osobowe mogą być trudniejsze w zarządzaniu przy dużej liczbie pracowników. Odnalezienie konkretnego dokumentu wymaga wtedy ręcznego przeszukania zasobów, a kontrola terminów przechowywania może wymagać dodatkowych działań administracyjnych.

Jak archiwizować akta osobowe elektronicznie?

Elektroniczna archiwizacja akt osobowych pozwala przechowywać dokumentację w uporządkowanym środowisku cyfrowym. Jest szczególnie przydatna w organizacjach zatrudniających wielu pracowników lub posiadających rozproszone zespoły.

System do zarządzania dokumentacją może wspierać:

• przechowywanie dokumentów w cyfrowych teczkach pracowników,
• szybkie wyszukiwanie dokumentacji,
• kontrolę dostępu według ról i uprawnień,
• monitorowanie terminów przechowywania,
• rejestrowanie historii zmian,
• automatyzację wybranych procesów HR.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją personalną pozwala również ograniczyć ryzyko zagubienia dokumentów oraz ułatwia dostęp do informacji osobom odpowiedzialnym za obsługę pracowników.

Czym jest zarządzanie dokumentacją personalną?

Zarządzanie dokumentacją personalną obejmuje wszystkie procesy związane z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentów dotyczących pracowników.

Nie ogranicza się wyłącznie do prowadzenia akt osobowych. Obejmuje również m.in.:

• dokumenty rekrutacyjne,
• umowy i aneksy,
• dokumentację urlopową,
• zaświadczenia,
• szkolenia,
• oceny pracownicze,
• dokumentację dotyczącą zmian warunków zatrudnienia,
• dokumenty związane z zakończeniem współpracy.

Skuteczne zarządzanie dokumentacją personalną wymaga uporządkowanych procesów, jasno określonych zasad dostępu oraz narzędzi umożliwiających kontrolę całego cyklu życia dokumentów.

Jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją personalną usprawnia pracę działu HR?

Działy HR codziennie przetwarzają dużą liczbę dokumentów. Ręczne zarządzanie nimi może powodować problemy związane z wyszukiwaniem informacji, kontrolą terminów oraz przekazywaniem dokumentów pomiędzy pracownikami.

Elektroniczny system może wspierać dział HR poprzez:

• tworzenie cyfrowych teczek pracowników,
• automatyczne przypisywanie dokumentów,
• kontrolę kompletności dokumentacji,
• przypomnienia o wymaganych działaniach,
• szybkie wyszukiwanie dokumentów,
• obsługę akceptacji,
• bezpieczne przechowywanie dokumentacji.

Dzięki temu pracownicy działu HR mogą poświęcić mniej czasu na czynności administracyjne i łatwiej kontrolować poprawność dokumentacji.

Jak usprawnić zarządzanie aktami osobowymi pracowników?

Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych osób rośnie liczba dokumentów wymagających obsługi. Manualne zarządzanie aktami osobowymi może prowadzić do problemów z kontrolą kompletności, wyszukiwaniem informacji oraz przestrzeganiem terminów.

Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, który pozwala uporządkować procesy HR i ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.

System może wspierać m.in.:

• prowadzenie elektronicznych akt osobowych,
• obsługę dokumentów pracowniczych,
• kontrolę obiegu dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami,
• archiwizację dokumentacji,
• monitorowanie terminów,
• szybkie wyszukiwanie informacji.

Jak Baseline™ wspiera zarządzanie dokumentacją personalną?

Baseline™ umożliwia organizacjom uporządkowanie procesów związanych z dokumentacją oraz elektronicznym obiegiem informacji.

System może wspierać zarządzanie dokumentacją personalną poprzez:

• przechowywanie dokumentów pracowniczych w uporządkowany sposób,
• kontrolowanie przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami,
• obsługę procesów akceptacji,
• monitorowanie statusów dokumentów,
• ograniczenie dostępu do danych zgodnie z uprawnieniami,
• archiwizację dokumentacji.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma może lepiej kontrolować procesy związane z zatrudnieniem oraz ograniczyć ryzyko zagubienia ważnych informacji.

Sprawdź elektroniczny obieg dokumentów i zobacz, jak można usprawnić zarządzanie dokumentacją w Twojej organizacji.

Umów się na prezentację Baseline™ i poznaj możliwości systemu.

Najczęściej zadawane pytania o akta osobowe pracownika

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Obejmują dokumentację dotyczącą m.in. ubiegania się o zatrudnienie, nawiązania i przebiegu stosunku pracy, jego zakończenia oraz – w określonych przypadkach – kontroli trzeźwości.

Z ilu części składają się akta osobowe?

Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części: A, B, C, D i E. Poszczególne części obejmują dokumenty związane z rekrutacją, zatrudnieniem, zakończeniem stosunku pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości.

Co znajduje się w części A akt osobowych?

Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym dokumenty i oświadczenia wymagane od kandydata zgodnie z przepisami oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub spełnienie wymagań na danym stanowisku.

Co znajduje się w części B akt osobowych?

Część B obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Mogą to być m.in. umowy o pracę, dokumenty dotyczące warunków zatrudnienia, badań lekarskich, szkoleń, kwalifikacji oraz korzystania z uprawnień pracowniczych.

Co znajduje się w części C akt osobowych?

Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, w tym dokumentację dotyczącą rozwiązania lub wygaśnięcia umowy oraz inne dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia.

Czego dotyczą części D i E akt osobowych?

Część D dotyczy dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Część E obejmuje dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak długo przechowuje się akta osobowe pracownika?

Co do zasady dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. W przypadku niektórych stosunków pracy mogą obowiązywać inne zasady, dlatego okres przechowywania należy ustalić na podstawie właściwych przepisów.

Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?

Tak. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentacji elektronicznej pracodawca musi zapewnić jej bezpieczeństwo, integralność, kompletność oraz możliwość dostępu dla osób uprawnionych.

Podsumowanie

Akta osobowe pracownika są obowiązkowym elementem dokumentacji pracowniczej i powinny być prowadzone zgodnie z przepisami prawa pracy. Dokumentacja jest podzielona na pięć części: A, B, C, D i E, odpowiadające poszczególnym etapom zatrudnienia oraz określonym rodzajom dokumentów.

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych obejmuje właściwe przyporządkowanie dokumentów, ich bezpieczne przechowywanie, kontrolę dostępu oraz przestrzeganie obowiązujących okresów archiwizacji. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją może dodatkowo ułatwić organizację pracy działu HR i ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.