Obieg faktur to proces, który często pochłania więcej czasu, niż powinien. Ręczne przekazywanie dokumentów, powielanie tych samych danych, brak jednoznacznej odpowiedzialności za zatwierdzenie – to tylko kilka problemów, z którymi na co dzień mierzy się wiele firm. Zautomatyzowanie całego procesu ma wiele zalet, między innymi pozwala znacząco przyspieszyć codzienną pracę i zredukować liczbę błędów.
Na czym polega automatyzacja obiegu faktur i jak wygląda to w praktyce? Sprawdź, jak działa system Baseline i jak może pomóc Twojej firmie uporządkować cały proces.
Co daje automatyzacja obiegu faktur? Najważniejsze korzyści
Co konkretnie zyskujesz, jeśli zdecydujesz się na automatyzację obiegu faktur w swojej firmie? To między innymi:
- szybsze rejestrowanie i zatwierdzanie faktur;
- uporządkowanie procesu akceptacji i przypisania kosztów do budżetów;
- ograniczenie ryzyka błędów;
- szybki dostęp do dokumentów w archiwum cyfrowym;
- większa przejrzystość i możliwość bieżącego nadzoru nad finansami.
Wszystko to przekłada się na sprawniejsze działanie działu księgowego, mniejsze obciążenie administracyjne oraz lepszą kontrolę kosztów.
Jak działa system do obiegu faktur Baseline?
Elektroniczny obieg faktur to narzędzie, które pozwala na pełną automatyzację procesu fakturowania. Sprawdź, jakie są najważniejsze elementy tego rozwiązania.
Rejestracja faktury w systemie
Faktura wpływająca do firmy (w formie PDF lub skanu) jest automatycznie rozpoznawana dzięki technologii OCR. System odczytuje najważniejsze dane: numer faktury, NIP, datę, kwotę, dane kontrahenta. Następnie przypisuje dokument do odpowiedniego obiegu.
Obieg akceptacyjny
Faktura trafia do konkretnych osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów na podstawie wcześniej ustalonego schematu. Możliwe jest zastosowanie wielu ścieżek – np. różnych dla działu zakupów i dla marketingu – bez konieczności ręcznej konfiguracji przy każdej fakturze.
Budżetowanie i klasyfikacja kosztów
Faktura może zostać przypisana do konkretnego budżetu, projektu lub MPK. System pozwala na precyzyjne kategoryzowanie wydatków i przypisywanie ich do odpowiednich struktur organizacyjnych.
Integracja z systemem księgowym
Po zatwierdzeniu faktura jest przesyłana do systemu księgowego (np. SAP, enova365, Comarch ERP, Symfonia). Nie trzeba ręcznie przepisywać danych — wszystkie informacje trafiają tam automatycznie.
Archiwizacja dokumentów
Zatwierdzona faktura trafia do elektronicznego archiwum. Można ją łatwo wyszukać po różnych kryteriach — kontrahencie, numerze, statusie płatności czy MPK. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza przy kontrolach, audytach lub analizach finansowych.
Integracja z KSeF – co musisz wiedzieć?
System Baseline jest w pełni przygotowany do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W ten sposób możliwe jest automatyczne przesyłanie wystawionych faktur do KSeF bez potrzeby dodatkowych czynności po Twojej stronie. System umożliwia też odbieranie faktur z KSeF, ich rejestrację i przypisanie do odpowiednich obiegów zatwierdzania w firmie.
Elastyczne dopasowanie do potrzeb, czyli jak zautomatyzować obieg faktur w firmie?
W systemie Baseline nie trzeba dostosowywać firmy do oprogramowania — to oprogramowanie dopasowuje się do wewnętrznych procedur. Możliwe jest odwzorowanie istniejącego procesu, w tym:
- sposobu weryfikacji merytorycznej i formalnej,
- wewnętrznego systemu akceptacji kosztów,
- obiegu dokumentów między działami.
Wdrożenie systemu Baseline rozpoczyna się od analizy procesu obiegu dokumentów w Twojej firmie. Następnie powstaje schemat workflow dostosowany do struktury organizacyjnej, obiegu faktur i konkretnych ról w organizacji. Po wstępnym przeszkoleniu masz czas, aby przetestować system i zgłosić wszystkie uwagi co do sposobu jego działania. Wszystko detalicznie analizujemy i wspieramy Cię w ramach tzw. asysty wdrożeniowej. Ten etap zostaje zamknięty szkoleniem końcowym i wdrożeniem produkcyjnym, a później możesz na nas liczyć w ramach wsparcia serwisowego.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg faktur Baseline?
Nasze narzędzie wyróżnia szereg zalet, między innymi:
- pełna elastyczność – dopasowaniem do sposobu działania konkretnej firmy;
- łatwa integracja z używanymi systemami księgowymi;
- intuicyjny interfejs;
- dostęp do pełnej historii dokumentów i wersji;
- zgodność z przepisami (np. RODO i wymogami dotyczącymi archiwizacji e-faktur);
- wsparcie wdrożeniowe i powdrożeniowe.
Automatyzacja obiegu faktur to inwestycja, która szybko się zwraca. Wpływa na oszczędność czasu, uproszczenie procesów i minimalizowanie ryzyka błędów. Nasz system umożliwia uporządkowanie całego procesu w sposób, który odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Dowiedz się także jak przeprowadzić transformację cyfrową w firmie!
Co oznacza automatyzacja obiegu faktur w firmie?
Jakie korzyści przynosi automatyczny obieg faktur?
Jak wygląda proces wdrożenia systemu automatyzującego obieg faktur?
Czy system automatyzujący obieg faktur może współpracować z istniejącymi rozwiązaniami i regulacjami?
Zespół Baseline
