Korzyści z wdrożenia Baseline™

Opublikowano:

Biznes


Czytając dzisiejsze artykuły i opracowania internetowe dotyczące zalet jakie daje wdrożenie nowoczesnych programów do przedsiębiorstwa, odnosimy wrażenie, że często są to puste hasła i mało rozumiane zwroty w stylu „optymalizacja kosztów” lub „integracja procesów”.

Ile w tym jest prawdy i w jaki sposób przeciętny człowiek może przełożyć te slogany na realne korzyści dla jego samego i firmy jaką reprezentuje? W niniejszym artykule postaramy się nakreślić realne korzyści jakie przynosi wdrożenie platformy Baseline™ dla firmy, dla kadry zarządzającej i wreszcie dla samych pracowników. Ten trójstopniowy model odniesienia pozwoli nam precyzyjnie wskazać te obszary, które mogą przynieść spore oszczędności dla firmowego budżetu.

Korzyści dla firmy

W pierwszej kolejności zacznijmy od uporządkowania kluczowych procesów w firmie, takich jak obsługa Klienta lub realizacja zamówień. Zupełnie innego wymiaru nabiera sytuacja, w której posiadamy dokładną wiedzę na temat przyzwyczajeń naszych Klientów, średniej marży jaką udaje nam się z nimi wypracować oraz informacji o tym, czy płacą regularnie swoje zobowiązania wobec nas. Pozwala nam to lepiej planować współpracę, budżet i mapę drogową związaną z budowaniem relacji z naszymi Klientami. Do tego celu niezbędny jest dobrej klasy system CRM.

Wykres kołowy

Podobnie sprawy mają się dla procesu obsługi zamówień w firmie. Każdy Klient chce być obsłużony jak najszybciej, jak najtaniej i do tego w profesjonalny sposób. Dopóki kontrolą nad poprawnym przebiegiem procesu będzie zajmował się człowiek, dopóty te wymagania ciężko będzie nam spełnić. Ludzie często się mylą, zapominają o terminach lub po prostu nie wyrabiają się z pracą w danym czasie. Coraz bardziej popularne staje się więc automatyzowanie tych czynności, które do tej pory kontrolował człowiek. Dzięki Baseline™ Obieg Dokumentów w szybki sposób można modelować elektroniczny obieg zamówień lub dokumentów sprzedażowych i udostępnić go pracownikom pracującym w terenie. Oznacza to, że owy pracownik musi jedynie wypełnić formularz www i kliknąć „wyślij”. System już wie do kogo ma przekazać dokument lub wniosek i np. od jakiej kwoty będzie żądał dodatkowej autoryzacji przełożonego. Dodając do tego fakt, iż akceptację można wykonać z dowolnego miejsca o dowolnej porze – skracamy całkowity czas realizacji zamówienia do minimum.

Na pewno zwrócimy na siebie uwagę naszych Klientów kontaktując się z nimi w jednolity, ułożony sposób przy pomocy korespondencji seryjnej lub formularzy i dokumentów elektronicznych z naszym logo. Podnosi to prestiż całej firmy w oczach Klientów oraz utwierdza ich w przekonaniu, że wysoka jakość usługi kojarzy się zawsze z dobrym efektem końcowym, na którym zależy obu stronom w biznesie.

Wykres korzyści

Zobaczmy na kolejnym przykładzie, co dokładnie oznacza dla nas „optymalizacja kosztów i procesów”. Jest to dosyć popularny slogan, który oznacza nie mniej nie więcej tylko takie ułożenie kolejności wykonywanych czynności w czasie, dzięki któremu zminimalizujemy nakłady finansowe zwiększając jednocześnie zysk jaki generowany jest na samym końcu łańcucha czynności. Wyobraźmy sobie proces polegający na regularnym fakturowaniu Klientów za dostarczony towar lub usługę. Proces ręcznego wystawiania, akceptowania i wysyłania dokumentów jest jednym z najbardziej kosztownych procesów, które trzeba wykonywać regularnie i od których zależy również terminowość spłat, a co za tym idzie – nasza płynność finansowa. Kontrola niespłaconych wierzytelności, ich obsługa i ściąganie oraz generacja not odsetkowych spędza sen z powiek właścicielom wielu firm kooperujących z dużą liczbą Klientów. Moduł Finanse pomoże Ci zautomatyzować te czynności, dzięki czemu czas jaki do tej pory był na to poświęcany można wykorzystać do innych celów, co będzie stanowić dowód na „zoptymalizowanie kosztów w procesie”.

