Twoje biurko jest zawalone dokumentami do opisu, ważna faktura gdzieś utknęła i czeka na akceptację, a Ty masz jeszcze na głowie pilną umowę, którą trzeba znaleźć w archiwum „na wczoraj”? Tego typu sytuacje to codzienność w wielu polskich firmach. Czy można działać inaczej? Przekonaj się, jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów.
Tradycyjny vs. elektroniczny obieg dokumentów
Pomyśl o drodze, jaką pokonuje zwykła faktura kosztowa w Twojej firmie. Najpierw ląduje w sekretariacie, potem ktoś musi ją fizycznie zanieść do odpowiedniego działu. Tam czeka na opisanie, podpięcie pod nią zamówienia i wreszcie – na podpis osoby decyzyjnej. A co, jeśli szef jest w delegacji? Faktura leży i czeka, a płatności i księgowanie są przez to opóźnione.
Co to oznacza dla Ciebie?
Tracisz czas
Pracownicy biegają z kartkami między pokojami, zamiast skupić się na swoich właściwych zadaniach. Godziny spędzone na szukaniu jednego dokumentu w segregatorach to strata dla firmy.
Ryzykujesz błędy
Ręczne przepisywanie danych z faktury do systemu księgowego to niestety prosta droga do pomyłki, która może Cię drogo kosztować. Jedno zero za dużo i problem gotowy.
Tracisz kontrolę
Gdzie jest dokument? Kto go ostatnio widział? Kiedy w końcu zostanie zaakceptowany? Odpowiedzi na te pytania często nie zna nikt. Proces jest nieprzejrzysty, a Ty nie wiesz, na jakim etapie jest dana sprawa.
Generujesz koszty
Papier, drukarki, tonery, a przede wszystkim – metry kwadratowe drogiej powierzchni biurowej przeznaczonej na archiwum. To wszystko są koszty, które można łatwo wyeliminować.
Elektroniczny vs. tradycyjny obieg dokumentów – najważniejsze korzyści
Wyobraź sobie, że przechodzisz ten sam proces, ale korzystasz z elektronicznego obiegu dokumentów. Faktura (czy to w formie skanu, pliku PDF, czy z KSeF) wpada prosto do systemu, który dzięki technologii OCR, odczytuje z niej wszystkie dane: numer, kwoty, dane kontrahenta.
Jakie są największe zalety korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów?
Odzyskujesz czas
Dokument trafia do odpowiednich osób jednym kliknięciem. System sam pilnuje terminów i wysyła przypomnienia. Szef może zaakceptować fakturę na smartfonie, pijąc kawę na lotnisku. Cały proces, który trwał dni, zamyka się w kilka minut.
Masz 100% pewności
Koniec z literówkami przy wprowadzaniu danych. Nasz system automatycznie je sczytuje i integruje się z Twoim programem księgowym (np. Comarch Optima, SAP, Symfonia), przekazując do niego sprawdzone informacje.
Masz pełną kontrolę
W każdej chwili widzisz, gdzie jest Twój dokument i kto jest odpowiedzialny za kolejny krok. Cała historia akceptacji, komentarze i załączniki są w jednym, bezpiecznym miejscu. To Ty panujesz nad dokumentami!
Oszczędzasz pieniądze
Elektroniczne archiwum oznacza zero kosztów związanych z papierem i przechowywaniem. A co najważniejsze – czas Twoich pracowników jest inwestowany w rozwój firmy, a nie w walkę z papierologią.
Zainwestuj w rozwój swojej firmy i wybierz elektroniczny obieg dokumentów
System Baseline jest elastyczny – to Ty decydujesz, jak ma działać. Możesz w nim poukładać proces akceptacji umów, obsługę wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji i każdy inny obieg dokumentów, który dziś spędza Ci sen z powiek. My pomagamy Ci go zaprojektować, wdrożyć i szkolimy Twój zespół, aby zmiana była płynna i bezbolesna.
Nie pozwól, by przyzwyczajenie do papieru hamowało Twój biznes. Zobacz, jak prosta może być codzienna praca, gdy masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia.
Czujesz, że nadszedł czas na zmiany? Świetnie! Odezwij się do nas i wypełnij formularz kontaktowy, a chętnie pomożemy Ci usprawnić procesy w Twojej firmie.
Co odróżnia tradycyjny obieg dokumentów od elektronicznego?
Jakie są kluczowe korzyści wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów?
Czym grozi pozostawanie przy tradycyjnym obiegu dokumentów?
Kiedy warto zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Zespół Baseline
