W artykule tym w praktyczny sposób przedstawimy Ci przewodnik dotyczący archiwizowania akt osobowych pracowników. Razem z nami dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić, przechowywać i postępować w sprawach dokumentacji pracowniczej, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami.
Akta osobowe pracownika – zasady prowadzenia dokumentacji?
Akta osobowe pracownika to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Mają one na celu zebranie wszystkich informacji dotyczących pracownika, począwszy od momentu składania podania pracownika o pracę, przez cały okres zatrudnienia, aż do momentu zakończenia współpracy z firmą. Dobrze prowadzone zasoby dokumentacji pracowniczej umożliwiają sprawne zarządzanie pracownikami i zapewniają, że firma działa zgodnie z obowiązującym prawem pracy.
Akta osobowe pracowników to zbiór dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które zawierają informacje osobiste, umowy o pracę, świadectwa pracy oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Zapewniają one kompleksowy obraz historii przebiegu zatrudnienia pracownika w danym przedsiębiorstwie, a także pozwalają na szybki dostęp do potrzebnych informacji w razie konieczności. Często znane są pod nazwą dokumentacji pracowniczej.
W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się wszystkie dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy takie jak umowa o pracę, dokumenty osobiste, zaświadczenia, certyfikaty, a także dokumentacja pracownicza oraz szkoleniowa i ewaluacyjna. Nie zapominajmy także o dokumentacji medycznej, związanej z badaniami medycyny pracy. Ważne jest, aby akta były kompletne, aktualne i starannie przechowywane, aby zapewnić ich łatwą dostępność i bezpieczeństwo.
Co powinno znaleźć się w aktach osobowych pracownika 2023?
W roku 2023 w dokumentacji pracowniczej kluczowe jest uwzględnienie wszelkich zmian przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zdalnej pracy. Warto zwrócić uwagę na dokumenty związane z ochroną zdrowia i bezpieczeństwem pracowników, a także na umowy i zaświadczenia związane z pracą zdalną, która do tej pory nie była uregulowana w Kodeksie Pracy , jednak od 7 kwietnia 2023 roku prawo dotyczące pracy zdalnej zostało jasno i klarownie określone w przepisach. Dodatkowo, warto zapoznać się z dokumentami takimi jak Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Z jakich części składa się teczka akt osobowych pracownika?
Teczka akt pracownika składa się z pięciu części:
- Część A akt osobowych:
- Zawiera dokumenty dotyczące etapu ubiegania się o zatrudnienie.
- Może obejmować CV, list motywacyjny, wyniki testów i rozmów kwalifikacyjnych.
- Część B akt osobowych:
- Zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
- Może obejmować umowy o pracę, aneksy do umowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, oceny okresowe, badania lekarskie informacje o szkoleniach i kursach, oświadczenie pracownika zawierające potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody czy certyfikaty i dyplomy potwierdzające kwalifikacje pracownika.
- Część C akt osobowych:
- Dotyczy ustania stosunku pracy.
- Może zawierać dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę, świadectwo pracy, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, czy dokumenty związane z emeryturą lub rentą pracownika.
- Część D akt osobowych:
- Dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika.
- Zawiera dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami dyscyplinarnymi, w tym informacje o naruszeniach i nałożonych sankcjach, a także ewentualne odwołania i decyzje sądowe w tej sprawie.
- Część E akt osobowych (dodana od 2023 roku):
- Dotyczy kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej (lub kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu) przez pracodawcę, lub organy ochrony porządku publicznego.
- Może zawierać wyniki badań, oświadczenia pracownika na temat używania środków odurzających, czy informacje o ewentualnych konsekwencjach naruszenia zasad dotyczących trzeźwości w miejscu pracy.
Jakie dokumenty w części D dokumentacji pracowniczej?
Część D dokumentacji pracowniczej pracownika zawiera zwykle dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. W przypadku uchylenia kary, związane z nią dokumenty muszą zostać usunięte z części D akt osobowych pracownika. Przed wymierzeniem kary, pracodawca zobowiązany jest do wysłuchania pracownika, a informacja o nałożonej karze musi zostać dołączona do akt osobowych. Pracownik ma prawo wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni od dnia powiadomienia o nałożonej karze, a jego sprzeciw również powinien zostać dołączony do części D akt osobowych. W przypadku, gdy pracodawca odrzuci sprzeciw pracownika, ten ma kolejne 14 dni na odwołanie się do sądu pracy. Sąd pracy podczas rozpatrywania odwołania może poprosić pracodawcę o przedstawienie dokumentacji pracowniczej, co podkreśla znaczenie odpowiedniego dokumentowania wszelkich działań związanych z karą dyscyplinarną w części D akt osobowych pracownika.