Dowiedz się więcej w jaki sposób możesz systemowo generować faktury i wysyłać je elektronicznie z wykorzystaniem certyfikatu, który uwiarygodnia źródło pochodzenia dokumentu. Zobacz jak prosto i szybko można informować swoich Klientów o zbliżającym się terminie płatności lub przeterminowanych zobowiązaniach. Obniż z Baseline™ koszty prowadzenia rozliczeń rezerwując na tą czynność mniejsze zasoby czasu i ludzi, a dzięki możliwości rozbicia wydatków na centra kosztów, będziesz mógł wskazać najdroższe obszary w Twojej firmie.

Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, który twierdzi, że bezpieczeństwo informacji w firmie nie jest sprawą priorytetową. Każdemu zależy na tym, aby jego pracownicy mieli dostęp wyłącznie do danych jakie powinni oglądać czy modyfikować. Jeżeli natomiast rozstajemy się z pracownikiem to zależy nam na tym, aby nie wyniósł on cennych informacji handlowych do konkurencji. Takich przykładów można mnożyć wiele, można też pisać o firmach, które straciły płynność operacyjną z powodu nierzetelności w oczach Klientów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracodawców współczesne oprogramowanie klasy hi-end nie może sobie na takie przypadki pozwolić. To firma, a nie program powinna zdecydować jak chce chronić swoje dane. Baseline™ został zbudowany w oparciu o bezpieczną architekturę z naciskiem na elastyczność stosowania wybranych zabezpieczeń, gdyż nie ma konieczności stosowania tych mechanizmów, które są nadmiarowe, a wpływają negatywnie na ergonomię pracy.

Rysowanie sukcesu

Korzyści dla kierownictwa

Kadrze zarządzającej zależy głównie na poczuciu pełnej kontroli nad tym co się dzieje w zespole. Jest to możliwe do osiągnięcia poprzez wprowadzenie twardych zasad dotyczących przepływu informacji w departamencie lub najlepiej całej organizacji. Złota zasada mówi: „chcesz być informowany? Informuj też innych”. Nie jest to takie proste jak się wydaje, gdyż trudno jest informować wszystkich o wszystkim, a do tego zawsze i wszędzie. Potrzebne jest w tym celu odpowiednie narzędzie, które umożliwi sprostanie temu zadaniu jak najmniejszym kosztem czasu i wysiłku ludzi. W rozwiązaniu takim jak Baseline™, zwykły pracownik nie musi informować wszystkich – wystarczy jak zanotuje daną czynność w systemie lub zaktualizuje wątek, a program będzie już wiedział kogo i w jaki sposób poinformować. Informacja ta zostaje utrwalona, przez co w łatwy sposób można w późniejszym okresie odtworzyć działania podjęte przez daną osobę. Ciekawym rozwiązaniem jest również ustalenie sztywnego flow akceptacji w procesie zarządzania zmianą. Kierownik nie musi martwić się o poprawność lub kolejność wykonywanych czynności, gdyż dba o to moduł Elektroniczny Obieg dokumentów.

Czy rozwiązywanie konfliktów w zespole jest dla firmy kosztem? Oczywiście, że tak. Kosztem jest nie tylko rozwiązywanie, ale sam konflikt, który prowadzi do przestojów w zespole, dezinformacji i braku odpowiedzialnych za kolejny krok w procesie. Każdy przełożony zainteresowany jest porządkiem jaki panuje w jego obszarze, co świadczy o jego profesjonalnym podejściu do zarządzania ludźmi. Moduł Projekty i Zadania umożliwia w łatwy sposób zarządzanie zespołem poprzez delegację zadań do konkretnych pracowników, określanie terminów wykonania czynności oraz mierzenia czasu jaki pracownik poświęca na wykonywanie rutynowych działań. Wpływa to znacząco na poprawę synchronizacji pracy w grupie oraz zwiększa się efektywność naszych pracowników.

