W każdej firmie w trakcie rozwoju przychodzi moment, kiedy wyjazdy służbowe pracowników stają się wręcz codziennością. Powoduje to wzrost dokumentów niezbędnych do przetworzenia, konieczność kontroli nad wypłatą i rozliczeniem zaliczek, a także problem z utrzymaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji. Spróbujmy odpowiedzieć na pytanie w jaki sposób jesteśmy w stanie poradzić sobie z tym problemem i czy mogą nam w tym pomóc narzędzia informatyczne?
1) Dlaczego warto prowadzić Elektroniczny Rejestr Delegacji?
Przede wszystkim zyskamy pewność, iż każda delegacja została zarejestrowana w taki sam sposób, zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Wprowadzonemu dokumentowi zostanie automatycznie nadana sygnatura, a dostęp do niego będzie możliwy tylko dla uprawnionych użytkowników. Dodatkowo dla każdej delegacji będziemy mogli sprawdzić jej status, działanie w procesie oraz osobę bądź grupę, która aktualnie zajmuje się tym tematem. Co więcej, przełożony pracownika, nie będzie musiał sprawdzać na jakim etapie jest wniosek ponieważ otrzyma takie powiadomienie wprost z systemu. W naszej ofercie znajduje się również wersja mobilna aplikacji – dzięki temu zawsze będziemy mieli potrzebne informacje pod ręką, nawet jeśli sami jesteśmy w delegacji, bez dostępu do komputera.
Wyszukanie delegacji w systemie Baseline™ to zaledwie kilka kliknięć. W jednym miejscu znajdziemy wszystkie potrzebne informacje:
• datę i czas wyjazdu,
• powód i opcjonalne wskazanie klienta/projektu którego dotyczy wyjazd,
• zestawienie wszystkich kosztów, rachunków, dokumentów po rozliczeniu delegacji,
• ścieżkę akceptacji z informacją o osobach uczestniczących w procesie obiegu dokumentu,
• końcowe rozliczenie i podsumowanie delegacji.
Wymieniając korzyści z prowadzenia rejestru delegacji, nie należy zapominać o możliwości wskazania klienta lub projektu, w ramach którego odbywa się konkretna podróż służbowa. Często zapominamy, iż oprócz konieczności rozliczenia delegacji, w ramach działań podejmowanych przez Księgowość bądź HR, istnieje drugi aspekt wyjazdu – dotyczący współpracy z klientem i posiadania wiedzy o kosztach i czasie jaki mu poświęciliśmy. Warto więc powiązać obsługę delegacji z systemem CRM. Jakie będą z tego korzyści? W ramach kontrahenta otrzymamy informacje o wszystkich delegacjach z nim związanych oraz będziemy w stanie łatwo sprawdzić sumaryczny koszt wyjazdów naszych pracowników. Pozwoli to lepiej planować wydatki na podróże służbowe w kolejnych okresach.
2) Obieg zatwierdzenia delegacji
W większości firm wyjazd służbowy podlega procesowi akceptacji – składamy wówczas tzw. polecenie wyjazdu. Zwykle odbywa się to drogą mailową, co już na początku zwiastuje kłopoty z późniejszym odszukaniem tych informacji w gąszczu maili. W innych organizacjach wciąż występuje natomiast posiadający złą renomę obieg papierowy. Przełożony bądź kierownik, który akceptuje taki wyjazd często nie ma jasnych informacji dotyczących celu wyjazdu i przewidywanych kosztów. Mail łatwo może zostać przeoczony lub zapomniany. Potwierdzenie w takim wypadku również odbywa się mailowo – informacje o delegacji posiadają wtedy jedynie delegowany i akceptujący. Dział HR bądź Księgowość, potencjalnie zainteresowane taką informacją, znajdują się zupełnie poza tym obiegiem, gdyż nie zawsze są w stanie uzyskać informację z kopią do nich samych.
Obsługa elektronicznych delegacji w systemie Baseline™ pozwala na usystematyzowanie całego procesu. Pracownik delegowany wypełnia odpowiedni formularz, który zostaje wysłany do akceptacji, a osoba akceptująca (zazwyczaj przełożony) otrzymuje powiadomienie dowolnym kanałem o konieczności zatwierdzenia tego etapu. Logując się do systemu akceptujący od razu widzi czego dotyczy delegacja, jak długo potrwa i może zweryfikować wysokość potencjalnych kosztów podróży. Sprawdzenie informacji w widoku systemowym jest dużo łatwiejsze niż szukanie danych w mailach o dowolnej treści i formacie. Po akceptacji wniosku pracownik otrzymuje natychmiastowo powiadomienie dotyczące decyzji i może udać się w podróż.
3) Rozliczanie delegacji służbowej
Jednym z problemów, które pojawiają się w procesie obsługi delegacji jest czasochłonność jej rozliczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przy wyliczaniu przysługujących diet, należy uwzględnić posiłki, przejazdy środkami transportu zbiorowego i wiele innych czynników. Dodatkowo delegowany powinien przekazać wszystkie rozliczenia, faktury i ewidencję przebiegu pojazdu pracownikowi odpowiadającemu za rozliczenie. Zgubienie jakiegoś dokumentu czy pomyłka w obliczeniach przy większej skali procesów jest nieunikniona – nikt nie jest nieomylny. System Baseline™ pozwala na rozwiązanie tego problemu – wyliczenia następują automatycznie po wypełnieniu przez pracownika odpowiedniego formularza. W przypadku delegacji zagranicznych w systemie zawarte są informacje o obowiązujących dietach i limitach za nocleg w poszczególnych państwach, a integracja z tabelą kursów NBP pozwala na pobranie kursów walut i przeliczenie kwot na złotówki.
Dzięki takim funkcjonalnościom osobie rozliczającej delegacje pozostaje jedynie weryfikacja danych wprowadzonych przez delegowanego. Sprawa upraszcza się również jeżeli chodzi o rozliczenia dokumentów księgowych – kompletne skany faktur i biletów można załączyć bezpośrednio do rozliczanej delegacji, a fizyczne kopie przekazać do Sekretariatu.
4) System obsługi delegacji – korzyść dla pracownika
Wdrożenie nowych systemów informatycznych w firmach często napotyka opór ze strony pracowników. Niechęć do zmian jest naturalna, dlatego warto przedstawić pracownikom korzyści z wdrażanego rozwiązania. W przypadku elektronicznego obiegu delegacji takie korzyści dla osoby delegowanej są namacalne. Przyspieszenie procesu wnioskowania i rozliczenia pozwala na wcześniejsze wypłacenie zaliczek oraz przysługujących diet jak również otrzymanie zwrotu kosztów. Pracownik otrzymuje również jasną informację o tym, czy delegacja i jej rozliczenie zostały zaakceptowane.
Oprócz pracownika delegowanego, proces obiegu delegacji ułatwia pracę Księgowości rozliczającej wyjazd generując dokumenty rozliczeniowe (np. ewidencja przebiegu pojazdu) w formacie pdf.
5) System do obsługi Delegacji – podsumowanie
System wspomagający obsługę Delegacji zaoszczędzi nasz czas i wprowadzi element dodatkowej kontroli i automatyzacji rozliczenia całego procesu. Uzyskamy dzięki temu pełną wiedzę nad każdym jego etapem. Powiązanie z systemem CRM pozwoli na kontrolę wydatków w ramach wyjazdów do klientów, a elektroniczna wyszukiwarka umożliwi błyskawiczny dostęp do informacji o każdej podróży służbowej.
Anna Szaraniec