Z czego składa się teczka osobowa?
Teczka osobowa pracownika składa się zwykle z czterech części: A, B, C, D i E, z których każda zawiera określone dokumenty, takie jak dane osobowe, umowy o pracę, świadectwa pracy, badania lekarskie czy dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub obecności środków działających podobnie do alkoholu. Pamiętajmy, że prowadzenie akt osobowych pracownika to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale także narzędzie, które pozwala na efektywne zarządzanie personelem i optymalizację procesów HR w firmie.
Jak przechowywać akta osobowe pracowników?
Przechowywanie akt osobowych pracownika to odpowiedzialne zadanie, które wymaga dbałości o bezpieczeństwo i prywatność danych osobowych. Ważne jest, aby akta były przechowywane w bezpiecznym porządku chronologicznym, miejscu niedostępnym dla osób nieupoważnionych, oraz aby były one zorganizowane w sposób, który ułatwia szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Co ciekawe, w aktach osobistych pracownika niewskazane jest użycie korektora. Błędy czy pomyłki powinny być poprawiane w odpowiedni, klarowny sposób, aby uniknąć wszelkich niejasności czy wątpliwości. Jeżeli konieczne jest wprowadzenie poprawek, najlepiej jest to zrobić za pomocą aneksu do dokumentu lub poprzez sporządzenie nowego dokumentu, który zastąpi błędny. Użycie korektora może budzić wątpliwości co do autentyczności dokumentów i może spowodować problemy prawne w przyszłości.
Dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika wymagają więc nie tylko odpowiedniego miejsca do ich przechowywania, ale także stosowania się do określonych zasad i procedur, które zapewniają ich kompletność, zgodność z prawem i bezpieczeństwo. Warto regularnie przeglądać przechowywane dokumenty i aktualizować je zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby zapewnić, że są one zawsze kompletne i aktualne.
Akta osobowe pracownika – procedury i okres przechowywania dokumentacji.
Prawidłowe zarządzanie aktami osobowymi pracowników obejmuje nie tylko ich gromadzenie i przechowywanie, ale również odpowiednie procedury oraz ustalenie okresu, przez jaki dokumenty te powinny być przechowywane. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla wszystkich środków ochrony indywidualnej prywatności pracownika i zgodności z obowiązującym prawem.
Okres do przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów prawnych. Generalnie, dokumenty te powinny być przechowywane przez okres co najmniej 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, chyba że przepisy stanowią inaczej. W sprawnym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej pomóc pomogą oprogramowania, takie jak Baseline™, które wspomogą pracę HR w Twojej firmie.
Przed usunięciem jakichkolwiek dokumentów, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadrowych, aby upewnić się, że firma postępuje zgodnie z obowiązującym prawem. Warto również pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu dokumentów przed zniszczeniem, np. poprzez przechowywanie ich w specjalnych szafach ognioodpornych lub skanowanie i przechowywanie w formie cyfrowej w bezpiecznym systemie zarządzania dokumentacją.
Aby ułatwić sobie proces przechowywania akt osobistych pracownika oraz jego aktualizację, warto zastanowić się nad wdrożeniem oprogramowania, które znacznie ułatwi nam pracę. Baseline™ to system, który umożliwi Ci łatwe i bezpiecznie przechowywanie dokumentacji swoich pracowników. Ułatwi Ci przepływ informacji w firmie, powiadomi Cię o okresie wygasania umowy o pracę czy aktualizacji badań medycyny pracy pracownika. To szczególnie przydatna funkcjonalność w firmach zatrudniających wiele osób, gdzie ilość kontrolowanych pracowników i mnogość dokumentów jest duża. Poznaj bliżej nasz system i umów się na prezentację!
Podsumowanie
Poprawne prowadzenie i archiwizowanie akt osobowych pracownika to istotne zadanie dla każdego przedsiębiorstwa, które wymaga ścisłego przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych i zasad ochrony danych osobowych. Zrozumienie tego, co powinno znajdować się w aktach osobowych, jak je prawidłowo przechowywać, a także znać procedury i okres przechowywania dokumentacji to klucz do zapewnienia zgodności z prawem i ochrony prywatności pracownika.
Pamiętajmy, że odpowiednie zarządzanie dokumentacją pracowniczą nie tylko minimalizuje ryzyko prawne dla firmy, ale również pozwala na łatwy dostęp do ważnych informacji na temat pracowników, co może być kluczowe dla efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności tych dokumentów jest podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy – sprawnie dokonasz tego z systemem Baseline™!
Zespół Baseline