Baseline™ pozwala na ułożenie kroków w projekcie i wyeliminowanie częstych przestojów i zatorów powodowanych przez brak skutecznej kontroli nad całością procesu. Kierownik grupy otrzymuje olbrzymie narzędzie do monitorowania postępów prac i reagowania w przypadkach powstawania opóźnień, a zysk jaki wypracuje z wdrożonego procesu zarządzania czasem będzie sukcesem dla niego samego jak i całej firmy.

Wykres postępu

Oczywiście nie możemy zapomnieć również o sprawach, które dotykają każdego obszaru w firmie, chociażby takich jak procesy kadrowe i ich obsługa. Wnioski urlopowe, rejestr przepracowanych godzin, ewidencja nieobecności pracowników lub po prostu historia zatrudnienia to rzeczy bez których ciężko dziś wyobrazić sobie prowadzenie firmy. Modułem HR można zautomatyzować o wiele więcej procesów kadrowych, a granicą wydaje się być jedynie ludzka wyobraźnia. Ciekawą opcją, niespotykaną w systemach tego typu, jest możliwość implementacji kolejnych elementów poprzez zwykły kreator przyjazny dla użytkownika.

Korzyści dla pracowników

Każdemu pracownikowi pracującemu w biurze lub temu, który pracuje w terenie, zależy na pewno na tym, aby ograniczać rutynowe czynności do minimum. Dla przykładu, po co kilka razy dziennie sprawdzać w systemie czy dana czynność jest już zakończona jeśli to system sam mógłby poinformować pracownika o zakończeniu? Albo inaczej – dlaczego pewne czynności musimy wykonywać zarówno w jednym jak i w drugim systemie? Przecież aż się prosi, aby robić te rzeczy w jednym, dedykowanym miejscu.

Czas pieniądz jakość

Filozofia, jaka idzie za Baseline™ powoduje, że wszystko to, co można zautomatyzować jest automatyzowane. Dzięki takiemu podejściu pracownik może skupić się na ważniejszych sprawach poświęcając swój czas na coś co potencjalnie wyjdzie z korzyścią dla firmy. Dla przykładu można tu przytoczyć czynności związane z obsługą sekretariatu. Baseline™ Sekretariat oszczędza czas przez automatyzację codziennych czynności takich jak obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej, obsługa klienta lub nadawanie dokumentom obiegu.

Na koniec, mówiąc o zaletach dla pracowników nie można zapomnieć o korzyściach jakie przynosi skrócenie czasu dostępu do informacji. Jako pierwsi na rynku wprowadziliśmy dla naszych Klientów „wirtualne biuro” w telefonie, czyli zestaw możliwości jakie daje aplikacja mobilna w zakresie wykonywania czynności służbowych i podejmowania kluczowych decyzji. Wyobraźmy sobie sytuację, w której spodziewamy się bardzo ważnej informacji lub prośby o decyzję, przy czym jesteśmy poza biurem na wizycie handlowej. Zastanówmy się co byłoby w sytuacji, gdy jedziemy pociągiem i musimy zaakceptować kilka ważnych dokumentów lub uzyskać szczegółowe dane na temat historii prowadzenia działań z kontrahentem. Mobilna aplikacja daje firmie konkretną przewagę poprzez załatwienie tych wszystkich rzeczy w dowolnym miejscu z poziomu zwykłego telefonu. Pamiętajmy, że szybki dostęp do kluczowych informacji oraz błyskawiczne podejmowanie decyzji biznesowych jest kluczem do rozwoju każdej firmy.

Nowoczesny obieg dokumentów w firmie
Jak skutecznie chronić dane w firmie