Przepisy prawa twierdzą, że instrukcja nie jest formalnie wymagana dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw, jednak w kontekście wprowadzenia obowiązkowych e-faktur od 2024 roku, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznych systemów obiegu dokumentów, aby usprawnić i zautomatyzować swoje procesy biznesowe.
Czy instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa?
Przepisy prawa twierdzą, że instrukcja nie jest formalnie wymagana dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw, jednak w kontekście wprowadzenia obowiązkowych e-faktur od 2024 roku, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznych systemów obiegu dokumentów, aby usprawnić i zautomatyzować swoje procesy biznesowe. Od nowego roku, każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał wystawiać e-faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur (KSeF). Ten system nie tylko umożliwi wystawianie i przesyłanie faktur, ale także ich przechowywanie przez 10 lat, co wpisuje się w trend cyfryzacji i standaryzacji procesów biznesowych.
Elektroniczny obieg dokumentów oferuje wiele zalet, takich jak automatyzacja procesów, uporządkowanie i przyspieszenie obiegu dokumentów, czy zwiększenie bezpieczeństwa danych. Przykładowo, w urzędach, które są instytucjami o długiej tradycji papierowej pracy z dokumentami, wprowadzenie elektronicznego obiegu wiąże się z koniecznością dostosowania systemu do panujących tam zwyczajów oraz uwzględnienia potrzeb wszystkich użytkowników, w tym tych mniej zaawansowanych technologicznie, aby uniknąć wykluczenia cyfrowego.
Do czego służy instrukcja obiegu dokumentów?
Obieg dokumentów księgowych to zbiór zasad i procedur regulujących dowody księgowe. Jest ona kluczowym elementem zarządzania dokumentacją, szczególnie w kontekście zapewnienia sprawności i skuteczności operacji gospodarczych. Instrukcja ta, zwykle opracowana przez rząd lub managerów.Prawo określa, jak dokumenty są przyjmowane, rejestrowane, przetwarzane, przechowywane i w końcu archiwizowane lub niszczone w danej jednostce. Korzystają z niej wszyscy pracownicy organizacji, a przede wszystkim osoby upoważnione do uczestniczenia w obiegu dokumentów. Jest to szczególnie ważne w większych firmach oraz w instytucjach publicznych, gdzie przepływ informacji jest intensywny, a zachowanie porządku i przestrzeganie procedur jest kluczowe dla efektywności i zgodności z przepisami prawnymi.
Instrukcja wspierająca obieg dokumentów księgowych służy kilku celom. Po pierwsze, zapewnia transparentność procesów biznesowych, co jest kluczowe dla audytów, kontroli jakości pod względem merytorycznym oraz zarządzania ryzykiem. Po drugie, zwiększa wydajność pracy poprzez eliminację zbędnych etapów w przepływie dokumentów i ułatwienie dostępu do potrzebnych informacji. Po trzecie, wspiera zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi archiwizacji dokumentów i ochrony danych osobowych. W dobie cyfryzacji i rosnącej liczby regulacji, takich jak RODO czy obowiązkowe e-faktury, instrukcja nabiera jeszcze większego znaczenia. Umożliwia ona nie tylko efektywne zarządzanie dokumentacją w określony sposób w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, co jest coraz bardziej powszechne w nowoczesnych organizacjach. Wkrótce stanie się to obowiązkowym standardem przez regulacje prawne narzucane przez prawo – np. Ksef i e-doręczenie.
Instrukcja obiegu dokumentów-podsumowanie
Instrukcja definiuje procedury przepływu dokumentacji w organizacji, zwiększając jej efektywność i zapewniając zgodność z przepisami. Jest kluczowa dla audytów, zarządzania ryzykiem oraz ochrony danych. Nie jest obowiązkowa dla wszystkich firm, lecz jest rekomendowana, szczególnie w kontekście cyfryzacji i nowych regulacji jak obowiązkowe e-faktury.
Zespół Baseline
